Podnikatelé v České republice opomíjejí při startu podnikání zákonnou povinnost evidence pracovní doby svých zaměstnanců, kterou je potřeba evidovat i archivovat, a to nejen kvůli inspektorátu práce, ale také kvůli zpracování mezd. Navíc často pojem evidence pracovní doby zaměňují za evidenci docházky.
Rozdíl mezi evidencí pracovní doby a evidencí docházky
Evidence pracovní doby totiž označuje reálnou odpracovanou dobu zaměstnance.
Na druhou stranu evidence docházky představuje celou dobu, za kterou byl zaměstnanec přítomen na pracovišti nebo v objektu zaměstnavatele. Tento zaměstnanec ale nemusel po celou dobu pracovat – mohl být na pauze, odskočil si k doktorovi, byl na služební cestě a přespával tam, apod.
Zákonná povinnost – evidence pracovní doby
Podle zákoníku práce (ust. § 96) má zaměstnanec, a tudíž i zaměstnavatel povinnost evidovat pracovní dobu. Jak to zaměstnavatel udělá, už ale zákoník nestanovuje, nechává to právě na majitelích, HR pracovnících a dalších řídících pracovnících z firmy. Pozor ale na to, že je potřeba nastavit evidenci pracovní doby zaměstnance tak, aby byla vždy jednoduše dokazatelný v případě kontroly z inspektorátu práce. Evidence musí být vždy přehledná a průkazná a slouží často ke zpracování mezd, a proto je potřeba ji archivovat.
Je tedy jen na zaměstnavatelích, zda budou evidovat pracovní dobu ručně na papír a zakládat ji do desítek šanonů, do excelových tabulek a riskovat ztrátu dat, nebo využijí například moderní docházkový systém, který funguje na cloudu a přístup k je k němu okamžitý a bezpečný odkudkoliv.
Jak pomůže moderní docházkový systém
Docházkový systém samozřejmě umožňuje evidovat kompletní docházku zaměstnance. Nejedná se jen o evidenci příchodů a odchodů, ale právě díky různým výjimkám jako je dovolená, služební cesta, přestávky na pauzu, ale také lékařská prohlídka a jiné, je následně jednoduché zjistit kompletní pracovní dobu zaměstnance.
„Docházkový systém Alveno jde ještě dál, jelikož je na cloudu, můžete mít k datům přístup odkudkoliv, a nejen vy, ale také vaši obchodní zástupci, zaměstnanci na home office a to vše jednoduše díky online čtečce, která je samozřejmě integrována v přívětivém prostředí.“ říká Michal Hochman, CEO docházkového systému Alveno.
Díky tomu je snadné na začátku měsíce jednoduše potvrdit, případně po konzultaci se zaměstnancem opravit docházku a okamžitě mít podklady pro fakturaci do mzdových systémů.
Ano, evidence docházky na rozdíl od evidence pracovní doby není povinná, ale díky docházkovému systému ušetříte měsíčně několik desítek hodin času a tím si evidenci pracovní doby velmi usnadníte, navíc se už nebudete muset obávat jakékoliv kontroly ze strany státu.
