Být mistr v komunikaci nemusí být zase tak obtížné, jak si myslíte. Naučit se to můžete s pomocí sedmi jednoduchých principů, které můžeme shrnout pod zkratku „7C“.
Zásady správné komunikace
Zamyslete se nad tím, jak často během dne komunikujete. Odesíláte emaily, účastníte se schůzek, tvoříte prezentace, bavíte se s partnerem, dětmi, kolegy nebo sami se sebou. Komunikujete různě a prakticky neustále. Je to kolikrát velice náročný proces, který může způsobit radost i velká nedorozumění.
Vzhledem k tomu, že každý z nás je jedinečná bytost s jedinečnými vlastnosti a zkušenostmi, čas od času nastane v komunikaci situace, kdy nejme spokojení a dokonce je nám z toho smutno a nepříjemně. Cítíme se nepochopení. To vše se ale dá změnit. Být mistr v komunikaci nemusí být zase tak obtížné, jak si myslíte. Naučit se to můžete díky 7C – sedmi praktickým zásadám správné komunikace, jejichž zkratka vychází z prvních písmen anglických výrazů „Clear“, „Consise“, „Concrete“, „Correct“, „Coherent“, „Complete“, „Courteous“.Jejich významy a vlivy na komunikaci si rozebereme podrobněji.
Komunikace pomocí 7C vám pomůže zajistit, abyste si byli jistí, že vaše rozhovory, emaily, prezentace nebo reporty vypovídají o tom, o čem si skutečně přejete, aby vypovídaly, a jsou sestaveny tak čistě, aby vaši posluchači a příjemci dostali přesně to, co mají.
1. Clear – komunikujte jasně
Ještě než se rozhodnete mluvit nebo někomu psát email, měli byste znát svůj komunikační cíl: co chcete sdělit a co by mělo být účelem komunikace.
Pokud nejednáte s rozmyslem, vaše zpráva bude působit zmateně a nesdělíte tak čistě a jasně to, co opravdu potřebujete. Mluvte nebo pište vždy tehdy, pokud přesně víte, jaký je váš cíl. Pouze tak, se vyjádříte efektivně a budete dobře pochopeni.
2. Consise – komunikujte stručně
Zdlouhavá souvětí plná složitých výrazů jsou těžkopádná a nikdy jimi nesdělíte opravdu to, co potřebujete. Ještě než větu dořeknete, lidé se ve spleti slov doslova ztratí. Proto se soustřeďte na stručnost vašich sdělení. Platí to především u emailů. Kolik složitých a zdlouhavých emailů denně dostáváte? Předpokládám, že se vám to vše nechce číst. Jaká sdělení u vás nejčastěji vyhrají? Pravděpodobně ta, kde je stručně řečeno: Co? Kde? Kdy? Jak? Proč?
Lidé jsou každý den přehlceni informacemi, buďte struční a výstižní. Zaujměte výjimečností a vaše emaily neskončí hned v koši.
3. Concrete – komunikujte konkrétně
Když je vaše zpráva konkrétní, pak má vaše publikum jasnou představu o tom co říkáte. Dáváte k dispozici všechny detaily, ale nesmí jich být moc. Dávejte do sdělení takové detaily, které si své místo zaslouží. Vaše sdělení, tak bude obsahovat vše důležité a splní požadovaný výsledek.
Uveďme si příklad s reklamním sdělením, které oslovuje své příjemce.
Špatný příklad:
„Svačinový box Medvídek vám ušetří váš čas každý den.“
Dobrý příklad:
„Kolik času strávíte každý den balením svačiny vašim dětem? Už nikdy více! Svačinový box Medvídek vám pomůže uchovat svačinu čerstvou a každý den ušetří váš čas. Vy a vaše děti si jej zamilují.“
Krátké sdělení, ve kterém bylo řečeno vše důležité, aby si zákazník mohl udělat ucelený obrázek o užitečnosti svačinového boxu pro své děti. Můžete si všimnout, že první sdělení je sice stručné, ale bez klíčových detailů, které by přiměly zákazníka se zamyslet, zda-li bude pro něj výrobek vhodný. Konkrétnost je důležitá, příjemce přirozeně donutíte se nad celou situací lépe zamyslet.
4. Correct – komunikujte správně
Když je vaše komunikace správná a bezchybná, vaši příjemci to ocení. Jste si jisti, že používáte srozumitelné výrazy, aby vám všichni dobře rozuměli? Dáváte si pozor na gramatické chyby a překlepy? Čtete po sobě email ještě jednou před odesláním? Jsou všechna jména a názvy napsána správně?
Možná se vám to zdá pedantské, ale lidé – speciálně na vyšších pozicích, vyžadují od ostatních korektnost a správnost. Dávejte si pozor na překlepy. Některé nemusí opravit ani korektor v počítači (např. „konverzace“ – „konzervace“). Po rychlém přečtení si všimněte, že jsou slova téměř totožná, každé však znamená něco jiného a korektor slovo sám od sebe neopraví, protože je napsáno správně. Čtěte tedy po sobě vše vícekrát a nespoléhejte se pouze na techniku. Se správným pravopisem budete působit profesionálnějším dojmem.
