Každý zaměstnavatel potřebuje vést evidenci svých zaměstnanců. Formální požadavky na personální evidenci nejsou stanoveny žádným speciálním zákonem. Obsah sledovaných údajů vyplývá z příslušných zákonů a také z povinností, které má zaměstnavatel vůči sobě, k zaměstnancům i státním orgánům.
Osobní složky zaměstnanců
Každý zaměstnanec by měl mít ve firmě vlastní složku, do které se zakládají veškeré informace týkající se jeho pracovního poměru. Základem jsou osobní údaje zaměstnance a údaje související s pracovněprávním vztahem.
Osobní údaje o zaměstnanci
- jméno, příjmení, titul,
- datum a místo narození,
- rodinný stav,
- státní občanství,
- adresa trvalého pobytu,
- rodné číslo.
Doklady související s pracovněprávním vztahem
- pracovní smlouva,
- potvrzenápřihláška OSSZ (v případě nástupu plného nebo invalidního důchodce, poživatele předčasného starobníhodůchodu potvrzena ohlašovací povinnost),
- přihlášení ke zdravotní pojišťovně,
- doklad o rozvázání pracovního poměru, včetně kopie potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list), případný pracovní posudek (byl-li na zaměstnance na jeho žádost vypracován),
- doklady o předchozím pracovním poměru (potvrzení o zaměstnání, pracovní posudek),
- údaje o dosažené kvalifikaci (fotokopie příslušných vysvědčení, osvědčení či diplomů, nebo výpisy z nich), údaje o školeních a přezkušování (u profesí, pro něž jsou tyto povinnosti stanoveny právními předpisy), údaje o získané praxi,
- údaje o zdravotní způsobilosti k výkonu práce, tj. příslušné lékařské posudky (pokud občan pobírá důchod – druh důchodu, číslo rozhodnutí o pobíráni důchodu),
- mzdový list je součástí mzdové evidence, který kromě údajů o hrubém a čistém příjmu, zákonných srážkách atd. obsahuje údaje o osobách, na něž zaměstnanec uplatňuje daňový odpočet (nezdanitelné částky příjmu),
- evidence pracovní doby, včetně časových údajů o práci přesčas pro účely sledování limitů,
- evidenční list důchodového pojištění,
- přihlášení k dani z příjmů,
- doklad od soudu, který nařídil výkon soudního rozhodnutí srážkami ze mzdy (exekucí),
- přijatá a vydaná potvrzení o zaměstnání (zápočtové listy), podklady pro jejich zpracování a údaje mzdové evidence je nutno archivovat (podle zákona o účetnictví se údaje o mzdách vztahující se k důchodové evidenci mají archivovat 20 let, právníci doporučují, aby doklady mzdové evidence byly archivovány až do doby odchodu do důchodu).
