Máte hromadu naskenovaných dokumentů a nevíte, kam s nimi? Uložit je do cloudu, nebo raději na vlastní server? Kolik prostoru budete potřebovat, a jak zajistíte, aby vaše data byla v bezpečí i za deset let? Při výběru úložiště dat nerozhoduje jen velikost, ale také rychlost přístupu, náklady a zabezpečení. Přečtěte si náš článek a zjistěte, jaké úložiště je pro vás nejlepší!
Možností je spousta – od interních serverů přes cloud až po kombinovaná řešení. Každé z nich má své výhody a nevýhody, a pokud chcete najít to pravé, je dobré zvážit několik důležitých faktorů.
1. Kolik dat potřebujete uložit?
Než se rozhodnete pro konkrétní řešení, spočítejte, kolik místa budete potřebovat. U běžných kancelářských dokumentů ve formátu PDF s rozumnou kvalitou obrazu můžete počítat s velikostí kolem 50–300 kB na stránku. Pokud ale skenujete ve vysokém rozlišení nebo používáte bezztrátové formáty, jako je TIFF, soubory jsou výrazně větší – například 600 DPI sken ve formátu TIFF může mít 10–50 MB na jednu stránku, zatímco PDF s bezztrátovou kompresí bude obvykle mezi 1–5 MB na stránku.
Množství uložených dat rychle roste. Podle odhadů bude do roku 2025 ve světě existovat přes 200 zettabajtů dat, přičemž velkou část tvoří právě dokumenty a multimediální soubory. Pokud tedy vaše firma rychle roste, zvolte řešení, které lze snadno rozšířit.
2. Kam dokumenty uložit a jak je archivovat? Lokální server, cloud, nebo hybridní řešení?
Každý způsob archivace dokumentů má své výhody a nevýhody.
- Lokální úložiště (on-premise) – pokud si chcete udržet plnou kontrolu nad dokumenty a máte vlastní IT tým, může být server umístěný přímo ve vaší firmě nejlepší volbou. Nevýhodou je nutnost pravidelné údržby, vyšší počáteční investice a provozní náklady (příkon serverů, klimatizace, upgrady, náklady na správu).
- Cloudové úložiště dat – stále oblíbenější volba, která umožňuje přístup odkudkoli a škálování podle aktuálních potřeb. V roce 2024 uvedlo 78 % malých firem, že používání cloudových řešení výrazně zlepšilo jejich vlastní efektivitu a produktivitu.
- Hybridní řešení – pokud potřebujete citlivé dokumenty uchovávat lokálně, ale zároveň chcete výhody cloudu, hybridní model nabízí to nejlepší z obou světů. Hybridní řešení kombinuje lokální a cloudové úložiště.
Výběr závisí na vašich prioritách – pokud je pro vás rozhodující rychlost a jednoduchost, cloud je skvělá volba. Pokud ale pracujete s citlivými daty nebo chcete mít kontrolu nad každým přístupem, lokální server může být výhodnější.
3. Jak zajistit bezpečnost uložených dokumentů?
Ať už se rozhodnete pro jakékoli řešení, stěžejní otázkou je bezpečnost. Kybernetické útoky jsou čím dál častější a v roce 2024 celých 82 % úniků dat způsobila lidská chyba nebo špatně nastavené zabezpečení.
Pokud se rozhodnete pro on-premise, ověřte si, zda poskytovatel nabízí:
- Šifrování dokumentů (ideálně 256bit AES).
- Dvoufázové ověření přístupu.
- Automatické zálohy pro případ výpadku nebo útoku.
- Uložení na území EU. Pokud mimo EU, tak na se na ně nevztahuje GDPR a další evropské regulace, což může být u citlivých dat problém.
Lokální servery musí být chráněné nejen před kyberútoky, ale i před fyzickými hrozbami, jako je požár nebo krádež. Je proto existenciálně důležité mít důležité dokumenty zálohované na jiném místě. Lokální servery vyžadují investice do bezpečnostních opatření, jako jsou redundantní systémy nebo fyzická ochrana. Kvalitní cloudoví poskytovatelé však nabízejí vyšší úroveň zabezpečení a nonstop dohled, na který by firmy s lokálním řešením finančně nedosáhly. I přesto je dobré mít zálohu rozhodujících dokumentů na jiném místě pro ochranu před nepředvídatelnými událostmi.
Tip: Pokud hledáte profesionální řešení pro digitalizaci a skenování dokumentů, Copy General vám pomůže najít ideální způsob správy vašich dat https://plan.copygeneral.cz/digitalizace-skenovani/.
4. Jak často budete dokumenty potřebovat? Aktivní vs. archivní úložiště dat
Ne všechny dokumenty potřebujete mít ihned po ruce. Některé používáte denně, jiné jen občas a některé musíte uchovávat roky kvůli zákonným požadavkům.
Pokud jde o dokumenty, ke kterým potřebujete přístup často, vyberte úložiště s rychlou odezvou a možností jednoduchého vyhledávání. Pro archivaci dokumentů, které už jen uchováváte pro případ potřeby, můžete využít levnější a pomalejší úložiště. Například cloudová řešení jako AWS Glacier umožňují archivaci dat za zlomek ceny běžného úložiště.
5. Kolik to bude stát?
Cena se liší podle typu úložiště a objemu dat. Zatímco vlastní server znamená vyšší počáteční investic a provozní náklady, cloudová řešení obvykle fungují na bázi měsíčního předplatného. Například v roce 2024 firmy uváděly, že díky přechodu na cloud ušetřily až 30 % nákladů na správu IT infrastruktury.
Důležité je také zvážit náklady na obnovu dat. Pokud by došlo k výpadku nebo útoku, některé služby si účtují poplatky za obnovení velkých objemů dat.
6. Zálohování a obnova dat – co když se něco pokazí?
Při elektronické archivaci dokumentů nesmíte zapomenout na pravidelné zálohování. Pokud úložiště neobsahuje automatické zálohování, musíte jej řešit manuálně.
V roce 2024 se zjistilo, že 60 % firem, které ztratily kritická data a neměly zálohu, ukončilo činnost do šesti měsíců.
Doporučuje se pravidlo 3-2-1:
- 3 kopie dat,
- 2 různé typy úložišť (např. cloud + externí disk),
- 1 záloha uložená na jiném místě.
Které úložiště dat je pro vás nejlepší?
Neexistuje univerzální řešení – vše záleží na tom, kolik dat potřebujete uložit, jak často je budete používat a jak důležitá je pro vás bezpečnost.
Neodkládejte rozhodnutí na poslední chvíli. Zamyslete se nad tím, jak s dokumenty pracujete dnes, ale i jak se vaše potřeby mohou změnit v budoucnu. Správně zvolené úložiště dat vám usnadní každodenní práci, ušetří čas i peníze a ochrání vaše důležité soubory před ztrátou.
Zdroje číselných údajů a dat:
- https://getquickscan.app/how-document-scanning-benefits-small-businesses/
- https://www.filecenter.com/blog/document-management-statistics
- https://cybersecurityventures.com/the-world-will-store-200-zettabytes-of-data-by-2025/
Zdroj obrázku: WrightStudio / stock.adobe.com
