Takzvaná digitální transformace je jako cesta k zefektivnění podnikání skloňována čím dál častěji. V souvislosti s aktuální situací ještě více nabývá na významu a stává se existenční otázkou, nejen pro firmy ale pro každého člověka. Ve spojení s digitalizací firem se také často hovoří o cloudových technologiích. Jak ale mohou konkrétně pomoci? Jak je správně zavést a využít a jaké si vůbec vybrat? Na tyto a další otázky jsme se zeptali Michala Hanka, Business Development Manager společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.
Jak vlastně souvisí cloudové služby a Konica Minolta?
V očích veřejnosti jsme často stále vnímáni jako dodavatelé tiskových zařízení, ale již před několika lety prošla naše společnost celosvětovou transformací v poskytovatele komplexních IT služeb, z čehož dnes těžíme. Nejnovější cloudové technologie a služby společnosti Microsoft patří mezi ty, ve kterých každoročně výrazně posilujeme.
Jaké technologie či produkty byste doporučil zákazníkovi, který se chce do digitální transformace pustit?
My věříme, že nejjednodušší je začít s Microsoft Office 365 a Microsoft Power Platform. Tyto nástroje dokážou zefektivnit prakticky každou oblast firmy, takže zákazník s nimi udělá pomyslně největší krok vpřed v digitální transformaci. Je však třeba udělat jej správně.
Co tím myslíte?
Nejčastější omyl zákazníků je, že přechod na Microsoft Office 365 vnímají jako běžnou obměnu IT vybavení spočívající v pořízení nového softwaru za co nejvýhodnějších podmínek, kterou zajistí IT nebo oddělení nákupu.
Jak tedy správně postupovat?
Je potřeba implementovat změnu, ne pouze novou IT technologii. Proto je extrémně důležité, aby tuto změnu realizoval management, nikoli pouze IT či vybraní uživatelé.
Firmy by měly začít sestavením projektového týmu složeného ze zástupců managementu, IT a klíčových uživatelů. Ti by se na úplném začátku měli dobře seznámit s funkčními a technickými možnostmi dané technologie, s klíčovými vlastnostmi a benefity a v souladu s tím správně nastavit očekávání a cíle projektu.
Implementační partner, který zákazníka procesem změny provádí, by se zase měl dobře seznámit nejen se stávajícím IT prostředím dané organizace, ale také s potřebami a zvyklostmi jednotlivých uživatelů a business strategií dané organizace.
Klasický IT projekt, který zahrnuje odborné převedení, takzvanou migraci stávajícího IT prostředí, do nové cloudové podoby, je pouze začátek a nutná podmínka. Skutečná změna, která přinese očekávané benefity, takzvaná adopce, se musí odehrát na úrovni uživatelů. Výsledkem by měla být změna nejen pracovních nástrojů, ale i návyků všech zaměstnanců a někdy i samotné firemní kultury. A právě v tomto bodě firmy často selhávají.
Proč by se měly firmy obracet na Konica Minolta, a nikoli například pouze nakoupit software Microsoft 365?
Tím důvodem je právě ona adopce, tj. důraz na změnu myšlení a pracovních návyků uživatelů, jejich motivace, zaškolení a podpora při nelehké změně, kterou sami od sebe zpravidla neudělají.
Microsoft 365 je platforma, která přináší zásadní benefity a usnadňuje práci všem uživatelům, kteří se naučí nové aplikace, nástroje a funkce správně využívat. Každodenní činnosti se jí však musejí přizpůsobit. Mluvíme zejména o komunikaci, spolupráci v týmu, sdílení dokumentů, organizaci času a úkolů a podobně. Tuto změnu lidé neudělají sami od sebe. Potřebují inspirovat, povzbudit a ukázat reálné přínosy, které jim usnadní práci.
A zde přichází přidaná hodnota Konica Minolta. Poradíme uživatelům ve chvíli, kdy si tyto nové nástroje a postupy osvojují, pomůžeme nové aplikace provázat se stávající IT infrastrukturou a v neposlední řadě také s firemní kulturou.
