Pokud máte automobil zapsaný do obchodního majetku fyzické či právnické osoby, máte povinnost řádně vést knihu jízd. Proto si přečtěte nejdůležitější informace, které byste měli o knize jízd určitě vědět a seznamte se s možnostmi vedení knihy jízd elektronickou formou.
Kniha jízd
Kniha jízd je účetní doklad, ve kterém jsou zaznamenány údaje o jednotlivých jízdách automobilu v obchodním majetku nebo vozu soukromého, užívaného k podnikání. Tyto údaje slouží finančnímu úřadu k tomu, aby zjistil, zda je automobil skutečně využíván k dosažení, zajištění a udržení příjmů.
Používá se najčastěji v tištěné podobě, ale existují i kvalitní softwary, které jsou pro vedení příjemnější. Software nabízí zjednodušení práce, protože se vám samy sečtou kilometry a spočítají další matematické operace.
Kdo musí vést knihu jízd
Knihu jízd vedete pokud máte automobil jako součást firemního majetku (v nájmu, pořízený na leasing či vypůjčený) i pokud užíváte soukromý vůz k podnikatelské činnosti. V případě, že firemní vozidlo používáte i k soukromým cestám, musíte je do knihy jízd uvádět. Zjednodušeně řečeno pak celkové náklady (pohonné hmoty, nájem, opravy atd.) musíte snížit právě o podíl soukromých Zaznamenáváte jen služební jízdy a za každý takto ujetý kilometr si účtujete adekvátní částku. Kniha jízd nemusí být v tištěné podobě a také ji nemusíte mít neustále v autě s sebou.
Obsah knihy jízd
- Bližší identifikace řidiče a vozu.
- Datum jízdy včetně bližšího stanovení času.
- Výchozí místo, odkud vůz odjel na cestu.
- Cílové místo, případně místa, kterými vůz projížděl.
- Stav tachometru před jízdou a po ní.
- Čerpání pohonných hmot během jízdy.
- Zda bylo během služební cesty do zahraničí placeno mýto.
- Podrobnosti o závadách, které se během jízdy vyskytly, apod.
Jednotlivé záznamy musí být uspořádány chronologicky a veškerá data na sebe musí navazovat, což se týká především počátečních a koncových stavů tachometru. U knihy jízd v tištěné formě nesmí chybět u identifikace řidiče i jeho podpis.
Kniha jízd vedená v elektronické podobě
Kniha jízd, postrach firemních řidičů. Její vypisování je jednoznačně jednou z nejneoblíbenějších činností, se kterými se zaměstnanec může setkat. Knížečka k tomuto účelu vedená se stává pro mnohé strašákem a některé láká k odchýlení se od pravdy. Ať už je to zaviněno lehkovážností zaměstnanců nebo jejich – ne zrovna čistými – úmysly, ne vždy se dá údajům v knize jízd věřit. Proč však používat zastaralý způsob, který dává velký prostor pro podvody a kohokoliv, kdo používá služební vozidlo, obtěžuje?
Moderní technologie přináší řešení. Jedním ze způsobů využití tohoto, dosud jediného globálně fungujícího systému pro určování polohy je také sledování vozového parku a automatické vedení knihy jízd. Máte možnost veškeré údaje o vašich vozidlech shromažďovat na jednom místě, statisticky je třídit, nechat se upomínat na důležitá data související s jejich provozem, kontrolovat jejich spotřebu, diagnostikovat případné závady ještě dříve, než mohou napáchat škodu. Propojením s notebookem, tabletem či smartphone je možné moduly knihy jízd používat jako navigaci.
Elektronická kniha jízd – rozporuplné, ale účinné řešení
Samozřejmě, že s používáním podobných zařízení je problém z hlediska etického. Zaměstnanci těžce snáší pocit, že mají ve vozidle namontované zařízení, které nemohou vypnout a které o jejich řízení ví všechno. V nejhorším případě je jim zařízení do firemního automobilu namontováno bez jejich vědomí. Pokusy o vyjmutí jednotky zaměstnancem často končí ztrátou pracovního místa.
Mnohé systémy však nabízí volbu režimu jízdy. Pokud má zaměstnanec automobil i k soukromému užívání, má možnost přepnout mód zařízení na soukromý. Ve výstupu je pouze uvedeno, že bylo vozidlo užíváno privátně nebo nejsou o jízdě dodána žádná data. V případě společností, u kterých zdrojem zisku není přeprava nákladu nebo lidí, je toto řešení vítaným zpříjemněním.
