Covidová doba ukázala naplno přínosy digitalizace. Dnes už se snad žádná firma neptá jestli, ale co všechno digitalizovat. Moderní systémy přitom nabízejí nespočet užitečných funkcí, z nichž mnohé doslova bourají zažité postupy. Jednou z nich je například elektronický podpis dokumentů, který vede k zajímavým úsporám, zrychlení administrativy, zvýšení jejího zabezpečení, ale také například ke snížení uhlíkové stopy. Na toto téma jsme hovořili s Petrem Atanasčevem, ředitelem produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech.
Konica Minolta dodává na český trh služby spojené s digitalizací dokumentů již řadu let a svou nabídku v této oblasti neustále rozšiřuje. Nedávno uzavřela spolupráci s českým start-upem Signi, poskytovatelem nástroje pro elektronické podepisování dokumentů.
Mají české firmy o elektronické popisy zájem?
Zájem je a neustále roste. Přínosy jsou jednoznačné a koronavirová omezení je ještě umocnila. Bez podpisu se dnes neobejde prakticky žádný dokument, a tak má toto řešení potenciál zefektivnit fungování naprosto každému, nehledě na velikost, zaměření nebo na to, zda jde o subjekt v soukromém či veřejném sektoru. Elektronické podepisování se stává standardem, jakým byl dříve například fax.
K čemu se firmám elektronický podpis hodí?
Díky spolupráci se Signi jsme nyní schopni poskytovat a integrovat do zákaznických procesů a systémů důvěryhodné podepisování. Obrovskou výhodou je, že podepisující strany nemusí mít žádné extra vybavení či certifikáty. V zásadě stačí pouze mobil/tablet/počítač a připojení k internetu. Takto je možné podepisovat – a je právně uznatelné – cca 90 % běžné administrativní agendy, jako jsou smlouvy, objednávky, faktury, předávací protokoly, souhlasy se zpracováním údajů nebo třeba interní zaměstnanecké dokumenty. Pro vyšší důvěryhodnost nabízíme integraci s bankovní identitou nebo ověřování vůči AML databázi. Elektronicky podepsané dokumenty jsou plně souladu s legislativou členských států Evropské unie, vyhovují nařízení eIDAS a zákonu o praní špinavých peněz (AML) za účelem ochrany podepisujících stran.
Úspory až stovky tisíc ročně a zrychlení schvalování smluv z týdnů na hodiny
Hovořil jste o přínosech. V čem konkrétně tato funkce firmám pomůže?
Předně se výrazně zkrátí doba zpracování dokumentů. Nejvíce je to patrné na příkladu smluv. Podle našich zkušeností je jich díky elektronickému podepisování více než 80 % schváleno za méně než jeden den. Oproti tomu tradiční postup mnohdy zabere i několik týdnů. Vyžaduje tisk smlouvy a postupné zasílání originálu poštou či kurýrem k podpisu všem zúčastněným stranám. To s sebou samozřejmě nese i rizika zpoždění, ztráty, znehodnocení a podobně. Dalším přínosem je tedy zvýšení zabezpečení a transparentnosti celého procesu.
Předpokládám, že vaše společnost sama již elektronický podpis využívá. Jaké jsou konkrétní zkušenosti?
Je to tak. V Konica Minolta využíváme toto řešení již více než rok. Ročně uzavíráme zhruba 5000 smluv. V našem případě se nám průměrnou dobu vyřízení smlouvy podařilo zkrátit z týdnů na maximálně čtyři dny – hlavně díky zrušení fyzické distribuce. Výrazně jsme rovněž snížili i finanční náklady a pozitivní byl také dopad z pohledu ekologie.
Nejprve tedy k těm nákladům. Jak pomáhá elektronický podpis z pohledu úspor?
Opět vycházíme z analýz, kdy průměrná cena schválení fyzické smlouvy vyjde zhruba na necelých 200 korun. Sestává z ceny práce zaměstnance, poplatků na poště nebo ceny kurýrních služeb, obálek a podobně. Oproti tomu cena schválení smlouvy s využitím elektronického dokumentu vychází na 50 korun. Hovoříme tedy o úspoře až 75 %. V případě Konica Minolta se dopočítáme k úspoře až 750 000 korun ročně jen za efekt elektronického podpisu smluv. Přínosy celkové digitalizace všech dokumentů mohou být samozřejmě výrazně vyšší.
A dopad na ekologii?
Každá elektronicky podepsaná smlouva představuje minimálně jednu ušetřenou cestu kurýra nebo zaměstnance na poštu, občas přesuny fyzických dokumentů mezi pobočkami a archivem, které často vedou k nežádoucím emisím spojeným s dopravou. V dnešní době si čím dál více našich zákazníků hlídá svou uhlíkovou stopu. I v tomto tak může naše řešení firmám pomoci.
Digitalizace: co dříve trvalo měsíce, je dnes možné za několik dní
Jak náročné je začlenit elektronický podpis do firemního IT?
Záleží, jak komplexně chce zákazník nasazení řešení pojmout a do jak velké míry robotizace a automatizace chce investovat. My doporučujeme řešení adoptovat po dílčích částech – typech dokumentů, jednotlivých oddělení a podobně. Rádi v tomto zákazníkům pomůžeme. Celkově ale samotné nasazení řešení není nijak náročné. Již dnes existuje celá řada konektorů a řešení je možné provozovat coby cloudovou aplikaci. Vždy je důležité správně, s nadhledem navrhnout proces a zkusit se oprostit od zažitých, papírových postupům.
