Písemný projev o vás mnoho vypovídá – o vašem vzdělání, znalostech i celkovém přehledu. V dnešní době, kdy jako podnikatel nejspíše píšete spousty emailů, firemních materiálů a jiných dokumentů, je písemný projev stále důležitější. Proto se v následujícím článku zabýváme základními pravidly firemní korespondence a úpravy textu obchodního dopisu.
Základní pravidla písemné komunikace – obchodního dopisu
Adresa
Adresa odesílatele se píše vždy doleva nahoru. Pod ní je adresa adresáta. Do vlastní adresy i v případě písemné korespondence lze uvést e-mailovou adresu.
Oslovení
Oslovujeme vždy pátým pádem a oddělujeme jej čárkami na obou stranách. Pozor na výraz úcty – zájmena Vás, Vašemu, Vaším, píšeme s velkým „V“. Pokud nevíte, komu se dopis dostane do rukou, začněte nezávazným oslovením (např. „Vážený pane/Vážení paní“).
Ukončení
Pokud dopis podepisujete ve dvou, umísťují se podpisy vedle sebe, vlevo patří podpis významnější osoby. Nezapomeňte uvést místo a datum vzniku dopisu. Za formální dopis patří také celkový počet příloh nebo jejich jmenný seznam.
Firemní elektronická komunikace
Je důležité dodržovat výše popsané zásady a pravidla i u elektronické korespondence, mimo to pak při e-mailové komunikaci musíte dbát na další zásady.
Při osobním setkání hodně napoví gestikulace, tón řeči a mimika v obličeji. I do telefonu se můžeme používat alespoň intonaci hlasu, smích a tím navodíme příjemnou atmosféru. V e-mailu musíme tyto chybějící výrazové prostředky nahradit jinak. Postupujeme tedy podobně jako při psaní dopisu.
Předmět e-mailu
Nezapomeňte vyplnit předmět e-mailu, je to nezdvořilé. Správně zvolený předmět, který vystihuje přesně obsah e-mailu, usnadňuje orientaci. Někteří lidé čtou pouze předměty a rovnou mažou.
Text e-mailu
Text musí být stručný a jasný – vyhněte se emocím. E-mail by neměl být příliš dlouhý, obecně se považuje za maximum 40 řádek. Vhodné je text členit volnými řádky, aby se zachovala přehlednost.
Závěr e-mailu
Na závěr e-mailu poděkujte za brzkou odpověď, je to slušnost. Podpis může obsahovat i bližší informace o vás a vaší firmě, telefonní číslo, název firmy apod. E-mail taktéž podléhá firemní kultuře, proto bývá ve stejném stylu, jako všechny firemní dokumenty.
Příloha e-mailu
Na přílohu upozorněte, pokud nějakou přikládáte (a hlavně ji pošlete), lehce se totiž přehlédne.
Hromadné e-maily
Při rozesílání více e-mailů, dbejte na ochranu soukromí jedinců. Rozesílejte zprávu každému zvlášť nebo využijte skryté kopie. Zásadně ale nerozesílejte spam a nevyžádanou poštu, to patří k hrubému porušení internetové etikety.
Odpověď na e-mail
Na obchodní zprávu odpovězte určitě nejpozději do 48 hodin, i kdyby to mělo být pouhé poděkování a prosba o strpení, je to slušné. Pokud vám přijde e-mail určený pro někoho jiného, smažte jej a slušně upozorněte odesílatele, že se spletl.
Základní pravidla pro úpravu textu
Písmo
- Typ
Stojaté písmo – Times New Roman CE, Arial CE, Verdana.
- Velikost
Nejčastěji se používá velikost 10-12.
Řádkování
- Řádkování 1
Používá se pro obchodní dopisy, zápisy z porad, smlouvy, žádosti aj. Pro přehlednost textu se mezi odstavci nechává prázdný řádek.
- Řádkování 1,5
Má využití u osobních dopisů, konceptů (zůstane místo pro vpisování oprav), popř. krátké obchodních dopisů a firemních dokumentů.
Zarovnání
Nejvhodnější je zarovnání do bloku. Přílišné mezery, které tak mohou mezi slovy vzniknout, se dají v textovém editoru odstranit prostřednictvím možnosti Nástroje – dělení slov – automatické dělení slov.
Odstavce
Odstavce by měly být odsazeny, stačí použít tabulátor.
Zvýrazňování textu
Důležité části textu můžeme zvýraznit několika způsoby:
- změna velikosti písma,
- změna řezu písma – tučné, kurzíva,
- podtržení,
- psaní velkými písmeny, kapitálkami,
- umístění na samostatný řádek.
Důležité je vybrat si jeden styl zvýrazňování a ten opakovat v celém dokumentu. Stejně důležitá slova by měla být stejně zvýrazněna.
Ochrana listovního tajemství
Pro každý písemný styk platí listovní tajemství, kterou zaručuje článek 13 Listiny základních lidských práv a svobod. Podle něj nikdo nesmí porušit listovní tajemství poštovních zásilek, zpráv podávaných telefonem, telegrafem či jiným obdobným zařízením.
Chráněna je tedy i soukromá pošta zaměstnanců v zaměstnání, včetně elektronické. Dopisy adresované výlučně k rukám zaměstnance nesmí nikdo jiný otevřít. Stejně tak i soukromé maily, u nichž může zaměstnavatel sledovat nanejvýš jejich tzv. hlavičky, nikoliv ale obsah.
Pouze v případě, kdy se nedá zjistit, zda je korespondence soukromá a zaměstnanec není dostupný (např. nemoc, dovolená), je otevření pošty (e-mailu) možné, sporné případy by musel rozhodnout soud. Pokud otevřete dopis (e-mail) a zjistíte, že je soukromý, přestaňte jej okamžitě číst. Mohlo by totiž dojít i k žalobě na ochranu osobnosti. Při úmyslném jednání se dokonce vystavujete riziku trestného činu porušování tajemství dopravovaných zpráv.
