S novým rokem si opět dáme řadu předsevzetí. Netýká se to jen soukromého života, ale i různých firemních záležitostí. Abyste měli dostatek motivace, je třeba začít doslova s čistým stolem.
Čistý stůl ve firmě nemusí nutně znamenat, že o svátcích budete čas místo s rodinou trávit v práci vyřizováním všeho, co jste během roku nestihli. Podnikání je nikdy nekončící sled úkolů i povinností a říct si, že vše ještě letos vyřídíme, je nereálné. Reálné však je udělat si pořádek v dokumentech. Rozhodně to není nic, co by bylo radno podceňovat. Stohy papíru nás demotivují a stresují. Věci, které nemůžeme najít, zas zdržují od skutečně důležité práce. Pojďte si třeba mezi svátky, nebo hned z kraje roku v první řadě pořádně uklidit a vše kvalitně zaarchivovat tak, abychom to kdykoliv bez problémů našli. Máte ty správné archivační krabice a pomůcky? Bez nich si poradíte jen stěží.
Archiv jako ze škatulky
Neobejde se bez něj žádná firma, a to ani menší. Archivovat se dnes musí kde co. Pořád nemáme vše elektronicky a řadu dokumentů máme dokonce ze zákona povinnost archivovat fyzicky, tedy na papíře. Ideálním je pak nejlépe jednou za rok udělat v papírech a dokumentech generální pořádek a vše založit. K tomu perfektně slouží archivační krabice. Archivační boxy a krabice jsou speciálně uzpůsobeny pro archivaci dokumentů v klasickém formátu A4 a rovněž k archivaci celých šanonů nebo celých pořadačů dokumentů.
Takto dokážete snadno pohromadě archivovat smlouvy, personální a mzdové dokumenty, doklady pro účetnictví nebo smlouvy. Případně si informace třídit podle konkrétního roku a držet si všechny dokumenty z něj pohromadě. Záleží na vás, který vám připadá jako praktičtější.
Před nenechavými prsty mnohdy jako ochrana postačí lepicí páska
Řadu starších dokumentů již zaarchivujeme téměř na trvalo. Ty se hodí chránit před neoprávněným nahlížením. Nemusíte mít hned obří sejf či uzamykatelnou místnost. Mnohdy postačí lepicí páska, kterou se krabice přelepí. Vhodné je lepicí pásky použít i pro zpevnění krabice, pokud je jejich obsah těžší.
