Potřebujete si pojistit, že vám zákazníci zaplatí? Tak to budete potřebovat zálohovou fakturu. Nebojte se jí, ukážeme vám, jak na to.
Co je to zálohová faktura
Zálohové faktury ve své podstatě nejsou faktury, i když podle názvu to tak může vypadat.
Jde jen o jakýsi podklad k platbě, resp. výzvu či dokument, prostřednictvím kterého podnikatel požaduje od zákazníka platbu předem.
Proč vystavovat zálohovou fakturu?
A. Když chcete po zákazníkovi zaplatit předem nebo zálohu
Zálohová faktura v tomto případě slouží jako informace pro zaplacení zálohy (celé částky nebo části z ní) před samotným poskytnutím služby nebo dodáním zboží.
Na zálohovou fakturu uvedete základní údaje pro platbu: číslo účtu, variabilní symbol nebo svoje základní údaje.
B. Když se chcete vyhnout nezaplacení faktury ze strany zákazníka
Zálohová faktura je jen podkladem k zaplacení platby, nevstupuje do účetnictví, daní nebo evidence DPH (zálohové faktury si evidujte někde bokem). Pokud platba nepřijde, neděje se nic a nic není potřeba zdaňovat. Pokud zákazník zálohu uhradí, vystavuje se “ostrý” doklad – faktura.
Jak vystavit zálohovou fakturu
Ať už pro jeden nebo druhý důvod, podnikatelé by pro vlastní pohodlí měli při vystavování zálohové faktury respektovat alespoň tyto jednoduché zásady:
1. Na zálohové faktuře nepopisujte konkrétní výrobek nebo službu
Postačí obecný popis typu “záloha”, resp. “fakturujeme Vám zálohu za služby v měsíci Listopad 2020″. Pokud k dodání zboží/služby ještě nedošlo, text “účast na školení dne …” nebo “fakturujeme Vám za 100 ks výrobku” by proto působilo zvláštně.
2. Neuvádějte ani datum dodání
Nemůžete přece vědět datum dodání něčeho, co ještě nebylo dodané. Uvádí se jen datum vystavení a datum splatnosti zálohové faktury.
3. Jako datum vystavení uveďte datum dřívější, než je datum dodání
Důvod je nasnadě, „zálohovou“ vystavujete ještě před samotným dodáním.
Příklad: Vystavení zálohové faktury 11. 6., úhrada 15. 6., dodání výrobku či služby 20. 6., vystavení ostré faktury 25. 6., datum dodání na ostré faktuře 20. 6.
4. Zálohové faktury si veďte pod samostatnou číselnou řadou
Je to z důvodu přehlednosti pro vás samotné (aby se vám nepletly mezi skutečné faktury), a také pro bezproblémovost při kontrole v případě neuhrazení.
5. Pokud jste plátcem DPH, na zálohové faktuře nerozepisujte částku na základ DPH a samotné DPH
Stále totiž v případě zálohové faktury platí, že jde o neúčetní a nedaňový doklad, kterým pouze požadujete platbu předem. Až v případě její úhrady – ať už jste plátcem DPH nebo ne – vystavíte vyúčtovací fakturu jako ostrý účetní a daňový doklad.
