Řízení týmu nebývá snadné, ani když se jednotliví členové nachází fyzicky poblíž – natož pak na dálku. Pokud vás čeká premiéra a neradi byste se dopustili zbytečných přešlapů, bude se vám hodit několik praktických tipů. Prozradíme vám, jak tzv. remote spolupráci ukočírovat tak, abyste dosáhli vytyčených výsledků a předešli zbytečným problémům.
Co řízení týmu na dálku obnáší?
Proč řízení týmu na dálku nahání husí kůži i jinak zkušeným projektovým manažerům, kteří mají klasický team management perfektně zvládnutý? Protože vyžaduje specifické dovednosti, bez nichž je prakticky nemožné řešit určité situace, které by v kancelářském prostředí nenastaly. Na seznamu běžných komplikací nechybí potíže s internetovým připojením a příliš dlouhá reakční doba pracovníků.
Vedoucí pracovník proto musí dodržet několik železných pravidel a vytvořit prostředí, ve kterém panuje důvěra. A především se naučit opravdu efektivně komunikovat a zadávat jasné požadavky.
Nastavte jasné hranice a cíle
Proces řízení týmu na dálku začíná již v průběhu onboardingu neboli výběrového řízení. Zaměstnance seznamte se všemi podrobnostmi ohledně jeho role a ubezpečte se, že vaším požadavkům rozumí. Zároveň si ujasněte pracovní dobu a maximální prodlevu reakcí při komunikaci na používaných platformách. Pokud se má dotyčný zúčastnit některých online schůzek, domluvte se jakých.
Naučte se komunikovat a vyžadujte zpětnou vazbu
Řízení týmu na dálku vnáší do komunikace úplně jiný rozměr. Zatímco v budově firmy jednoduše zaklepete na dveře kanceláře a proberete s dotyčným problém tváří v tvář, v online prostředí budete muset využít jiné formy komunikace.
Technologie naštěstí pokročily a online hovory dnes nabízí špičkovou kvalitu přenosu. Navíc je lze provádět i skupinově. Čemu byste se však měli vyhnout, jsou neohlášené hovory a „přepadovky“. Nechcete-li v očích zaměstnanců klesnout, vždy se nejdříve v dostatečném předstihu domluvte.
Samotný hovor koncipujte stejně, jako kdybyste diskutovali naživo. Věnujte se i obecným věcem a nebojte se zavést small talk ohledně osobního života zaměstnance. Frekvenci hovorů vždy přizpůsobte na míru potřeb daného jedince – zatímco někomu stačí instruktáž jednou za dva týdny, pro dalšího je lepší každodenní brífink.
Používejte praktické nástroje
Díky širokému spektru softwarových nástrojů může být řízení týmu na dálku velmi efektivní. Ale které zvolit? Preferujte aplikace, které se vyznačují intuitivním uživatelským rozhraním. Jako software pro řízení projektů je například vhodné české CRM eWay-CRM. Uživatelé jej navíc mohou používat i offline a po opětovném připojení k internetu se data okamžitě aktualizují. Mezi základní funkce patří automatické třídění e-mailů, integrace s kalendářem a synchronizace s kontakty.
Mezi další užitečné softwarové nástroje patří Skype, Slack či Microsoft Teams. Důležité je zvolit takové aplikace, které vám umožní sledovat, zda členové týmu skutečně plní své úkoly a současně jim poskytnou zázemí pro efektivní komunikaci. Zmíněné CRM si můžete stáhnout a vyzkoušet zdarma.
Vytvořte si směrnice a písemné postupy
Co je psáno, to je dáno. Před spuštěním projektu sepište srozumitelné směrnice neboli vnitřní předpisy, kterými se budou zaměstnanci řídit. Dokumenty by měly být komplexní a obsahovat podrobné informace o tom, jak mají vykonávat práci, jak se mají chovat v určitých situacích apod. Čím více odpovědí na potenciální otázky do směrnic zahrnete, tím lépe. S doplněním důležitých informací vám mohou pomoct sami zaměstnanci.
