Jak začít zavádět procesy a nezkolabovat

V předchozích dílech jsme si řekli, kdy je vhodné začít vědomě pracovat s procesy a jaké podmínky nám zavádění procesů usnadní. Dnes se podíváme na to, jak nastavování procesů naplánovat, aby nevznikl ještě větší chaos, a jak při takové změně pracovat s vašimi zaměstnanci, aby ji přijali a nově nastavené procesy byli ochotni dodržovat. Pokud chcete nastavit či vyladit více procesů ve více odděleních najednou, přistupujte k takové akci jako ke kterémukoliv jinému projektu.

1. PROČ?

Ze všeho nejdříve si odpovězte na otázky, proč chcete procesy nastavovat, jaký to má smysl, v čem vám to konkrétně pomůže, co bude přínosem. Představte si, jak to u vás ve firmě bude vypadat, až se vám podaří stávající nedostatky dostat pomocí procesů pod kontrolu. A máte vizi. Vize vám poslouží v průběhu projektu jako základní pilíř, o který se budete moci opřít vždy, když se dostanete do úzkých. Formulujte ji jednoduše, srozumitelně a představitelně. Vize vám pomůže přesvědčit vaše zaměstnance, že zavést procesy má smysl a že to prospěje jak firmě, tak i jim.

2. KDO?

Každý projekt potřebuje tým. A projekt, jehož součástí je i změna, potřebuje takové lidi, kteří budou schopni ostatní vést a motivovat. Musí být nadšeni vizí a umět svým nadšením „nakazit“ i další kolegy. Dejte si záležet na tom, aby všichni vnímali potřebu zavádění procesů od začátku dostatečně intenzivně. Zdůrazněte hrozby a nepříjemnosti, které by přišly, kdybyste se procesům nezačali systematicky věnovat. Nejdříve nadchněte pro společnou vizi své manažery. Ti budou pak nejdůležitějším spojovacím článkem v komunikaci s kolegy na nižších pozicích. Komunikujte všemi dostupnými a osvědčenými prostředky. Nenechávejte nikdy ve vzduchu viset pocit nejistoty a nevyřčené otázky typu „Co to po nás zase ten šéf chce za blbost?“. Kromě manažerů, kteří zodpovídají za procesy a jejich výstupy (vlastníci procesů), budete potřebovat zapojit i lidi, kteří na samotných procesech pracují (vykonavatelé procesů). Zvolte si z nich ty, o kterých víte, že mají týmového ducha a že se vám s nimi bude dobře pracovat.

 

Přečtěte si další díly seriálu.

 

3. CO?

Podívejte se na svou firmu jako na celek. Jaká všechna oddělení v ní máte? Jaké všechny procesy u vás probíhají? Které jsou ty nejdůležitější, bez nichž se neobejdete? Které z nich ovlivňují obrat, kvalitu, spokojenost zákazníků atd.? Vytvořte si seznam všech procesů, které budete chtít popsat (optimalizovat). Později s nimi budete dále pracovat. Zapojte své manažery. Oni nejlépe vědí, kde jsou největší slabiny a mají představu o tom, kdo je jak vytížený. Ze seznamu pak vyjděte při formulování cíle. Ideálně SMART (specifický, měřitelný, akceptovaný, realistický, termínovaný). Buďte co nejkonkrétnější a zvolte ukazatele, podle kterých poznáte, že se vám podařilo cíle dosáhnout. Cíl by měl být všeobecně přijatelný a dobře zvažte, zda je realistický. Zjistěte si časové možnosti lidí, kteří budou na procesech pracovat, a na základě toho zvolte termín ukončení projektu.

4. JAK?

Jakmile víte, jaký přínos budou mít vyladěné procesy pro vaši firmu, s kým budete spolupracovat a co bude cílem projektu, přichází na řadu část plánování. Potřebujete si rozmyslet, jak to všechno uděláte. Vrhnout se do práce po hlavě bez plánu je sice jedna z možností, ale z vlastní zkušenosti ji příliš nedoporučuji. Taková hurá akce končí obvykle v troskách s demotivovanými lidmi a zbytečnými časovým ztrátami. Stručný plán takovéhoto interního projektu by měl zahrnovat analýzu stakeholderů (lidé, kterých se realizace projektu jakýmkoliv způsobem dotkne), RASCI matrix (rozdělení zodpovědností a pravomocí členů týmu), analýzu případných rizik, komunikační plán a harmonogram.

