Přestože žijeme v době elektronické komunikace, ve styku s úřady musíme stále vyplňovat hory papírů. Poslat obyčejný e-mail nestačí – ten nemá sílu úředního dokumentu. Papír tak zatím stále v komunikaci s úřady vládne. Dnes už ale existují možnosti, jak komunikovat s institucemi veřejné správy i elektronicky, kdy elektronický dokument má stejnou váhu, jako ten papírový. Řešením pro komunikaci s veřejnou správou je tzv. zaručený elektronický podpis.
eGovernment – elektronický podpis
Snahy, jak postupně celou veřejnou zprávu „elektronizovat“, jsou označovány souhrnným pojme eGovernment („e“ na začátku slova značí „elektronický“ a government je anglicky vláda). Kromě samotné možnosti komunikovat s úřady a státními institucemi elektronicky jsou pod ním zahrnuty i související procesy, které jsou spojeny s archivací a správou elektronických dokumentů – a také příslušná legislativa, které přechod od papírových formulářů a papírové úřední korespondence k toku informací v elektronické podobě umožňuje.
Elektronická komunikace s úřady
Hlavní problém, který se „bezpapírovou“ komunikací pojí, je, jak zajistit jednoznačnou autentifikaci odesílatele. Vlastnoruční podpis zaručuje do jisté míry, že dokument podepsal skutečně ten, komu podpis náleží – i když samozřejmě i vlastnoruční podpis může být, a někdy také bývá, zfalšován. Proto je často požadován ověřený podpis, kdy úředník za poplatek posvětí podpis úředním razítkem. Jak ale ověřit podpis v elektronickém dokumentu? Řešením se stal tzv. zaručený elektronický podpis. Ten zajišťuje pomocí kryptografických metod a dohledu certifikační autority integritu a autenticitu dat. Jeho používání má řadu výhod, zároveň ale má i svá úskalí.
Podpis není zadarmo
Zákon o elektronickém podpisu vešel v platnost už před jedenácti lety. Pro oblast veřejné moci stanovil požadavek používání zaručených elektronických podpisů a kvalifikovaných certifikátů vydávaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb. Po počátečních „dětských nemocech“, kdy byl na světě zákon, ale chyběly prováděcí vyhlášky, což znemožňovalo využití elektronického podpisu v komunikaci s institucemi veřejné správy, si vše „sedlo“.
Dnes již je využití elektronického podpisu v praxi relativně snadnou záležitostí a pro uživatele má určitě více výhod, než nevýhod. Ten, kdo s elektronickým podpisem teprve začíná, ale bude muset do těchto tajů proniknout. A také je nutné si uvědomit, že zřízení zaručeného elektronického podpisu něco stojí.
Certifikace e-podpisu
A zadarmo není ani jeho další „údržba“. Nezbytnou součástí zaručeného elektronického podpisu je totiž tzv. kvalifikovaný certifikát, který obsahuje informace o poskytovateli certifikátu, jméno podepisující osoby, data pro ověřování podpisu, číslo certifikátu či počátek a konec jeho platnosti. Certifikát vydává kvalifikovaná certifikační autorita. Přehled kvalifikovaných poskytovatelů certifikačních služeb a jejich kvalifikovaných služeb je k dispozici na stránkách Ministerstva vnitra v sekci eGovernment.
V současné době jde o tři společnosti – 1. certifikační autorita, Česká pošta a společnost eIdentity. Cenu za vydání certifikátu zákon nijak nereguluje, pohybuje se zhruba v rozmezí od tří do pěti set korun. To ale není jediný náklad spojený se zřízením kvalifikovaného certifikátu pro zaručený elektronický podpis. Certifikát je vydáván na jeden rok, pro obnovení platnosti se proto musí každý rok znovu zaplatit.
Jak na elektronický podpis
Samotný proces zřízení zaručeného elektronického podpisu není úplná legrace – a zabere více času a práce než pár minut u počítače a pár kliknutí myši.
Trochu paradoxně se tato záležitost (zřízení certifikátu), jejímž principem je umožnit komunikaci s úřady elektronickou cestou, tj. bez nutnosti vyplňování papírových formulářů a bez nutnosti „obíhání“ úřadů, bez nějakého toho obíhání neobejde.
Při vydání prvotního certifikátu je totiž nutná osobní návštěva registrační autority. A tak si podnikatel na počítači nejprve vyplní všechny potřebné elektronické formuláře, které poslouží jako podklady k uzavření smlouvy s certifikační autoritou, nechá si vygenerovat elektronickou žádost o certifikát, kterou si uloží na USB klíčenku (nebo si zapíše ID žádosti uložené na www serveru poskytovatele) a pak se s tím vším vydá navštívit příslušnou certifikační autoritu. K tomu přibalí originál živnostenského oprávnění (nebo jiného zřizovacího dokumentu, kde je uvedeno jeho identifikační číslo, v případě právnických osob je to samozřejmě výpis z obchodního rejstříku) nebo jeho notářsky ověřenou kopii a jeden osobní doklad (občanský průkaz nebo pas). Pokud s sebou nic nezapomene, mělo by pak zřízení kvalifikovaného certifikátu být otázkou jedné návštěvy certifikační autority.
Na trhu už existují společnosti, které nabízí, že ochotně celý proces s vydáním kvalifikovaného certifikátu vyřídí za podnikatele. Je na každém, zda jejich služeb využije. Odpadá pak spousta starostí, na druhé straně to něco stojí – a místo tří čtyř stovek (a trochy obtěžující administrativy k tomu) se pak cena za zřízení elektronického podpisu může vyšplhat na pár tisíc.
K čemu zaručený podpis?
V dnešní době už umožňuje zaručený elektronický podpis vyřídit poměrně značnou část komunikace, kterou běžný podnikatel se státní správou absolvuje.
Na jeho základě lze podávat elektronicky tyto dokumenty
- Přehled o příjmech a výdajích OSVČ,
- Přiznání k dani z příjmů,
- měsíční přiznání k DPH,
- Evidenční list důchodového pojištění,
- Přihlášku a odhlášku k nemocenskému pojištění,
- žádosti o sociální dávky a rodičovské příspěvky.
Kromě toho lze s jeho využitím elektronicky komunikovat se zdravotní pojišťovnou, s krajskými, městskými či obecními úřady i soudy. Může posloužit i k podepisování faktur a e-mailových zpráv či PDF dokumentů.
