Kdy je čas na procesy ve vaší firmě? Pár tipů, jak to poznáte.

Stále se setkávám se situacemi, kdy je pro majitele firem takřka neuvěřitelné, že by měli procesy a systém ve své firmě zavádět. Daří se jim, zakázky se jen hrnou, peníze přitékají, tak proč se zabývat takovou banalitou, jestli firma funguje efektivně. Bohužel mám zkušenost, že se jim tenhle plážový přístup dříve nebo později vymstí.

Nejdříve se dlouho nic neděje. Rozjet vlastní firmu trvá klidně i 2 nebo 3 roky. Člověk si dlouho vystačí sám. V komunikaci s klienty, v marketingu, prodeji, sledování svých financí a cash flow atd. Většinou se orientuje hlavně na to, aby si vydělal na pokrytí nákladů a živobytí. Nepotřebuje nikoho k ruce a ani by ho zatím nedokázal zaplatit.

Postupem času se spoustu věcí naučí, některé z nich do určité míry zautomatizuje, zakázky začnou přibývat. Vydělává dostatečně na to, aby si k ruce přibral další lidi. Externě nebo do svého týmu. Firma šlape jako hodinky, zakázky frčí, všechno funguje. A pak se to najednou stane. Začne to drhnout. Proč? A jak to vypadá v každodenní realitě?

Cítíte se pod tlakem

Najednou se na vás a vaše lidi začne valit ohromná masa úkolů, termínů a informací. Každodenní agenda vás naprosto převálcuje, úkoly odpalujete jak golfové míčky na cvičném odpališti. Termíny přestaly existovat. Rozvojové projekty leží někde bokem, protože mnohem hlasitější jsou aktuální “hořáky”.

Je to frustrující. Na konci každého dne jste vyšťavení a máte pocit, že jste zase nic neudělali. A přitom jste se celý den nezastavili a večer padáte vyčerpáním do postele.

Jedinou radu na to mám. Dýchejte a zastavte se.

Přestanete stíhat

Zakázky přibývají. Už je nestíháte vyřizovat. Nestíháte odpovídat na poptávky od nových i stávajících klientů. Začnete práci odmítat, protože už nemáte kapacity, abyste dokázali všechny vyřídili. Nejste ani schopni s nimi komunikovat. Nestíháte fakturovat, takže to ovlivňuje negativně vaše cash flow.

A přitom naprosto jednoznačně vnímáte, že kdyby nebylo toho nestíhání, víte, kam chcete svoji firmu rozvíjet, víte, kam růst ve svém oboru. Že vám ty zakázky proklouzávají pod prsty a vy tomu nedokážete zabránit. Ale už vám nestačí síly, čas ani energie, abyste to zastavili. Jste na pokraji vyčerpání.

Často se v takové situaci radí, že je dobré zdražit, aby se klienti trochu vyfiltrovali. Ano, je to jedno z možných řešení. Nebo přijmout další lidi do týmu. Začít s někým externě spolupracovat.

Já k tomu přidávám ještě jeden směr, který by podle mě měl být na řadě jako první před těmi shora zmíněnými. Najděte místa, kde pracujete neefektivně, kde můžete čas uspořit. Vhodná organizace práce vám pomůže. Pokud totiž vždycky přesně víte, co, kdy, kde a jak máte udělat, neztratíte kontrolu nad tím, co se děje.

Začnete chybovat

Když jste pod tlakem, je velmi vysoká pravděpodobnost, že začnete dělat chyby. Když je pod tlakem celý váš tým, raději nedomýšlet, co se děje. A nebo ano, ať máte názornou ukázku.

Čím víc vás je, tím větší problémy v komunikaci mezi vámi vznikají. Informace se začnou “ztrácet”, nedoputují včas k tomu, ke komu by měly, v tom horším případě se cestou úplně rozplynou. Nedostane je ten správný člověk v týmu, který by s nimi měl dát pracovat. Workflow napříč firmou nabírá zpoždění, je absolutně nepřehledné. Některé úkoly se dublují, některé naopak neuděláte vůbec, protože “to měl přece dělat on, ne já” vs. “ale tys mi to neřekl”. Neví se, domýšlí se, domnívá se.

