Žijeme v době elektronické, ale firmy stále řeší papíry. Jak z toho ven?

Počítače, chytré telefony, aplikace. Zvykli jsme si na ně a každý den nám usnadňují život. Když se ale na používání nových technologií zaměříme ve firmách, překvapí, že se i v dnešní „elektronické“ době topí v papírech.

Jak řešit firemní papírování

Vyplývá to z průzkumu, který nechala zpracovat společnost Creative Dock v průběhu letošního května mezi 2 000 firmami, které zaměstnávají 5 až 25 zaměstnanců.

Papíry, papíry, papíry

Placení faktur, archivace zaměstnaneckých dokumentů, převoz papírů k účetním a zpět do firmy, nekonečné hledání něčí vizitky. Ve třetině malých a středních firem se papírováním zabývá dva a více zaměstnanců. Papírů je totiž moc. Práce s dokumenty ve firmách se dá přepočítávat různě: kolik zaměstnavatele stojí peněz, kolik dnů papírováním tráví zaměstnanci nebo – zdánlivě banálně – kolik zabírají v kancelářích místa. Firmám se ale začíná blýskat na lepší časy.

Dokument management systém. Řešení potíží s papírováním?

Na trhu se postupně objevují různé typy více či méně sofistikovaných tzv. dokument management systémů, nástrojů na správu firemních dokumentů. Jeden z nich, s názvem xPaper, představila i společnost Creative Dock a co ji k tomu vedlo, vysvětluje zakladatel firmy Martin Pejša: „S tím, jak naše společnost rostla, množily se i všemožné papíry. Ne všichni máme vrozenou německou pořádkumilovnost, takže občas jsme nějaký důležitý dokument hledali, občas jsme ho ani při nejlepší vůli nenašli, občas jsme zapomněli na splatnost faktury. Spuštěním xPaperu jsme v první řadě začali řešit vlastní problém.“

Zase jste to ztratili?

Jak zjistil průzkum, časté ztrácení dokumentů je problém v pětině firem. Kromě standardní práce s dokumenty tak přibývá i času stráveného hledáním.

Necelá polovina firem, která se účastnila průzkumu, říká, že něco hledají aspoň jednou do měsíce.

„Výhodou některých dokument management systémů je fulltextové vyhledávání. To znamená, že to není jen úložiště naskenovaných faktur, ale všechny podstatné informace ze všech dokumentů jsou převedené na text,“ vysvětluje Jan Langer z produktového vývoje.

 

Čas jsou peníze

41 % firem s 5 – 25 zaměstnanci na papírování potřebuje více než 4 dny za měsíc. 14 % firem nemá představu, kolik jim papírování sebere času, a zbylých 45 % vyřídí administrativu do 4 dnů za měsíc. Majitelé nebo jednatelé firem sice dokážou odhadnout, kolik času zaměstnanci s dokumenty stráví, ale už nejsou moc ochotní si přiznat, kolik je to stojí peněz. Plná polovina jich odpovídá, že o nákladech nemají představu, čtvrtina odhaduje, že je to více než 5 000 korun za měsíc a zbylá třetina si myslí, že za papírování více než 5 000 korun měsíčně nezaplatí.

Co je doma, to se počítá?

Náklady na papírování jsou ve skutečnosti větší, než si obvykle představujeme. V průzkumu vyšlo také najevo, že více než polovina firem nemá interní účetní. To znamená, že dokumenty převážejí do účetních firem a zpět. Některé dokument management systémy umožňují jednoduché sdílení s každým, koho uživatel označí. Tím zabijete dvě mouchy jednou ranou. K dokumentům se ve firmě dostanou jen povolaní lidé a ušetří se čas za cestování k účetním,“ doplňuje Jan Langer.

Žijeme online, podnikáme offline

Telefon nebo počítač pro poznačení důležitých termínů nebo schůzek používá 56 % lidí ve firmách. 25 % nosí všechno v hlavě a 19 % používá papírový diář. „Jsme zvyklí používat online řešení pro spoustu věcí. A přitom nad procesy, které se nějak dotýkají dokumentů, zpravidla moc neuvažujeme. Je to prostě nutné zlo, které chceme hlavně mít z krku,“ uzavírá Jan Langer.

Infografika průzkumu

Papírování ve firmách

Zdroj: Společnost Creative Dock – redakčně upraveno

 

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.