Většina podnikatelů začíná s řízením projektů od termínů po finance na papíře, v tabulkách, nástěnkách a mnohdy jen v mysli. Jenže jak projektů přibývá, může se jejich řízení stát chaotickou a nepříjemnou každodenní povinností. Pak může být na čase si udělat v řízení projektů pořádek, celý proces si zpříjemnit a zjednodušit. A to je účel nástrojů pro řízení projektů.
Jaké signály nám tedy dávají najevo, že už je ten správný čas k pořízení aplikace pro řízení projektů?
6 ZNAMENÍ, ŽE POTŘEBUJETE SOFTWARE PRO ŘÍZENÍ PROJEKTŮ
1. Používáte několik nepropojených nástrojů pro spolupráci na projektech
Vaše firma používá mnoho odlišných nástrojů pro spolupráci na projektech, což může být neefektivní a komplikuje výslednou práci. Pokud jste tedy v situaci, že neustále přeskakujete mezi aplikacemi a zdlouhavě dohledáváte informace, je nejvyšší čas zvážit investici do jednoho místa pravdy, konsolidovaného systému pro řízení projektů. Budete tak moci řídit termíny, komunikovat, sdílet podklady, vykazovat a mít přehled o projektových financích na jednom místě.
2. Změna systému dává ekonomicky smysl
Nemá smysl investovat do software pro řízení projektů jen proto, abyste ho měli.
Při růstu a rozvoji firmy se do bodu, kdy project management software pořídí, dostane firma často přirozeně. Častou situací ale je, že se objeví relevantní obchodní potřeba, která takovýto software bude vyžadovat, např. nový komplexní projekt nebo velký zákazník. Může být tedy rozumné vyčkat na opodstatněnou firemní potřebu. Před samotnou investicí je třeba dobře zanalyzovat trh s nabídkou řešení a myslet také na budoucnost a plánovaný růst firmy.
3. Spolupráce v týmu kulhá
Členové týmu mají problémy při spoluprací a komunikaci, což může vést ke zpožděním, chybám, nedorozuměním a nespokojenosti s výsledky. Nový nástroj pro řízení projektů může pomoci s organizací a koordinací práce týmu, s lepší komunikací a odbourat tyto problémy.
4. Chybí jasná zodpovědnost v rámci projektu
Vznikají ve vašem týmu dohady o tom, kdo je za co zodpovědný a kdo má na starosti kterou část projektu? Jednoduše vázne spolupráce a je zmatek v povinnostech jednotlivých členů týmu.
Vhodný nástroj pro projektové řízení umožňuje snadno zadávat a delegovat úkoly, stanovovat termíny a kontrolovat progres každého zaměstnance. Větší přehled tak získáte nejen vy, ale i spolupracující členové týmu.
5. Potřebujete vylepšit reporting
Stává se vám také, že projekty mají zpoždění? Že klient obdržel polovičatý výstup? Že nebyl výsledek podle klientových požadavků? Vypadá to, že něco ve vašem týmu vázne a na první pohled není jasné kde.
Software pro projektové řízení vám pomůže zavést transparentnost do vašich aktivit tím, že jasně definuje odpovědnosti zaměstnanců, pracovní postupy i specifika daného projektu. Funkce pro sledování progresu a reporting klíčových ukazatelů pomáhají vedoucím týmu udržet přehled o aktivitách a odhalit případné neúspěchy.
6. Vaše podnikání úspěšně roste a firma se zvětšuje
Vaše podnikání úspěšně roste a pořízení systému pro projektové řízení je nasnadě. Některé velké problémy začínají těmi malými, které se postupně nasčítají. Se správným softwarem se těchto chyb můžete vyvarovat, svoje projekty budete odevzdávat včas a v požadované kvalitě. Průběh celého projektu získá jasný řád a strukturu a s jednoznačně rozdělenými zodpovědnostmi. Zvýší se celková produktivita týmu a sníží množství chyb.
Tip: Pro inspiraci si přečtěte článek o nejnovějších trendech v řízení podniku
JAK VÁM SPRÁVNÝ NÁSTROJ POMŮŽE PŘI ŘÍZENÍ PROJEKTU?
Nyní se pojďme podívat, jak vám může správný nástroj pomoci s řízením projektů:
- Centralizované přehledy a dashboardy.
