Osobní složka zaměstnance jako zdroj informací k personální evidenci

Každý zaměstnavatel potřebuje vést evidenci svých zaměstnanců. Formální požadavky na personální evidenci nejsou stanoveny žádným speciálním zákonem. Obsah sledovaných údajů vyplývá z příslušných zákonů a také z povinností, které má zaměstnavatel vůči sobě, k zaměstnancům i státním orgánům.

Osobní složky zaměstnanců

Každý zaměstnanec by měl mít ve firmě vlastní složku, do které se zakládají veškeré informace týkající se jeho pracovního poměru. Základem jsou osobní údaje zaměstnance a údaje související s pracovněprávním vztahem.

Osobní údaje o zaměstnanci

  • jméno, příjmení, titul,
  • datum a místo narození,
  • rodinný stav,
  • státní občanství,
  • adresa trvalého pobytu,
  • rodné číslo.

Doklady související s pracovněprávním vztahem

  • pracovní smlouva,
  • potvrzenápřihláška OSSZ (v případě nástupu plného nebo invalidního důchodce, poživatele předčasného starobníhodůchodu potvrzena ohlašovací povinnost),
  • přihlášení ke zdravotní pojišťovně,
  • doklad o rozvázání pracovního poměru, včetně kopie potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list), případný pracovní posudek (byl-li na zaměstnance na jeho žádost vypracován),
  • doklady o předchozím pracovním poměru (potvrzení o zaměstnání, pracovní posudek),
  • údaje o dosažené kvalifikaci (fotokopie příslušných vysvědčení, osvědčení či diplomů, nebo výpisy z nich), údaje o školeních a přezkušování (u profesí, pro něž jsou tyto povinnosti stanoveny právními předpisy), údaje o získané praxi,
  • údaje o zdravotní způsobilosti k výkonu práce, tj. příslušné lékařské posudky (pokud občan pobírá důchod – druh důchodu, číslo rozhodnutí o pobíráni důchodu),
  • mzdový list je součástí mzdové evidence, který kromě údajů o hrubém a čistém příjmu, zákonných srážkách atd. obsahuje údaje o osobách, na něž zaměstnanec uplatňuje daňový odpočet (nezdanitelné částky příjmu),
  • evidence pracovní doby, včetně časových údajů o práci přesčas pro účely sledování limitů,
  • evidenční list důchodového pojištění,
  • přihlášení k dani z příjmů,
  • doklad od soudu, který nařídil výkon soudního rozhodnutí srážkami ze mzdy (exekucí),
  • přijatá a vydaná potvrzení o zaměstnání (zápočtové listy), podklady pro jejich zpracování a údaje mzdové evidence je nutno archivovat (podle zákona o účetnictví se údaje o mzdách vztahující se k důchodové evidenci mají archivovat 20 let, právníci doporučují, aby doklady mzdové evidence byly archivovány až do doby odchodu do důchodu).
Redakce portálu
Redakce portáluhttps://www.ipodnikatel.cz
Internetový portál iPodnikatel.cz je specializovaný portál zaměřený na začínající podnikatele a ty, kteří chtějí rozvíjet svůj malý nebo střední podnik.

Mohlo by vás zajímat ...

Inzerce