Procesy? Není to téma jen pro velké firmy nebo korporace! Začněte s nimi hned

Mám zkušenost, že pro malé firmy bývá procesní řízení trochu strašákem. Většímu povědomí se těší mezi velkými firmami nebo korporacemi, proto občas vyvolává lehké pocity paniky, protože s tímto povědomím se pojí i představa, že se jedná o komplikované a náročné téma. Souhlasím, že procesní řízení ve velkých podnikatelských subjektech má svá specifika, konkrétní postupy a standardy. O nich ale tento článek není.

Baví mě minimalismus a zjednodušování, proto se orientuji na agilní procesní řízení, které nachází čím dál více uplatnění u nezávislých profesionálů, živnostníků a malých nebo středních firem. Jeho zavedení a práce s ním je jednoduchá a právě u těchto subjektů přináší výsledky velmi rychle.

O čem tedy procesní řízení je?

Procesem je každá opakovaná činnost, která se časem stane rutinou. V této charakteristice se liší od projektů, které jsou specifické svou unikátností. Zjednodušeně jde tedy v případě procesů o řízení rutinních činností, které se v podnikání dějí.

Pokud se rozhodnete procesy řídit, začnete vědomě ovlivňovat průběh činností, které se ve vašem podnikání dějí. Začnete vědomě ovlivňovat chod své firmy. A při správném zaměření na ty podstatné a důležité věci budete činnosti v ní zefektivňovat, a tím dosahovat i lepších výsledků. V ideálním případě ušetříte nejen energii a čas, ale vyděláte díky těmto úsporám i peníze navíc.

Know - how pro začínající podnikatele 

 

 

Proč procesy ve svém podnikání zavádět?

Protože vám pomohou pracovat efektivněji. Získáte přehled o všem, co se ve vaší firmě děje. Víte přesně, co je podstatou konkrétní činnosti, jejím smyslem a cílem, jak přesně krok za krokem probíhá. Víte, kdo danou činnost provádí, co vše k ní potřebuje, jaké výstupy z ní vznikají. Zmapované procesy umožňují práci snáze delegovat díky definování zodpovědností i pravomocí. Procesy jsou také nástrojem kontroly, dokážou snadno podchytit, ve kterém kroku došlo k pochybení, což napomáhá i rychlejší nápravě.

Jenže kde začít?

Skutečně to není nijak složité. Nicméně rozhodnutí začít se věnovat řízení procesů musí být provedeno vědomě s konkrétními cíli. Některé z nich jsem zmínila v předchozím odstavci.

A jaké důvody mívají podnikatelé, se kterými se setkávám ve své praxi? Většinou začínají procesy zavádět až v okamžiku, kdy přestanou svoji běžnou rutinu zvládat a začnou se jí cítit zahlceni. Nebo přestávají stíhat vyřizovat svoje zakázky. Začínají zapomínat. Cítí se vyhořelí. Frustruje je, že mají v hlavě spoustu plánů na nové projekty, ale pro rutinu na ně nezbývá čas ani energie. Pak teprve začnou hledat cesty, jak svoji práci zefektivnit.

Jste na začátku vašeho podnikání nebo máte vlastní byznys teprve krátce? Doporučuji, začněte mapovat činnosti rovnou při jejich prvním provádění. Věřte, že si do příště nebudete pamatovat, jak jste “to něco” posledně dělali. Takže i kdyby to měla být maličkost, sepište si aspoň pár bodů o průběhu do textového editoru jako prvotní poznámky. Nikdy totiž nevíte, jestli se z jednorázového úkolu nestane rutina a nebudete ho potřebovat opakovat.

A pokud už podnikáte delší dobu a do procesního řízení se chcete také pustit, vymezte si konkrétní čas a prostor v programu, kdy si sednete a sepíšete, co se u vás děje. V prvním kole si pravděpodobně vzpomenete jen na aktivity, které jste dělali třeba jen v uplynulém týdnu. Nevadí. Sledujte svoji práci v delším časovém horizontu.

Nechce se vám do toho?

Chápu. Určitá míra skepse a pochybností je vždycky na místě. Navíc, když před námi stojí nová výzva, není jednoduché se odhodlat k jejímu pokoření. Mám zkušenost, že většinou to jsme my sami, kdo si staví překážky v podobě různých výmluv, odporu, nedostatku vůle nebo prokrastinace namísto nadšení začít se věnovat novým tématům. Jenže postavte vedle těchto překážek představu, že pracujete efektivněji. Neděláte při práci žádné nesmyslné a slepé odbočky, protože řízení procesů vás naučí eliminovat plýtvání vaším časem a energií. Nebo ještě konkrétněji. Představte si, že jedete bez obav na dovolenou, protože jste se na svůj odjezd systematicky připravili.

A moje doporučení na závěr?

Pokud jste skutečně rozhodnuti začít své firemní procesy řídit, začněte hned. Nepotřebujete k tomu žádný speciální drahý software, žádnou speciální vychytávku. Použijte to, co už běžně používáte - nějaký textový editor nebo tabulkový procesor. Pokud se přece jen rozhodnete, že chcete něco sofistikovanějšího, můžete vyzkoušet i různé webové aplikace, třeba Caflou. 

Procesy CaflouJednoduchý proces zachycený v aplikaci Caflou

 Vyberte si jednu činnost, kterou se rozhodnete “zprocesovat”. Na začátek doporučuji spíše jednoduchou a lineární, která se neprolíná s dalšími činnostmi, a provádíte ji opakovaně. Může to být ta, která vás aktuálně pálí nejvíc, vnímáte, že s ní trávíte přespříliš času. Když už se do jejího mapování pustíte, ať vám zavedení tohoto procesu hned přináší užitek, úsporu nebo víc peněz. A tuto činnost popište pěkně krok za krokem. Ideálně, když ji ve stejný okamžik zrovna provádíte. Až se k ní vrátíte příště, vezměte si tento zmapovaný proces k ruce a otestujte, jak se vám s ním pracuje.

A mějte na paměti, že procesy nejsou dogma. Mění se vaše práce, okolnosti, které na ni působí, vaše firma roste. Proto i vaše procesy se v průběhu fungování vaší firmy mění a je potřeba je ověřovat a aktualizovat.

Až se tedy zase budete pouštět do nového úkolu, vzpomeňte si, že ho chcete v prvním kroku náležitě zdokumentovat. Začněte zkrátka dělat ve svém podnikání z chaosu pořádek. Držím vám palce.

Článek vznikl ve spolupráci s inteligentní podnikatelskou aplikací Caflou. Cílem této série článků je naučit vás používat postupy a nástroje, které usnadní a zefektivní vaše podnikání.

o autorovi Michaela Treglova
Michaela Tréglová

specialistka a konzultantka efektivity a zjednodušování práce podnikatelům. 

V nejrůznější podobě se agilními procesy zabývá už téměř 20 let. Nejprve jako zaměstnanec ve Škoda Auto a od roku 2015 na volné noze. Věnuje se hlavně nezávislým profesionálům a malým a středním podnikatelským týmům. Motto: “Nepracujte hodně, ale chytře.”  www.treglova.cz

 

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.