Poskytují manažerům přehled o všech projektech a jejich progresu. Členům projektového týmu pomáhají sledovat své úkoly a být informováni o aktuálním stavu projektů. Navíc kolegové mají všechny důležité podklady na jednom místě, práce je tak efektivnější.
- Vylepšená týmová spolupráce.
Nástroje umožňují týmům organizovat, řídit a sdílet podklady a dokumenty, komunikovat a hodnotit harmonogramy. V reálném čase můžete vidět povinnosti a úkoly každého člena týmu. Díky přehledné komunikaci, komentářům a poznámkám všichni ví, zda řešíte nějaké konkrétní problémy nebo vše běží hladce. - Task management.
Softwary pro projektové řízení umožňují týmům plánovat a řídit úkoly, přidělovat je členům týmu, sledovat plnění a udržovat transparentnost. Funkce řízení a plánování úkolů v rámci aplikace pro řízení projektů jsou v tomto případě nesmírně cenné. Pomoci vám mohou i automatizace, které zrychlí procesy a dokonce mohou i zadávat úkoly na základě nastavených pravidel.
- Řízení týmu
Úkoly jednotlivým členům týmu přiřazujete na základě jejich kompetencí a dovedností. Také vidíte časové vytížení členů týmu a můžete plánovat kapacity. - Finanční řízení projektu
Projekt běží, úkoly se plní, nyní je na čase sledovat finanční stránku projektu. Nepřekročili jste rozpočet? Jsou výdaje a příjmy synchronizovány? Je projekt ziskový? Software pro řízení projektu vám pomůže sledovat projektové finance, rozpočty, zisk či ztrátu, plánovat příjmy a výdaje v čase. Vyhnete se pak zklamání při předání hotové práce klientovi, kdy zjistíte, že finančně nebyl projekt tak rentabilní, jak jste čekali.
- Plánování opakujících se činností
Tuto funkci oceníte, jestli vaše projekty mají pravidelné opakující se úkoly, které se provádějí ve stanovených intervalech. Automatické plánování vám pomůže tyto procesy automatizovat, aby se nezpozdily. Klasickým příkladem může být fakturace, která se provádí v určitém opakujícím se intervalu. Dalším příkladem může být týdenní reporting, který potřebujete předkládat klientovi.
- Audity a reporting
Audity a retrospektivní pohled je důležitý pro identifikaci úspěchů i chyb při řešení projektů. Můžete tak snad vylepšit procesy a omezit chyby. Díky těmto analytickým funkcím můžete sledovat výkonnost projektů a hodnotit jejich ziskovost. Pokud project management software umí generovat i reporty (dokonce i automaticky) máte vyhráno.
A BUDE SOFTWARE PRO ŘÍZENÍ PROJEKTŮ STAČIT?
Někdy jen řízení projektů nestačí a vy byste si přáli, aby byl zamýšlený software komplexnější, aby pokryt více procesů, které je ve firmě nutné řídit. Co třeba funkce zaměřené na zákazníka a vztahy s nimi, automatizace a řízení workflow, řízení financí, rozpočtů a cash flow, fakturace? Pokud chcete pokrýt celý chod firmy, pak je výhodnější zvolit komplexní softwarové řešení, jako je např. Caflou – český all-in-one informační systém, který nabízí široké spektrum funkcí včetně ale i nad rámec řízení projektů.
Caflou vám pomůže řídit firmu, od plánování práce, času a řízení týmů, projektů, financí i vztahů se zákazníky nebo šetřit čas a peníze díky automatizacím. Můžete také:
a/ řídit firemní a projektové finance na jednom místě – získáte ucelený přehled o celkovém finančním zdraví celé firmy, nejen jednotlivých projektů. Víte tak jasně, které projekty a aktivity ve firmě jsou pro vás ziskové a které naopak ztrátové.
b/ asistovat s efektivním rozhodováním – máte po ruce všechny potřebné informace, vše na jednom místě, což vám umožní efektivní rozhodování, co se týká obchodních procesů, financí, cash flow i celkového fungování a růstu firmy.
c/ zefektivnit procesy a workflow – chytrý systém vám umožní nastavit i automatizovat firemní procesy a například odstraňovat opakující se či manuální úkoly a tím šetřit čas, peníze a eliminovat chyby.
Jste připraveni posunout se dál a začít řídit vaše projekty a celou firmu efektivně?