Největší výhodu znamená však elektronické vedení knihy jízd pro autodopravce. Tyto společnosti potřebují mít absolutní kontrolu nad svými vozidly, metody práce jejich zaměstnanců jsou určeny zákony a jakýkoliv kompromis je velmi nebezpečný. Každý rok je velké množství nehod zaviněno řidiči kamionů, kteří nedodrží povinnou přestávku a spánek je za volantem přemůže. Elektronická kniha jízd umožní sledovat dodržování povinných přestávek a v případě jejich vynechání informuje dispečink.
Pro provozovatele vozových parků odlišných od kamionů a osobních vozidel je možnost přizpůsobení knihy jízd charakteristice vozidla. Toho mohou využít například stavební společnosti ke sledování bagrů a buldozerů, které nemají standardní způsob činnosti. Tato vozidla stráví většinu času na jednom místě a do knihy jízd se tudíž zapisují kromě polohy i jiné relevantní informace jako například doba chodu motoru. Elektronická kniha jízd se dokonce dá upravit na potřeby námořní plavby.
Elektronická kniha jízd umí víc než papírová
Jaké konkrétní výhody a jaké informace tedy můžeme získat? V dnešní době téměř jakékoliv, elektronická kniha jízd za sebou nechává tu papírovou velmi daleko. Řešení umožní monitorovat rychlost, kterou se vozidlo na určitých úsecích pohybovalo a dokáže zaznamenat překročení rychlosti nad povolenou hranici v daném místě. Velký problém je zatěžování vozidel nad únosnou mez. I tomuto neduhu se vyvarovat pomůže elektronická kniha jízd. Díky možnosti napojení snímačů zatížení je do knihy jízd zaznamenána informace o hmotnosti vozidla.
Možnosti využití senzorů jsou však daleko širší. Správce knihy jízd si může objednat a nechat nainstalovat celé spektrum senzorů a produkt si přizpůsobit zcela svým vlastním představám. Je možné nechat si zabudovat teploměry, které monitorují teplotu v nákladovém prostoru. Této možnosti využijí zejména dopravci živých zvířat, mražených potravin a technických plynů. Dále zabudování senzorů umožňuje kontrolu stavu dveří nákladového prostoru a jeho zápis. Dopravce tak ví, kdy bylo vozidlo naloženo a kdy vyloženo a zda někdo s dveřmi nemanipuloval za jízdy.
V propojení s alarmem i jako vyhledávací technologii pro případ odcizení vozidla. Některé knihy jízd na trhu dokonce umožňují na dálku zapnout imobilizér motoru či zvukovou signalizaci alarmu. Samozřejmostí je snadnější dohledání vozidla v případě odcizení. V neposlední řadě je třeba zmínit se o detekci havárie. Mnohé knihy jízd umí zjistit prudké zpomalení vozidla, které je povětšinou zaviněno havárií, a informaci o této události odeslat na předdefinované telefonní číslo včetně informace o přesném čase, poloze a rychlosti v době nárazu.
Jak elektronická kniha jízd funguje
Elektronická kniha jízd dnes funguje převážně dvěma způsoby. Prvním je pasivní záznam, kdy jsou do modulu zabudovaného ve vozidle zapisována veškerá data a jsou do centrální databáze všech vozidel přenesena, když se vozidlo navrátí do domovské garáže. Data se zaznamenávají na flash kartu nebo hard disk, ze kterého se poté dají přenést do počítače. Druhým způsobem, který přináší výhodu absolutní volnosti, je možnost předávat informace o pohybu vozidla pomocí modulu s GSM/GPRS technologií. Data jsou nahrávána do centrální databáze bezdrátově a plynule v průběhu jízdy, odpadají zbytečné přenosy v garáži a celá procedura se velmi zjednoduší. Hlavní výhodou bezdrátového přenosu informace o pohybu vozidla je možnost sledovat všechna vozidla na mapě v reálném čase. Jedinou nevýhodou jsou náklady na přenos dat, o které se navýší náklady na provoz knihy jízd.
Náklady na pořízení elektronické knihy jízd jsou jen velmi obtížně vyčíslitelné. Závisí na počtu vozidel ve vozovém parku, jejich typu a zejména na nadstavbových funkcích, které od knihy jízd očekáváme. Pokud je však kniha jízd správně zavedena, je šance, že se investice do její instalace rychle vrátí.
Zdroj: V článku byly využity informace ze serveru Lobby.cz.
