Každá firma během svého provozu generuje nespočetné množství dokumentů a dokladů. Některé se už dnes uchovávají elektronicky, ale stále je dost společností, které veškeré účetní, daňové a další listiny skladují v papírové podobě. V čitelném stavu je musí schovávat někdy i desítky let, nařizují to právní normy.
Doba archivace se liší podle toho, o jaký druh dokumentu jde, a také podle podnikatelského subjektu. Někdy jde o pět let, jindy až o třicet. Pojďme se zběžně podívat na ty nejdůležitější.
Jak dlouho se musí jednotlivé dokumenty uchovávat?
Nejdelší dobu skladování mají listiny z oblasti personalistiky. Mzdové listy a účetní záznamy s údaji pro účely důchodového pojištění je potřeba uchovávat 30 let! Seznam společníků obchodní společnosti 6 let a stejnopisy evidenčních listů 3 roky. Takže si nachystejte velké kartonové krabice, protože na všechny tyto dokumenty budete potřebovat hodně místa.
Účetní závěrku a výroční zprávu uchovávejte 10 let. Účetní doklady, knihy, účtový rozvrh, inventurní soupisy nebo odpisové plány stačí 5 let. Daňové doklady mají desetiletou lhůtu.
Jakým způsobem vůbec archivovat papírové listiny?
Existují dvě možnosti. Buď se do archivace pustíte sami, nebo se spolehnete na odbornou firmu. Outsourcování této nepříjemné povinnosti vám především ušetří prostor. Pokud nemáte volné regály ve skladu či police v kanceláři, možná vám nezbude nic jiného. V opačném případě stačí nakoupit archivační krabice. Jistě by vám postačily i obyčejné klopové krabice na stěhování, nicméně ty archivační jsou pro dlouhodobé uchovávání dokumentů uzpůsobené. Mají takové rozměry, abyste do nich pohodlně mohli poskládat šanony. Navíc jsou opatřeny uchy pro snadné přenášení a mívají zvýšenou pevnost. Druhou volbou jsou tzv. archivační boxy, do nichž dáváte přímo volné listy. I tyto boxy pak lze skládat do krabic. Když si je nezapomenete pečlivě popsat, najdete v nich dokumenty v čitelném stavu i po třiceti letech.
