Stěhování firmy je pro většinu lidí noční můrou, ale nemusí tomu tak být. Klíčem je vyhnout se typickým chybám, jako je podcenění plánování, nefunkční internet v den D nebo ztráta dat. S našimi 7 tipy zvládnete celý proces stěhování kanceláří s přehledem a bez zbytečného stresu.
Říká se, že raději vyhořet než stěhovat firmu. Je to situace, která dokáže mnoha podnikatelům udělat vrásky na čele. Je to symbol růstu, ale zároveň logistická noční můra, která dokáže i nejotrlejšího manažera přivést na pokraj nervového zhroucení. Je třeba myslet na spoustu detailů, od správného načasování přes informování zákazníků až po zajištění stabilního internetu.
Připravili jsme pro vás návod, jak na nic nezapomenout, abyste zvládli stěhování kanceláří bez stresu.
1. Stěhování kanceláří plánujte s dostatečným předstihem
Pokud si myslíte, že stěhování vyřešíte za dva týdny, je to cesta do pekla dlážděná zbytečným stresem. Klíčem k úspěšnému stěhování kanceláří je plánování, ideálně 3 měsíce dopředu.
Zamyslete se nad důležitými otázkami:
- Je třeba najmout profesionální stěhovací firmu?
- Kolik času potřebujete na balení a demontáž vybavení?
- Kdo bude odpovědný za koordinaci celého procesu?
Pokud jste malá firma, postačí sestavit jednoduchý harmonogram s daty, kdo a kdy bude balit. Větší firmy to mají podstatně složitější; bude potřeba podrobnější harmonogram, včetně rolí a odpovědností zaměstnanců.
2. Informujte v předstihu zaměstnance i zákazníky
V dostatečném předstihu informujte své zaměstnance o stěhování a vysvětlete jim důvod přesunu i to, jak se jich bude týkat. Vysvětlete například, zda si mají sbalit vlastní věci nebo jak budou v první den fungovat v novém prostoru. Nejenže tím předejdete nejistotě a spekulacím, ale jejich zapojením můžete získat cenné podněty k uspořádání nového pracoviště.
Informujte také zákazníky. Dejte jim v předstihu vědět o změně sídla pomocí oznámení na webu, v newsletteru nebo na sociálních sítích.
3. Proveďte nemilosrdnou inventuru a úklid
Stěhování firmy je ideální příležitostí k důkladné inventuře, kterou jste možná roky odkládali. Zbavte se všeho nepotřebného, co se vám za ta léta ve firmě nahromadilo a říkali jste si, že se to ještě na něco hodí. Staré dokumenty, nepoužívaný nábytek nebo stará elektronika. Buďte nemilosrdní a nechte si jen to, co opravdu potřebujete. Opravdu potřebujete ten fax z roku 2010?
Dodržujte pravidlo 3 kategorií krabic. První kategorie krabic je NECHAT, druhá DAROVAT a třetí VYHODIT.
4. Kompletně zálohujte svá data. Jejich ztráta bude bolestivá
Sešívačku můžete klidně ztratit, ale svá data ne. V digitální době jsou data nejcennějším majetkem firmy. Jejich ztráta by byla pro firmu katastrofou. Proto tomuto kroku věnujte obzvláště velkou pozornost. Před stěhováním proveďte kompletní zálohu všech dat, alespoň dvakrát – na různá média.
Než cokoli odpojíte, pečlivě označte všechny kabely. Barevné štítky a popisky vám ušetří hodiny frustrace při jejich připojování.
5. Vyřešte internet dřív, než začnete balit první krabici
Možná to zní jako banalita, ale právě zajištění spolehlivého připojení k internetu je pro většinu moderních firem zásadní. Udělejte to ještě před podpisem nájemní smlouvy. Zjistěte, jací poskytovatelé internetu v lokalitě působí a jaké technologie nabízejí. Je možné připojení přes optické kabely nebo pomalejší DSL?
Důležité je také načasování. Objednejte si instalaci internetu přímo na den stěhování. Cílem je, aby připojení fungovalo v okamžiku, kdy se montují první kancelářské stoly.
TIP: Pokud na nové adrese není k dispozici optický kabel nebo potřebujete rychlé a flexibilní řešení, skvělou alternativou je bezdrátový internet. 5G sítě nabízejí rychlosti srovnatelné s optikou a instalace je hotová za chvilku.
6. Ovládněte den D jako profesionál
Nadešel den D – stěhování. Žádná panika! Připravte si seznam věcí, které se budou stěhovat jako první, a nezapomeňte na tzv. „krizovou bednu“ s věcmi, které budete potřebovat ihned (telefon, nabíječky, notebooky, dokumenty).
Váš „velitel operace“ musí být přítomen. Zajistěte, aby někdo zodpovědný měl dohled nad celým procesem, odpovídal na otázky a řešil vzniklé komplikace. Díky jasné organizaci se vyhnete stresu a panice.
7. Dotáhněte detaily a oslavte nový začátek
Zaměřte se na detaily, jako je změna adresy v dokumentech, na webu a sociálních sítích či oznámení změny na úřadech a u banky. Zkontrolujte funkčnost techniky i připojení k internetu a ujistěte se, že vše funguje na 100 %.
Až bude to nejhorší za vámi, odměňte svůj tým. Objednejte například pizzu, otevřete šampaňské a připijte si se zaměstnanci na novou etapu. Je to důležité pro morálku a pro utvrzení se v tom, že ten stres stál za to.
