Jak vytěžit „zlato“ z firemních dokumentů?

Zazní-li slovo „těžit“, každému se hned vybaví ropná pole či uhelné doly. Stovky těžebních věží čerpajících ropu nebo obří rypadla, která brázdí naleziště uhlí, to jsou typické těžařské nástroje. Ve světě IT a moderního byznysu ale existuje i jiná forma těžby. V prostředí administrativního provozu kanceláří dnes stále častěji moderní multifunkční tisková zařízení vytěžují firemní dokumenty. A mnoho společností díky tomuto způsobu objevilo i „zlatou žílu“.   

Takzvané vytěžování dokumentů je jakýmsi dalším krokem v rámci jejich digitalizace. Z dokumentu, který je prostřednictvím multifunkčního tiskového zařízení převeden do elektronické podoby, jsou pomocí speciálních softwarů získány – vytěženy – i jednotlivé obsažené informace. V případě faktury to mohou být například IČO dodavatele, částka, datum splatnosti a podobně.

Tímto způsobem dokáže systém také sám rozpoznat, o jaký typ dokumentu jde, a zahájit i automaticky řízený proces oběhu. Tím může být například odeslání ke schválení odpovědné osobně či předání dat do účetního systému nebo ERP systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem.

Výhody řízení firemních procesů:

  • celkové zrychlení procesů         
  • přehled a kontrola
  • standardizace a optimalizace procesů
  • snížení chybovosti
  • automatizace a ochrana
  • snížení celkových nákladů

Skrytý potenciál

Vytěžování dokumentů je základním předpokladem pro nastavení řízeného oběhu firemních procesů. A právě správným nastavením těchto procesů lze nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Pro maximální výsledek je vhodné provést nejprve samostatnou analýzu správného nastavení dokumentových řešení. Ta je určena nejen pro nové zájemce o tato řešení, ale i pro firmy, které řízení procesů již využívají, ale dosud nezaznamenaly očekávaný efekt. Na základě výsledků této analýzy je profesionální dodavatel schopen navrhnout nejvhodnější podobu celkového řešení pro řízení oběhu dokumentů a jejich správu. To by mělo být vždy upraveno podle konkrétního zákazníka tak, aby odpovídalo jeho individuálním potřebám. Svou roli zde hraje nejen velikost či obor firmy, ale rovněž počet řízených dokumentů, jejich typ, množství sledovaných informací, složitost firemních procesů, počet odpovědných osob a podobně.   

Máte ve firmě procesy? Jistě!

Vytěžování dokumentů1Zůstaneme-li u příkladu s fakturou, můžeme původní proces jejího přijetí popsat následovně: Zaměstnanec převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému pracovníkovi, ten ji ověří a postoupí ke schválení nadřízenému. Nakonec faktura skončí v účetním oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu se však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a všechny zainteresované osoby musí hlídat jeho včasné vyřízení a zpracování. Stejný proces v elektronické podobě vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám druh faktury rozpozná. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení.

Zdroj: Michal Grepl, produktový manažer Konica Minolta Business Solutions Czech

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.