Firemní porady patří k nástrojům vnitrofiremní komunikace, kdy se jedná o organizovanou komunikaci se členy pracovního týmu. Pro efektivní poradu potřebujete splnit tři základní podmínky: mít jasné cíle, dbát na organizaci a pevné vedení. Kvalitní porada pak šetří čas, motivuje, sdružuje, přináší informace a zkušenosti.
Porada v práci
Aby byla pracovní porada efektivní, musíme si ji dobře připravit, realizovat a vyhodnotit. Jinak může být porada naopak přehlídkou ztraceného času a demotivací pro spolupracovníky.
Hlavní cíle porad
- Zjištění úrovně plnění úkolů za uplynulé období.
- Rozdělení úkolů a odpovědností na následující období.
- Detekce rizik, sledování nálady uvnitř týmu.
- Motivování členů týmu a upevnění týmové sounáležitosti.
Z čeho při vytváření porad vycházet
- Hlavním účelem porad je odstraňovat překážky v práci, navodit žádoucí změny.
- Způsob, jakým probíhají porady, je ukazatelem kultury dané organizace, manažera.
- Změna kultury porad má rozšiřující pozitivní efekt na celou organizaci.
- Neexistuje jednoduchý nebo jediný „správný způsob“, jak vytvořit efektivní poradu.
- K vytvoření efektivní porady je potřeba série předem promyšlených rozhodnutí o přípravě, vedení a ukončení porady.
- Efektivní postup porady přináší výsledky, které jsou realizovatelné.
- To, že se na rozhodování podílejí všichni je klíčem k úspěšné realizaci.
- Efektivní konsensuální rozhodnutí nevznikají najednou a lehce. Je to výsledek obtížně získaných sérií dohod.
Role facilitátora
Facilitátor je neutrální osoba, která je odpovědná za proces provedení porady, nikoli za její obsah a výsledek.
Jaká je role facilitátora
- navrhuje postup diskuse (podle aktuální situace volí metody jednání),
- neúčastní se obsahové stránky diskuse,
- nehodnotí nápady členů skupiny,
- zajišťuje, aby všichni hovořili ve stejnou chvíli o jednom tématu,
- zajišťuje aby všichni používali ve stejnou chvíli stejnou metodu diskuse,
- zajišťuje, aby měl každý šanci vyslovit svůj názor,
- podněcuje aktivitu účastníků,
- soustředí energii skupiny na projednávané téma,
- chrání účastníky před případným vzájemným napadáním.
Předpoklady úspěšné porady
Úspěch firemní porady nezávisí pouze na kvalitě účastníků a schopnostech facilitátora, ale je nepřímo podmíněn i celou řadou dalších faktorů. Mezi ty nejdůležitější patří:
- Místo konání.
- Čas konání.
- Osvětlení.
- Tepelná pohoda.
- Pohodlí.
- Ovzduší v místnosti.
- Přestávky.
- Občerstvení.
- Uspořádání místnosti při poradě.
Postup přípravy, provedení a vyhodnocení porady
Porada probíhá ve třech fázích. První fáze se odehrává ještě před samotnou poradou a je téměř nejdůležitější. Druhou fází je samotný průběh porady, a zakončeno je vše po poradě záznamem o poradě a realizací kroků zde stanovených.
1. Před poradou
Stanovení cíle, cílů, definování problémů k řešení
- Požadované výsledky a výstupy.
- Kdo se zúčastní.
- Jak budeme rozhodovat.
- Čas a místo, délka trvání.
- Komu jakou roli.
- Příprava na problémové okruhy a účastníky.
- Argumentace.
- Strategie.
- Obsah programu – stanovení jednotlivých bodů (k informaci, k připomínkám, k diskuzi, k rozhodnutí) a odhad kolik času budou vyžadovat.
- Podklady.
- Pozvánky.
- Příprava místa – uspořádání.
- Příprava pomůcek.
- Příprava organizačního zázemí
2. Při poradě
Úvod porady
- Začít včas.
- Co budeme dělat a proč.
- Definovat cíl, problém.
- Co potřebují.
- Přidělit role.
- Sjednotit, připomenout pravidla.
Porada
- Prostor pro zapojení všech.
- Dodržovat dohody, čas.
- Shrnovat.
- Otázky.
- Zvládat krize a emoce.
- Pružně reagovat na situaci a změny.
Závěr porady
- Shrnovat výsledky, úkoly.
- Připomínat kontext.
- Ocenit průběh.
- Poděkovat a končit pozitivně.
3. Po poradě
- Záznam o výsledcích, zápis.
- Rozeslání, předání účastníkům.
- Realizace dohodnutých kroků.
- Zhodnocení výsledků porady.
Chytré tipy k firemním poradám na závěr
Dohodněte se s zúčastněnými a rozdělte následující role
- zapisovatel – instruujte jej, jak má zápis vypadat a komu a v jaké podobě zápis následně poskytnout,
- moderátor – nemusí být shodný s managerem porady, zná agendu schůzky a provádí účastníky její strukturou,
- strážce času – hlídá celkový čas věnovaný jednotlivým bodům agendy, má právo upozorňovat účastníky na překročení dohodnutého časového limitu příspěvku.
Při organizaci firemní porady dbejte na to, aby se účastníci včas dozvěděli potřebné údaje
- Místo konání.
- Čas začátku i délka trvání.
- Agendu porady.
- Potřebné informace formou podkladů.
Zasíláním kvalitních podkladů a realizací formálních záležitostí písemnou formou získáte
- kvalitnější zapojení účastníků do řešení problémů, obzvláště těch, kteří potřebují více času na orientaci v problematice,
- více času pro kladení otázek a tím odhalení potenciálních rizik,
- větší prostor pro motivaci zúčastněných a navazování kvalitních vztahů.