Poznáváte se v některé z těch situací? Je na čase se zamyslet:

  • jak v týmu nastavit pravidla vzájemné komunikace
  • jak vymezit konkrétní pravomoce a zodpovědnosti každého člena,
  • jak určit konkrétní role,
  • jak zefektivnit workflow, aby nedocházelo k prodlevám a ti správní lidé věděli o správných věcech.

Proděláváte

Respektive nevyděláváte tolik, kolik byste mohli. Při pohledu na váš zisk. Obrat vám s větším počtem zakázek pravděpodobně roste. Pokud dostatečně včas fakturujete a zodpovědně řídíte svoje cash flow. Ale z nějakého “záhadného” důvodu máte i vysoké náklady.

Příčiny? Třeba náklady na zaměstnance. Samozřejmě, nemůžete je nechat bez výplat. Ale zkuste si porovnat produktivitu člověka s náklady, které vás reálně stojí. Vyplatí se vám? Skutečně “uživíte” všechny, které aktuálně máte v týmu?

A samozřejmě vznikají dodatečné náklady v důsledku hašení všech chyb, které už dříve vznikly. Zakázka na míru, která se nepovedla a musíte ji udělat znovu. Zásilka odeslaná na špatnou adresu. Faktura vystavená na jinou částku. Všude propalujete peníze na lidi, kteří chybu nejen způsobili, ale i na ty, kteří ji pak musí napravit.

Nenabádám vás tady, abyste bezhlavě začali svůj tým osekávat. Spíš popřemýšlejte, jestli se nedají vyladit role každého v týmu tak, aby začali pracovat efektivněji, a tím přinášet firmě větší přidanou hodnotu. Když to takto uděláte u každého, vznikne vám najednou prostor pro další rozvoj.

Komplikujete si práci

Aniž byste si to třeba vyloženě uvědomovali. Co tím myslím? Neuvažujete, jak si práci zjednodušit. Jak pracovat chytře a ne hodně. S šikovnými nástroji toho totiž stihnete mnohem víc. V dnešní digitální době plné různých aplikací, cloudů, softwarů a dalších možných udělátek je vyloženě hloupost, když se nebudete snažit si svoji práci zjednodušit a zautomatizovat. A tyhle moderní vychytávky tomu skvěle napomůžou. A navíc vám ušetří i ty peníze, protože nebudete muset spoustu věcí dělat ručně.

Poohlédněte se kolem a najděte vhodnou aplikaci třeba pro vaši fakturaci a propojení s vaší účetní a bankou. Pro transparentní komunikaci v týmu během rozeběhnutých projektů, pro přehlednější evidenci zakázek, sledování vašeho cash flow. Možností je už dnes nepřeberně.

Caflou tuzky

V kolika bodech jste se našli?

Pokud minimálně v jednom z nich, je ta správná doba si říct: “Chci si udělat ve firmě pořádek.” Není to o tom, procesy zavést. Vy je už totiž s největší pravděpodobností máte. V podobě pracovních zvyklostí každého ve firmě. Jen si to možná neuvědomujete.

Podstatou je, že těm “zvykovým” procesům dáte vědomě konkrétní formu. Můžu vám s tím pomoct.

Cílem je, aby vaše firma fungovala efektivně, transparentně, vydělávala vám peníze a všichni se v ní cítili dobře.

Článek vznikl ve spolupráci s inteligentní podnikatelskou aplikací Caflou. Cílem této série článků je naučit vás používat postupy a nástroje, které usnadní a zefektivní vaše podnikání.

o autorovi Michaela Treglova
Michaela Tréglová

specialistka a konzultantka efektivity a zjednodušování práce podnikatelům. 

V nejrůznější podobě se agilními procesy zabývá už téměř 20 let. Nejprve jako zaměstnanec ve Škoda Auto a od roku 2015 na volné noze. Věnuje se hlavně nezávislým profesionálům a malým a středním podnikatelským týmům. Motto: “Nepracujte hodně, ale chytře.”  www.treglova.cz

 

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

Praktické návody se vším všudy

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.