5. Coherent – komunikujte souvisle
Vaše slova a celé věty by měly logicky navazovat, tak aby se v nich člověk neztratil. Souvislost a logičnost je pro správnou komunikaci klíčová. Pokud mluvíte o jednom tématu, nepřeskakujte na druhé. Každá myšlenka, kterou chcete sdělit, by měla mít nějaký souvislý děj.
Špatný příklad:
„Milá Karlo,chtěla jsem ti jen říci, že složku s dokumenty máš ve stole, ještě budu chtít s tebou zítra probrat podrobnosti a vymyslet, co řekneme šéfovi. Zejména si myslím, že bude důležitá ta poslední strana, to si určitě přečti a pak bych se chtěla zaměřit i na téma na straně 8. Tak na nic nezapomeň, uvidíme se v 8. Jana“
Dobrý příklad:
„Milá Karlo, zítra se připravíme na schůzku s šéfem. Do tvého horního šuplíku jsem umístila složku pracovníka. Projdi si zejména část 8. – Jak nakládat s fakturami a poslední část 10. Etický kodex. Budeš mít čas zítra v 8? Jana“
Vidíte ten rozdíl? Celý email by měl být jasný, souvislý, stručný, konkrétní a hlavně lidský. Nezahlcujte lidi zbytečnými informacemi, které je jen stresují. Buďte ohleduplní, i vy můžete jít ostatním příkladem.
6. Complete – komunikujte úplně
Splňuje vaše správa všechny úplné informace? Pokud rozešlete neúplný email, můžete způsobit i velký zmatek.
Pojďme se podívat na další špatný příklad:
,,Ahoj všichni, jen vás chci upozornit, že se všichni zítra sejdeme v zasedačce. Uvidíme se tam. Honza“
Dobrý příklad:
„Ahoj všichni, jen vám chci připomenout zítřejší meeting o zavedení nových telekomunikací do firmy, který proběhne v zasedačce ve 2. patře. Kdo se nemůže účastnit, prosím napište mi email. Děkuji Honza“
Tím, že budete komunikovat úplně (předmět schůzky, čas a místo), vyhnete se nepříjemnostem, které by mohly nastat díky špatnému pochopení emailu. Komunikujte opět stručně, ale úplně.
7. Courteous – komunikujte zdvořile
Zdvořilá komunikace je vždy vstřícná, otevřená a upřímná. Nejsou v ní žádné urážky či skryté agresivní tóny. Lidé se při tomto typu komunikace cítí bezpečně a komunikují bez předsudků a zbytečných emocí. V komunikaci je tedy důležité být dostatečně empatický a vycítit, co druhý potřebuje. Pokud se s vámi lidé cítí dobře, budete mít o 100% lepší výsledky a dosáhnete v komunikaci toho, co chcete.
Špatný příklad:
„Dobrý den Honzo,všiml jsem si, že se váš tým za poslední 3 měsíce hodně zhoršil, nechci být prorokem špatným zpráv, ale toto nikam nevede. Jste sice schopný, ale tato pozice vám nejspíše nesedí. Kdy si na mne uděláte čas, abychom to projednali? J. Pavlovský“
V tomto případě bude Honza velice demotivován, cítí se ponížený, a i když pan šéf Pavlsovký vyjádří malou poklonu ve smyslu, že je schopný, Honza si ji přes všechny negativa nemůže do mozku zaznamenat. Na schůzku půjde zcela zmaten, zklamán a se špatnými pocity. Dobrá komunikace se tak minula účinku.
Dobrý příklad:
„Dobrý den Honzo,cítím, že poslední měsíc nejste zcela ve své kůži. Je toho na nás všechny hodně. Věřím, že máte potenciál na vyšší výkon. Rád bych si o tom s vámi pohovořil a navrhnul přijatelné řešení pro všechny. Co byste řekl pracovnímu obědu ve středu ve 12 hodin? J. Pavlovský“
Rozdíl ve sdělení je markantní. Na příkladech vidíte, jak se i nepříjemná správa dá zformulovat lidsky, jasně a důstojně. Honza bude mít i pravděpodobně větší motivaci na sobě zapracovat a udělat šéfovi radost.
Co si ze 7C odnést
Kolikrát je až smutné, jak se lidé, kteří hovoří stejnou řečí, absolutně míjejí v komunikaci. Je to však o snaze druhým porozumět, pracovat na sobě a neustále se snažit zlepšovat v komunikaci s druhými.
Trénovat můžete každý den na různých situacích. Než se začnete rozčilovat a uchylovat k negativním postojům, snažte se nejprve vcítit se do situace druhých a znovu zvažte svůj způsob komunikace vůči nim. Možná zjistíte, že na pohled složitá situace se dá vyřešit velice klidně, efektivně a bez zbytečných emocí.
