Pokud jste se již připravili na obchodní jednání a dokonce si i sjednali termín obchodní schůzky, čeká vás náročná mise – navodit dobrý dojem, správně započít hovor s obchodním partnerem a zahájit samotné obchodní jednání. V následujícím článku vám ukážeme, jak na to.
Jak zahájit obchodní jednání
Navození dobrého dojmu
Řeč vašeho těla ovlivňuje, jak vás druzí vnímají. V profesním životě mohou být signály, které podvědomě vysíláte dokonce rozhodující. Pro obchodní jednání to pak platí obzvlášť.
Kdo chce řeč těla skutečně brilantně ovládnout, měl by vyhledat jeden z mnoha kurzů „body language“. Na tuzemském trhu je v různé kvalitě nabízejí desítky firem. Pokud se zatím na kurz nechystáte, poslouží vám alespoň několik následujících pravidel.
Na vzhledu záleží
Aby vaše tělo vysílalo potenciálním obchodním partnerům jen ty signály, které chcete, musíte ho předně správně „upravit“. Zanedbaný účes, neoholená tvář, ošklivé nehty – nic z toho na obchodní jednání nepatří. Nepodceňujte tedy upravený vzhled, pěkné oblečení ani příjemnou vůni. To vše vyvolává ve vašem okolí podvědomé sympatie.
Oči prozradí mnohé
Lidé jsou hodně citliví na správný a dostatečný oční kontakt, který značí otevřenost a ochotu dohodnout se. Kdo se očím druhých vyhýbá, působí nejistě a neupřímně. Obchodního partnera se ale rozhodně nevyplatí ani „propichovat“ pohledem. Přirozenou frekvenci pohledů do očí můžete vypozorovat například v kolektivu přátel, kteří se spolu uvolněně baví a mají se vzájemně v úctě.
Nemluvte rychle ani potichu
Překotnou mluvou si jednak způsobíte problémy, za druhé budete působit nervózně. Budete-li hovořit tiše, protějšek to může pochopit jako projev nejistoty až strachu. Ale pozor – příliš hlasitá mluva zase naznačuje napětí. Je zkrátka nutné, abyste našli svůj optimální tón.
K tomu poslouží jednoduchý trénink – svým běžným způsobem řeči a středně silným hlasem počítejte několikrát od jedné do deseti a postupně prodlužujte samohlásky, až budete počítat velmi pomalu.
Výsledný tón si snažte co nejpečlivěji zapsat do paměti. Časem už vám bude při důležitých jednáních „naskakovat“ automaticky.
Držte si správný odstup
Při obchodním jednání je velmi důležitá vzdálenost, kterou od svého protějšku udržujete. V žádném případě se nehodí vstupovat do takzvané intimní zóny druhého, tedy blíž, než je vzdálenost na podání ruky. Pokud se ale od klienta či obchodního partnera vzdalujete příliš, působíte arogantně. Zkuste proto „neutíkat“ dále než 120 centimetrů od člověka, s nímž jednáte.
Správné vedení úvodní části rozhovoru
O klientovi víte velmi málo na to, abyste vhodně zahájili obchodní jednání a našli správný klíč k jeho osobnosti. Vždy buďte spíše zdrženlivější. Vstoupíte-li například do pracovny nového, neznámého partnera, zůstaňte stát několik vteřin u dveří. Letmo se usmějte a zeptejte se zda-li jste správně.
Začněte v uctivé vzdálenosti
Nehrňte se příliš energicky k obchodnímu partnerovi. Nenapřahujte ruku k pozdravu jako první. Počkejte, až vás domácí uvítá, nabídne místo k sezení, případně vyzve k tomu, abyste si odložili (nikdo to nedělejte sami). Pokud vám nabídne občerstvení, volte s ohledem na povahu schůzky, pokud nemáte v úmyslu delší jednání, nevyžadujte kávu apod., mohlo by to vést ke zdržování vašeho partnera.
Sedněte si tak, aby vás měl obchodní partner „po ruce“
Pokud partner nabídne místo u jednacího stolu, v devíti z desíti případů vám nabídne místo naproti sobě. Tohle místo není nejvýhodnější, pokud chcete, aby s vámi klient spolupracoval. Pokuste se sednout si tak, aby mezi vámi a klientem byl pravý úhel.
Pohodlně se usaďte a teprve potom začněte hovořit
Dříve než spustíte, rozložte a uspořádejte si na jednacím stole materiály, poznámkový blok, propisku a všechny další pomůcky, které budete v průběhu obchodního jednání potřebovat. Jeho pracovna se stává i vaší pracovnou. Neponechávejte partnerovi zcela výhodu „domácího hřiště.“ V průběhu těchto příprav můžete zvolit nezávazné příjemné téma (tzv. ice-break), např. o cestě, parkování, počasí, nebo o obrazech na chodbách.
Otevření obchodního jednání
Poděkujte za možnost setkání, předejte partnerovi vizitku. Pokud obdržíte jeho vizitku, pečlivě si ji prohlédněte, jde o výraz úcty, nepiště na ni, nekrčte ji, v případě, že se jednání účastní více osob, rozložte si vizitky tak, jak tyto osoby sedí kolem vás, umožní vám to rychlou orientaci ve funkcích i jménech obchodních partnerů se kterými jednáte.
Uzavřete tzv. časový kontrakt
Dohodněte se kolik času je partner ochoten vám věnovat. S ohledem na tuto skutečnost se budete snažit jednání ovlivňovat, tak aby došlo na všechny pro vás důležité body jednání.
Uzavřete tzv. programový kontrakt
Zrekapitulujte vaši představu o účelu a obsahu jednání a vyžádejte si partnerův souhlas nebo vyjádření, že mu to takto vyhovuje, případně ho nechte do programu zasáhnout.
Zjistěte, do jaké míry partner při jednání zná váš podnik a problematiku, o které budete jednat. K tomu lze využít několika jednoduchých otázek. Je-li to vhodné, můžete ho seznámit s vašim podnikem, úspěchy a činností.
Dejte pozor, aby jste v těchto úvodních fázích obchodního jednání nebyli příliš rozsáhlí a partnera nezdržovali, snažte se citlivě sledovat jeho reakce a některé fáze můžete zkrátit na minimum, jiné dokonce přeskočit, anebo nechat na závěr schůzky.
