Nebojte se účetních programů

Učetní software pro podnikatele

Navíc pro mnoho podnikatelů je účetnictví doslova „španělská vesnice“ – něco, čemu ani trochu nerozumí a nemají sílu a většinou ani čas se v tom zorientovat. I pokud by sílu a čas měli, komplikují jim orientaci v problematice neustálé změny zákonů a předpisů, které s vedením účetnictví a daňovou evidencí souvisí. Mnohdy mají co dělat, aby s nimi udrželi krok i ti, pro které je účetnictví zdrojem obživy – tedy profesionální účetní. Jak z toho ale ven? Řešením může být pořídit si software, který s účetnictvím pomůže. Ne každý, kdo podniká, ale hned potřebuje investovat do účetního programu.

Vedení účetnictví vs. daňová evidence

Je to proto, že ne každý, kdo působí jako osoba samostatně výdělečně činná, musí vést účetnictví. Tímto pojmem už je dnes z hlediska zákona míněno pouze podvojné účetnictví, které se vztahuje jen na část podnikatelských subjektů. Hlavním principem účetnictví je princip podvojnosti, kdy každá účetní operace vyvolává změnu alespoň na dvou účtech. Velký rozdíl oproti daňové evidenci je, že účetnictví účtuje o nákladech i výnosech bez ohledu na zaplacení nebo přijetí finanční částky, v daňové evidenci se účtuje pouze o příjmech a výdajích. Ostatní tedy vedou – pokud se sami nerozhodnou vést účetnictví – jen daňovou evidenci. 

Kdo musí vést účetnictví

Povinnost vést účetnictví se týká všech právnických osob od chvíle zápisu v obchodním rejstříku, fyzických osob, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstříku pokud výše jejich příjmů nebo výnosů (snížených o DPH) dosáhne nebo přesáhne za dvě po sobě jdoucí účetní období v průměru částku 120 miliónů korun nebo provozují živnost průmyslovým způsobem a všichni ostatní podnikatelé-fyzické osoby, pokud jejich obrat přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok částku 25 miliónů korun.

Ostatní podnikatelé účetnictví vést nemusí – vystačí se s tzv. daňovou evidencí. Ta je oproti účetnictví podstatně jednodušší. Jde o prostou evidenci příjmů a výdajů. Chce to být jen schopen schraňovat faktury, účtenky a další příjmové a výdajové doklady a na konci roku pak sečíst příjmy a daňově uznatelné výdaje a zvládnout je správně vyplnit do kolonek daňového přiznání. V případě, že jde o podnikatele, který pracuje sám, nemá žádné zaměstnance a nemusí tak řešit problematiku mezd, není žádné specializované softwarové vybavení většinou potřeba – i při zapojení možností výpočetní techniky si vystačí se schopnostmi tabulkového procesoru typu Excel.

Kniha jízd

V případě, že takový podnikatel využívá ke svému podnikání vozidlo a naježděné kilometry pak uplatňuje v daňovém přiznání jako zdroj výdajů souvisejících s podnikáním, musí vést také knihu jízd.

Tu si může koupit v papírové podobě v regálu v supermarketu, většinou však už nezvládne poctivě vypisovat po každé jízdě, odkud kam jel a jak daleko to bylo. Zpětná rekonstrukce naježděných kilometrů s tužkou a papírem je pak noční můrou každého takového „hříšníka“. Tady může pomoct specializovaný software, který knihu jízd vygeneruje podle zadaných parametrů sám. Stačí mu pouze zadat počet kilometrů, které je nutné „najezdit“ – program už sám vygeneruje náhodně vytvořené jízdy podle zadaných parametrů.

Elektronické knihy jízd samozřejmě pomohou i s „poctivou“ evidencí – v takovém případě pak umožní podnikateli mít dokonalý přehled o výdajích, které se svým služebním vozidlem má. Některé programy pro tvorbu knihy jízd upozorní také na termíny, kdy končí platnost emisní či technické kontroly, na blížící se termín pravidelné servisní prohlídky a podobně. Výjimkou není ani podpora načítání dat z GPS systémů.

Na internetu jsou dostupné některé aplikace typu elektronická kniha jízd ke stažení zdarma, ty však obsahují pouze základní funkce. Za programy s pokročilejšími funkcemi, jako je například podpora načítání dat z GPS systémů, je nutné zaplatit – ceny se však pohybují kolem tisícikoruny.

Účetní systémy – záleží na velikosti

Samozřejmě i malému podnikateli může specializovaný účetní software pomoci – ať jde o aplikace typu elektronický peněžní deník nebo fakturační programy. Mnohé takové programy jsou dostupné jako freeware, tam ovšem není úplná jistota, že je vše v programu ve vazbě na aktuální zákony.

Ani placené účetní programy určené pro potřeby malých podnikatelů, kteří nepotřebují nic víc, než jednoduchou daňovou evidenci, knihu jízd a program pro fakturace a objednávky, ale nestojí žádné velké peníze – ceny za ty nejjednodušší verze začínají někde kolem dvou tisíc korun.

Pokud už podnikatel potřebuje prostřednictvím účetního programu řešit i evidenci mezd, cena je samozřejmě vyšší, třeba i dvoj- nebo trojnásobná a s přibývajícími požadavky a potřebami roste ještě mnohem výš.

Ve chvíli, kdy je podnikatel plátcem DPH nebo spadá do kategorie těch, kteří musí vést podvojné účetnictví, už se bez softwarové podpory prakticky neobejde. Při výběru pak už záleží hlavně na tom, co všechno od programu potřebuje – mzdy, DPH, skladovou evidenci, evidenci majetku, knihu jízd apod. Záleží i na tom, kolik bude program využívat lidí apod. Hodí se také přihlížet k tomu, zda je možné výstupy z účetního programu snadno převádět do Excelu, zda umožňuje automatické zpracování bankovních příkazů, kdy lze pro nové doklady využívat dat z již existujících dokladů (např. objednávek, skladové evidence apod.) a zda umožňuje automatický tisk potřebných dokladů pro státní správu – třeba daňové přiznání či přehledy pro zdravotní pojišťovnu a Českou správu sociálního zabezpečení.