Jde tedy o školení a instalaci?
To by bylo velice zjednodušeně řečeno. Adopce v našem případě neznamená pouhé školení na konkrétní aplikace, jak se často naši zákazníci domnívají. Precizní adopce, na kterou se soustředíme, je kombinací našeho know-how, ověřených postupů a různých služeb našich expertů, za použití podpůrných nástrojů s cílem naučit naše zákazníky, jak být produktivnější při každodenní práci.
Kromě toho se v rámci komplexního procesu přechodu na Microsoft 365 zaměřujeme také na přizpůsobení či vývoj aplikací podle individuálních potřeb zákazníka. Využíváme k tomu prostředí Microsoft Power Platform, které je úzce provázané s Microsoft 365. V souladu s principy takzvaného low-code developmentu jsme takto vyvinuli již desítky různých aplikací.
Co si pod tím můžeme představit?
Ani Microsoft nemá aplikaci pro všechno. Dle konkrétních požadavků zákazníka dokážeme aplikace přizpůsobit nebo jednoduše vytvořit zcela nové. Od malých aplikací, které zpravidla nahrazují jednoduché opakující se firemní procesy postavené na excelu, emailu či papíru až po velmi komplexní business aplikace podporující klíčové firemní procesy jako je obchod, servis či řízení projektů. V případě jednoduchých aplikací je největší zájem o aplikace ke schvalování přijatých faktur, schvalování nákupů a zpracování objednávek nebo nejrůznější mobilní aplikace pro zaměstnance pracující v terénu.
Pro koho je podle vás Microsoft 365 vhodný?
Microsoft Office 365 je vhodný pro firmy všech velikostí i pro jednotlivce, bez ohledu na to, čím se daná osoba zabývá nebo v jakém oboru daná firma nebo organizace působí. Konkrétně pro každého, kdo při své práci potřebuje komunikovat a spolupracovat s lidmi. Pro uživatele, kteří si chtějí usnadnit práci s plánováním svého času, administrací úkolů nebo s tvorbou a zpracováním dokumentů v týmu. Pro ty, kteří potřebují být v kontaktu s lidmi, mít k dispozici firemní dokumenty a aktuální data kdykoli a kdekoli. V kanceláři, na cestách i doma. Pro každého, kdo při své práci používá mobilní telefon, tablet nebo počítač a chce mít veškeré informace dostupné ze všech těchto zařízení a současně mít veškeré informace, dokumenty a data maximálně zabezpečené.
Jak nákladný je pro běžnou firmu přechod na cloud?
Náklady spojené s adopcí Microsoft 365 se odvíjejí vždy od velikosti a složitosti stávající IT infrastruktury, počtu uživatelů a jejich schopnosti a ochoty přijímat nové nástroje. Typicky jde o desítky až stovky tisíc korun. V případě vývoje aplikací, integrace a automatizace procesů v rámci Microsoft Power Platform či Microsoft Azure, které s adopcí často souvisí, se cena může pohybovat od desítek tisíc korun za jednoduché aplikace po miliony korun za komplexní LOB řešení pro podporu klíčových procesů dané společnosti.
Setkáváte se s nedůvěrou zákazníků v cloudové služby z důvodu bezpečnosti dat?
Ano. Tyto obavy jsou zřejmě přirozené, nicméně ve většině případů neopodstatněné. Špičková datová centra společnosti Microsoft včetně jejich fyzického zabezpečení jsou na nejvyšší možné úrovni. Dosáhnout takového zabezpečení v rámci vlastní lokální infrastruktury je velmi náročné a drahé, pro běžnou firmu téměř nemožné. Data uložena v cloudu společnosti Microsoft jsou zcela anonymní, nikdo jiný k nim nemá přístup a jsou společně s daty ostatních společností uchovávána v datových centrech umístěných v různých částech světa, takže se o ně firmy nemusejí obávat.
Více informací naleznete zde.