Analýze stakeholderů věnujte zvlášť velkou pozornost. Zjistěte si u co nejvíce zúčastněných lidí, jaký mají postoj k zavádění procesů, jaká jsou jejich očekávání, jaké jsou jejich zájmy a jak velkou mají moc celou akci ovlivnit. Když toto budete mít, odpovězte si na otázky, co s tím uděláte, jak využijete podporu lidí a jak naopak budete postupovat s těmi, kteří budou klást odpor a zavádění procesů budou pravděpodobně komplikovat. Na základě těchto zjištění vás nezaskočí případné negativní reakce a budete vědět, jak se všemi stakeholdery pracovat.

Důležitou součástí přípravy je tzv. RASCI matrix, ve které si stanovíte, který člen týmu bude na jakém úkolu (nebo oblasti) pracovat a zodpovídat za jeho splnění (R – responsible), kdo bude co rozhodovat a bude zodpovědný za výsledek (A – accountable), kdo bude nějakým způsobem spolupracovat (S – support), s kým se budete chtít o něčem poradit (C – consulted) a komu bude stačit být pouze o průběhu a stavu věcí informován (I – informed).

Analýzu rizik můžete, ale nemusíte zpracovávat. Doporučuji se však nad nimi minimálně zamyslet. Co může projekt ohrozit tak, že se zasekne? Co ho může ohrozit do té míry, že nebudete schopni jej dokončit? Z těchto zjištění pak vyplynou opatření, která můžete udělat někdy i před začátkem projektu. Pokud například víte, že důležití manažeři mají málo času a zavádění procesů nebude jejich prioritou, předem si domluvte postup, jak spolupráci s nimi co nejlépe zorganizovat, aby projekt nebrzdili.

Tím se dostáváme ke komunikačnímu plánu. Členové týmu se budou potřebovat scházet a probírat spolu, na jakém procesu, kdy začít pracovat, jak práce postupuje a kdy je proces dokončený. Společné porady si stanovte tak, aby nenarušily běžný chod firmy, ale zároveň aby projekt nevyšuměl do ztracena. Některé schůzky mohou být kratší (každý týden si během pár minut řeknete, v jakém stavu se práce na procesu nachází), jiné delší (jednou za 14 dní budete plánovat další práci a vyhodnocovat již hotový proces). Porady si naplánujte vždy s pravidelným opakováním. Udržíte tak snáze v týmu disciplínu a jistotu, že se stále něco děje.
Dobře si rozmyslete i používání nějakého nástroje na sdílení informací. Rozhodně budete potřebovat místo, kde budete ukládat rozpracované i hotové procesy, ke kterým musí mít přístup všichni, co na nich budou pracovat. Nejspíš se vám bude hodit i nějaký nástroj na zadávání úkolů a termínů. Možností je dnes mnoho, ale s klasickými Google Diskem a Trellem pro jednodušší projekty si jistě vystačíte.

Harmonogramem se přesuneme od klasického (vodopádového) řízení projektu k agilnímu. Díky němu budete totiž schopni rychle reagovat na změny, které budou v souvislosti s prací na procesech přicházet. Na začátku jste si vytvořili seznam všech oddělení a procesů, které budete chtít mapovat. Teď přejděte ke druhému kroku a z této hromady vyberte oddělení nebo procesy, jejichž optimalizaci považujete v tuto chvíli za nejdůležitější. Pokud jich je více než 3, pokračujte dále a opět z této již menší hromady vyberte ty nejzásadnější. Až se dostanete na počet 2 – 3 procesy, které chcete mapovat jako první, můžete se dát do práce. Po dokončení těchto procesů, sáhnete opět do užšího výběru a znovu si vyberte aktuálně nejdůležitější procesy ke zpracování. Takto budete pokračovat stále dokola, dokud nebudete mít vyladěné všechny zásadní procesy, které jsou cílem vašeho projektu. V průběhu projektu můžete vždy změnit původní výběr a přizpůsobit se novým potřebám. Není nic neobvyklého, že s mapováním prvních procesů zjistíte, že procesy, které jste nepovažovali na začátku za tak podstatné, budou mít naopak postupem času větší prioritu. Kdybyste si totiž naplánovali přesné pořadí procesů, nejspíš byste nebyli schopni jej dodržet nebo byste se utápěli v práci na procesech, které už by neměly tak vysokou prioritu a jejich dokončení by vám nepřineslo požadovanou hodnotu. Přizpůsobování se aktuálním potřebám je základem práce agilním způsobem.

