Obchodní dopisy jsou mocné prodejní nástroje. Umožňují jednoduchým a přímým způsobem oslovit potenciální zákazníky a generovat objednávky. Pro mnoho lidí však napsání dopisu znamená velké úsilí a vyvolává řadu otázek. Jak mám dopis začít? Kdy mám zmínit nabídku? Jak dlouhý má dopis být? Odpovědi na všechny tyto otázky jsou obsahem následujícího článku.
Jak napsat obchodní dopis, který prodává
Píši úspěšné obchodní a prodejní texty, včetně dopisů, mnoho let. Mé poučení z této práce je, že napsání dobrého dopisu je stejné, jako postavení dobrého domu. Musí se postupovat krok za krokem a dát vše ve správný čas na správné místo. Pomoci vám v tom může těchto sedm tipů.
Užijte vhodné oslovení
Pokud je to pro vás finančně a technicky proveditelné, dopisy personalizujte, tzn. adresujte je konkrétní osobě. Jakýkoliv dopis, který začíná „Vážený pane Kuchaři“ si přečtu mnohem pravděpodobněji než ten, který začíná obecně „Vážený pane“.
Pokud personalizovat nemůžete, použijte aspoň oslovení, které co nejvíce sblíží adresáta s obsahem dopisu. Tedy například „Vážený milovníku psů“, pokud nabízíte psí krmivo apod. Pokud posíláte dopisy nějaké profesní skupině, můžete použít „Vážený pane doktore“ nebo „Vážený pane nákupčí“.
Nastudujte si pravidla správného oslovování
Otevření je klíč
Je nekonečně mnoho způsobů, jak dopis začít. Nicméně obecně se snažím začít něčím krátkým, co upoutá pozornost a může být překvapivé či zarážející. Například v dopise nabízejícím psí krmivo můžete začít takto:
Vážený milovníku psů,
nejraději bych si nakopal! Dlouho jsem si myslel, že když budu svému psovi dávat jídlo, co zbude po našem obědě, dělám pro něj to nejlepší. Ale z tohoto omylu mě vyvedl veterinář, ke kterému jsme museli jít, protože můj bígl Harry měl dlouhodobé trávicí potíže.Dnes hledám pro pejska krmivo, které mu dá všechny potřebné živiny pro jeho vývoj a pohodu…
První odstavec vašeho dopisu by měl být úderný a úchvatný. Nemusí samozřejmě vždy začínat oklikou, někdy je dobré jít přímo k věci. Například:
Vážený pane Koláři,
máme pro Vás zdarma CD, které byste měl shlédnout. Můžeme vám ho poslat? Na tomto CD najdete příklady, jak naše služby pomohly významným společnostem zefektivnit jejich činnost…
Uveďte nabídku již na první straně
Určitě existují skvělé a přesvědčivé dopisy, kde se nabídka na produkt či službu objeví v samotném závěru. Ale moje doporučení je uvést nabídku v nějaké formě již v první části dopisu, na první straně, pokud má více stran.
Dopis má být tak dlouhý, jak je třeba
Obchodní dopis napište tak dlouhý, jak je třeba – ani méně, ani více. V dnešní době, kdy všichni spěchají, a málokdo má trpělivost číst, je důležité nezatěžovat adresáta dopisu zbytečným balastem a neodradit ho tím od čtení.
Nicméně dopis by měl nést všechny informace, které chcete sdělit. V obchodní korespondenci mezi firmami, zvláště pokud jde o technicky náročnější produkty, si můžete dovolit i delší dopis až na například 4 strany. Kratší dopisy využijete pro přímé nabídky konečným spotřebitelům.
Rozdělte větu
Ať už je to kvůli zvědavosti nebo kvůli potřebě dozvědět se výsledek, čtenáři obvykle otočí na druhou stranu a pokračují ve čtení, pokud věta na stránce nekončí a pokračuje na další stranu. Pokud má váš obchodní dopis více než jednu stranu, použijte tento trik.
Ukončete dopis včas
Mnoho autorů obchodních dopisů neví, kdy v psaní přestat. Rada je jednoduchá, ukončete dopis po té, co jste jednoznačně uvedli shrnutí své nabídky, záruku jejího splnění a výzvu k akci.
Ukončení dopisu může vypadat například takto:
Napište si o CD, ze kterého se dozvíte, jak výrazně uspořit náklady ve vaší firmě. CD je již pro Vás připraveno k odeslání, zdarma a bez jakýchkoliv závazků. Stačí když vyplníte souhlas se zasláním CD na našich webových stránkách a my Vám ho okamžitě pošleme.
Věnujte pozornost dovětku
Lidé se hodně často podívají napřed na konec dopisu, na to, kdo ho posílá, dříve, než se pustí do čtení. Proto je místo v blízkosti podpisu velmi cenné.
Umístěte tam dovětek, něco na tři až pět řádků. Může to být základní výhoda vašeho produktu, shrnutí nabídky, výzva k akci či cokoliv jiného, co podle vás zvýší úspěšnost vašeho dopisu.
Nezapomeňte ale, že těchto sedm rad vám může při psaní obchodního dopisu přinést štěstí jen v případě, že dodržíte obecné zásady pro písemnou korespondenci.
Autor článku: Ing. Vladimír Kuchař, poradce pro marketing a rozvoj firem, MARKETINGOVÁ KANCELÁŘ.CZ – redakčně upraveno.
