Prezentace jsou jednou z velmi důležitých věcí v podnikání. Slouží k představení vaší činnosti, produktů a služeb pro potenciální zákazníky či nového projektu pro kolegy ve firmě. Jen si spočítejte, jak často jste nějakou prezentaci měli nebo nějakou shlédli? Podle statistiky jsou prezentace po e-mailech druhým nejpoužívanějším komunikačním nástrojem v podnikání. Jak tedy udělat dobrou powerpointovou prezentaci? Naučte se zásady, které odliší mistra prezentování od učedníka.
Jak na dobrou powerpointovou prezentaci
Obsah, dobrá příprava a správně zvolená forma. To jsou základy dobré prezentace. Přesto na to mnoho lidí nedbá a jejich prezentace jsou statické, bez zapojení posluchačů do hry, nejsou ani zapamatovatelné ani efektivní. Často jsou přecpané textem, definicemi, pojmy a jsou špatně zpracované. Dobrá prezentace přitom potřebuje něco jiného – měla by podnítit zapojení lidí do problematiky a vyvolat debatu.
1. Okořeňte prezentaci, ale pozor: příliš zdobení škodí
Powerpointovou prezentaci můžete udělat graficky krásnou a nalákat tak posluchače, aby jí věnovali pozornost. Zvyšte vizuální dojem tím, že si vyberete dobré pozadí a font písma. Okořeňte prezentaci nejmodernějšími prvky, jako jsou vysoce kvalitní fotografie, videa, grafy či audionahrávky. Pokud budete mít připojení na internet, zapůsobí živá ukázka pomocí videa.
Slajd doprovázený souvisejícím obrázkem může dobře podtrhnout to, co chcete sdělit. Vyberte obrázky či fotky, které jasně podpoří klíčová sdělení. Použít fotky lidí je dobrá cesta, jak se napojit na emoce vašich posluchačů a přitáhnout k prezentaci jejich pozornost.
Ale pozor, odolejte vábení vyzdobit prezentaci příliš. Obsah je král a jasnost sdělení je klíč k vašim posluchačům. Neztraťte povědomí o tom, co je hlavním záměrem prezentace, stále dbejte na to, co je podstatné a co hlavně chcete sdělit posluchačům.
2. Základní grafické zásady
O grafice prezentace v powerpointu by se dal napsat samostatný sáhodlouhý článek. Zde si řekneme jen nejzákladnější doporučení. V celé prezentaci používejte jen jeden font písma a jedno pozadí. Na první slajd dejte pouze název prezentace (téma) popřípadě své jméno a firmu. Pokud je prezentace delší, neuškodí dát na další slajd obsah prezentace, tedy to, o čem budete mluvit.
Na další slajdy patří texty, obrázky, grafy atd. Kvůli dobré čitelnosti pište texty velkými písmeny a ne ve větách. Místo toho do prezentace vložte jen stručné body, ke kterým budete dále mluvit. Doporučuji dát na jeden slajd maximálně pět odrážek. Raději mějte více slajdů než jeden přeplněný.
Nedávejte složité přechody mezi slajdy, různé umělecké načítání textu zboku nebo svrchu apod. Většinou jsou tyto efekty rušivé. Nedávejte obrázky na pozadí, text se pak hůře čte.
3. Vzbuďte chuť k diskuzi
Nezahlťte diváky příliš velkým množstvím obsahu. Raději než slajdy plné textu a odrážek použijte krátká, výstižná sdělení na zhruba 140 znaků, které u vašich posluchačů vzbudí pozornost, zapamatují si je a budou o nich diskutovat.
Něco k zasmání a diskuze nad tématem patří také k dobré prezentaci. Buďte aktivní a diskuzi pomožte například tím, že budete klást posluchačům dotazy, budete dělat malé průzkumy jejich mínění přímo na místě a vybízet je ke komentářům.
4. Zapojte do přípravy okolí
Máte ppt prezentaci pro někoho zvenku, pro obchodního partnera, jiné oddělení nebo pro koncové zákazníky? Zapojte do její přípravy kolegy, členy týmu nebo dokonce zákazníky a využijte jejich rad, zkušeností, poznámek, aby vaše prezentace zafungovala co nejlépe. Spolupráce s dalšími lidmi může přispět k tomu, že prezentaci lépe přizpůsobíte vašemu cíli, ať už je to něco prodat či upevnit vazby s partnery.
Autor: Ing. Vladimír Kuchař