V harmonogramu si zohledněte i frekvenci porad, o kterých jsme se zmínili v rámci komunikačního plánu. Budete potřebovat poradu, kde budete vybírat, na jakých procesech v příštím období pracovat, a také závěrečnou poradu, kde budete hodnotit, co se vám na práci podařilo, co byste měli příště změnit, co fungovalo a co naopak ne. Postupně budete vylaďovat nejen procesy samotné, ale i způsob práce na nich. V ideálním případě byste na mapování jednoho procesu (bez testovací fáze, která může být velmi rozdílná) neměli pracovat déle než 1 měsíc.

K harmonogramu patří i milníky, které mají v tomto projektu dva důležité aspekty. Jednak poslouží jako check list, kdy si každý hotový proces na konci „odškrtnete“, a ještě důležitější je, abyste milník využili k oslavě hotového procesu. Oslava těchto dílčích úspěchů má velmi pozitivní vliv na atmosféru v týmu a pracovní nasazení jeho členů. Vytváří větší pocit sounáležitosti a přispívá k pozitivnímu přijímání nově nastavovaných procesů, tj. změny.

5. START

Máte za sebou část plánování a čeká vás realizace. Každý projekt je vhodné začít tzv. kick off meetingem, kde oficiálně zahájíte projekt představením vize, cíle, plánu a členů týmu a vytvoříte atmosféru, která bude tým motivovat k práci. Využijte přípravu ze stakeholders analýzy pro komunikaci.

6. PRŮBĚH

Během realizace projektu připomínejte stále vizi a cíl, podporujte tým, vyhodnocujte práci na procesech a poučte se z chyb. Zajímejte se o to, jak se lidem pracuje a chvalte je za úspěchy. Kontrolujte dodržování již nastavených procesů a buďte důslední. Jděte všem příkladem. Když ostatní uvidí, že vy jako šéf, respektuje nová pravidla a procesy, budou i oni sami ochotnější přizpůsobit se novým podmínkám.

7. KONEC

Je dobrým zvykem na konci každého projektu zhodnotit jeho úspěšnost a průběh a vzít si z případných chyb ponaučení pro příště. Vyhodnocení si sepište. Bez oslavy a poděkování všem členům týmu se už v této fázi neobejdete. Vyzvedněte přínosy jednotlivých členů týmu a nešetřete chválou. Společná oslava a slova díků budou pro všechny příjemným hnacím motorem do dalších aktivit.

Toto schéma řízení projektu je použitelné všeobecně. Nejen pro zavádění procesů. Přestože je upravené pro potřeby interního projektu, vyberte si jen ty parametry, které vám pro použití a plánování ve vaší firmě dávají opravdu smysl. V příštím díle se zaměříme na to, na co si dát při řízení procesů ve firmě pozor.

 

Další díly seriálu najdete ZDE.

 

o autorovi Regina Kubcova
Regina Kubcová

Regina je specialistkou na procesní a projektové řízení pro start upy a malé i střední firmy. Více než 17 let se věnuje nastavování a optimalizaci firemních procesů s přesahem do personalistiky a marketingu. Pomáhá majitelům firem i jejím manažerům formou konzultací i jako interim manažer zorganizovat si práci a zavést procesy tak, aby byli produktivní a měli podmínky pro další rozvoj. Své zkušenosti předává i jako lektorka na kurzech, které pořádá ve spolupráci s firmou SevenIN. Ta se, kromě vzdělávacích akcí, zaměřuje na práci s klienty v oblasti firemní kultury, leadershipu a marketingu. Můžete ji kontaktovat na telefonním čísle 604 653 061 nebo na e-mailu Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..">Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

 

Témata:
Procesy  

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.