Žijeme v době elektronické, ale firmy stále řeší papíry. Jak z toho ven?

Jak řešit firemní papírování

Vyplývá to z průzkumu, který nechala zpracovat společnost Creative Dock v průběhu letošního května mezi 2 000 firmami, které zaměstnávají 5 až 25 zaměstnanců.

Papíry, papíry, papíry

Placení faktur, archivace zaměstnaneckých dokumentů, převoz papírů k účetním a zpět do firmy, nekonečné hledání něčí vizitky. Ve třetině malých a středních firem se papírováním zabývá dva a více zaměstnanců. Papírů je totiž moc. Práce s dokumenty ve firmách se dá přepočítávat různě: kolik zaměstnavatele stojí peněz, kolik dnů papírováním tráví zaměstnanci nebo – zdánlivě banálně – kolik zabírají v kancelářích místa. Firmám se ale začíná blýskat na lepší časy.

Dokument management systém. Řešení potíží s papírováním?

Na trhu se postupně objevují různé typy více či méně sofistikovaných tzv. dokument management systémů, nástrojů na správu firemních dokumentů. Jeden z nich, s názvem xPaper, představila i společnost Creative Dock a co ji k tomu vedlo, vysvětluje zakladatel firmy Martin Pejša: „S tím, jak naše společnost rostla, množily se i všemožné papíry. Ne všichni máme vrozenou německou pořádkumilovnost, takže občas jsme nějaký důležitý dokument hledali, občas jsme ho ani při nejlepší vůli nenašli, občas jsme zapomněli na splatnost faktury. Spuštěním xPaperu jsme v první řadě začali řešit vlastní problém.“

Zase jste to ztratili?

Jak zjistil průzkum, časté ztrácení dokumentů je problém v pětině firem. Kromě standardní práce s dokumenty tak přibývá i času stráveného hledáním.

Čas jsou peníze

41 % firem s 5 – 25 zaměstnanci na papírování potřebuje více než 4 dny za měsíc. 14 % firem nemá představu, kolik jim papírování sebere času, a zbylých 45 % vyřídí administrativu do 4 dnů za měsíc. Majitelé nebo jednatelé firem sice dokážou odhadnout, kolik času zaměstnanci s dokumenty stráví, ale už nejsou moc ochotní si přiznat, kolik je to stojí peněz. Plná polovina jich odpovídá, že o nákladech nemají představu, čtvrtina odhaduje, že je to více než 5 000 korun za měsíc a zbylá třetina si myslí, že za papírování více než 5 000 korun měsíčně nezaplatí.

Co je doma, to se počítá?

Náklady na papírování jsou ve skutečnosti větší, než si obvykle představujeme. V průzkumu vyšlo také najevo, že více než polovina firem nemá interní účetní. To znamená, že dokumenty převážejí do účetních firem a zpět. Některé dokument management systémy umožňují jednoduché sdílení s každým, koho uživatel označí. Tím zabijete dvě mouchy jednou ranou. K dokumentům se ve firmě dostanou jen povolaní lidé a ušetří se čas za cestování k účetním,“ doplňuje Jan Langer.

Žijeme online, podnikáme offline

Telefon nebo počítač pro poznačení důležitých termínů nebo schůzek používá 56 % lidí ve firmách. 25 % nosí všechno v hlavě a 19 % používá papírový diář. „Jsme zvyklí používat online řešení pro spoustu věcí. A přitom nad procesy, které se nějak dotýkají dokumentů, zpravidla moc neuvažujeme. Je to prostě nutné zlo, které chceme hlavně mít z krku,“ uzavírá Jan Langer.

Infografika průzkumu

Zdroj: Společnost Creative Dock – redakčně upraveno