Pokud potřebujete začít se zpracováním mezd pro své zaměstnance, nejspíš přemýšlíte, jaké máte možnosti – jestli lze zpracovávat mzdy v účetním programu nebo jestli potřebujete samostatný mzdovým systém. Sepsali jsme, jak zpracování mezd řešit, na co se u programů zaměřit a od čeho se odvíjí cena.
Existují účetní programy, které snadno rozšíříte dokoupením mzdového softwaru formou modulu, nebo samostatné personální a mzdové systémy. Než začnete hledat konkrétní řešení, rozmyslete si:
- co by měl program zvládat, například evidenci souběžných pracovních poměrů, výpočet exekucí nebo komunikaci s úřady díky propojení s datovou schránkou,
- jaké úkony by vám měl usnadnit, třeba už nechcete zpracované mzdy přepisovat do účetnictví nebo chcete, aby za vás rozeslal výplatní pásky zaměstnancům na e-mail,
- jak bude vaše firma vypadat v budoucnu, jestli poroste počet zaměstnanců a mzdy bude zpracovávat více lidí.
Malým a středním podnikům obvykle stačí rozšíření účetního programu doplňkovým modulem. Investice do samostatného mzdového a personálního systému dává smysl, pokud máte složitější personální a mzdovou agendu, kterou už řeší vlastní HR oddělení.
Jak posuzovat cenu mzdového systému
Většinou narazíte na tyto varianty:
- platíte za celý mzdový systém,
- zaplatíte základ a doplácíte za extra funkce,
- program je zdarma po omezenou dobu nebo do určitého počtu záznamů či uživatelů,
- program je zdarma.
Pokud kupujete celý nový systém, dobře si rozmyslete, jestli využijete všechny nebo alespoň většinu funkcí. V případě, že zaplatíte jenom základ, jde o pružnější řešení a funkce si poskládáte podle svých potřeb. Předem si ale zjistěte cenu dalších doplňků, které byste mohli potřebovat v budoucnu. Uděláte si tak představu o výsledné ceně a tu snáz srovnáte s programy, které se platí rovnou jako komplet.
Doporučujeme zajímat se vždy o demoverzi. Vyzkoušíte si, co program umí a jestli je jeho ovládání intuitivní, nebo vám práci spíš komplikuje.
V programech, které jsou třeba na rok zdarma nebo jsou omezené počtem úkonů, si můžete zpracování mezd zkoušet delší dobu. Díky tomu si své nároky na program vytříbíte a podle to se pak rozhodnete, co dál.
U některých programů také záleží, kolik lidí do nich má přístup nebo kolika firmám mzdy zpracováváte. Buď licence pro další uživatele přikoupíte nebo zvolíte typ, který vám umožní účtovat více firem. U licencí zvažte, jak se bude vaše podnikání rozrůstat a počítejte s náklady do budoucna.
Na co si dát při výběru mzdového softwaru pozor
Při výběru nejvhodnější programu si ověřte, jestli dodavatel:
- zajišťuje pravidelnou aktualizaci programu, která je vzhledem k častým změnám ve mzdové legislativě zásadní,
- poskytuje k programu zákaznickou podporu,
- ručí za bezpečnost dat.
Nejčastěji v těchto ohledech pokulhávají programy, které si bezplatně stáhnete. Případné problémy vás naopak vyjdou dost draho.
