Jak si vytvořit podmínky pro zavádění procesů

Pro úspěšné nastavení procesů ve vaší firmě potřebujete mít určité podmínky. Že takové podmínky není radno podceňovat a že nejsou vždy samozřejmostí, dokazují případy firem, které se s procesy neúspěšně potýkají dlouhodobě. Povede se jim sice nějak procesy zavést, ale pak se je nedaří dodržovat. Nebo se rozhodnou s procesy začít, ale tyto snahy se dříve či později rozplynou, dobrý záměr převálcuje masa každodenních úkolů a vše zůstává při starém. Ve druhém díle seriálu "Jak na procesy" se proto Regina Kubcová podívá, jaké podmínky potřebujete vytvořit, abyste při zavádění procesů uspěli.

Základní znalost a pochopení principů, postupů a přínosů procesního řízení

Než začnete procesy zavádět, měli byste přesně vědět, o čem to je a proč to chcete dělat. K pochopení smyslu zavádění procesů vám postačí i základní znalosti z oblasti procesního řízení. Práce na procesech pak pro vás i vaše kolegy bude srozumitelnější a dokážete si ji lépe zasadit do celkového kontextu fungování firmy.

Všichni, kdo se na tvorbě procesů podílí, musí vědět, jaký přínos pro firmu i pro ně osobně jejich zavedení bude mít. Nyní je sice čeká nějaká ta práce navíc, ale z dlouhodobého hlediska se jim vše mnohonásobně vrátí. Nastavování procesů je pro většinu firem velká změna a s ní přichází i odpor lidí měnit cokoliv pohodlného a již zavedeného a zvyšuje se tendence upnout se na prověřenou jistotu. Tím, že budete jako majitel nebo manažer znát možnosti procesního řízení, výhody a přínosy procesů, budete schopni srozumitelně a důvěryhodně reagovat na případné pochybnosti a projevy nedůvěry svých kolegů. Ve firmě musí vzniknout naléhavá a zároveň opodstatněná potřeba procesy nastavit a vaším úkolem bude tuto potřebu vhodně a účinně objasnit svým manažerům a dalším zaměstnancům.

Kdy to nepůjde?

Když nebudete přesně vědět, v čem tkví smysl procesy zavádět a co vám a vašim kolegům vyřeší, nebudete schopni to ani vysvětlit ostatním. Každý se ale bude ptát (ať už nahlas, nebo jen v duchu), k čemu mi ty procesy vlastně budou? A na takovéto otázky musíte být dobře připraveni. V opačném případě kolegy jen rozladíte tím, že po nich budete chtít kromě běžné práce i něco dalšího, v čem oni neuvidí žádný přínos a budou to vnímat jen jako ztrátu času.

 

Tento článek vyšel v květnovém čísle e-magazínu Starting UP.

POŘIĎTE SI PŘEDPLATNÉ!

 

Komplexní přístup

Pokud jste s procesy ještě vůbec nezačali, nebo jste je zatím neuchopili dostatečně zeširoka, vyjděte z komplexního pohledu na vaši firmu. Vnímejte ji jako celek. Jaká všechna oddělení máte? Jak jsou jednotlivá oddělení nebo části firmy na sobě závislé a propojené? Kdo s kým a jak spolupracuje? Kde nastávají potíže, když nefunguje úzká spolupráce? Jaké výstupy z jednotlivých činností vycházejí? Když budete vnímat firmu jako celek, snáz se vám podaří zaměřit se na nejdůležitější procesy a ne jen na ty, kde máte pocit, že by to chtělo trochu lépe zorganizovat.

Kdy to nepůjde?

Když budete skákat z jednoho procesu (nebo dokonce pod procesu) na druhý, aniž byste si předem ujasnili, který je ten opravdu důležitý a proč a kde začíná a kde končí. Když nebudete nahlížet na proces jako na celek, který se může prolínat přes několik úseků firmy, ale budete jej zpracovávat odděleně pro každou část firmy. Pak se vám nepodaří podchytit podstatu procesu a hůř se vám budou hledat zdroje neefektivity.

Zaměření na kompetence

Potřeba nastavení procesů obvykle vyplývá z toho, že někde něco vázne (podrobně jste se o tom mohli dočíst v předchozím díle). A to, že něco vázne, souvisí velmi často s prací nějakého konkrétního zaměstnance. Nejjednodušší tedy je vytvořit návod (pracovní postup) a tím zajistit, že příště už vše poběží hladce. Jenže to nemusí fungovat ve všech případech.

Při zavádění procesů se proto zaměřte nejprve na vytvoření a popsání samotného procesu a teprve potom na to, kdo v něm bude vykonávat jaké činnosti. Vezměte v úvahu nejen to, co potřebujete, aby dotyčný zaměstnanec dělal, ale zohledněte i to, v čem je dobrý. Jaké jsou jeho kompetence (tzn. jaký skutečný výkon je schopen odvést a jaký má ještě další potenciál)? Jedině tak budete mít správné lidi na správných místech a proces nastavený tak, aby na sebe plynule navazovaly všechny jeho činnosti napříč odděleními, kterých se týká.

Kdy to nepůjde?

Pokud zůstanete pouze u náplní práce a budete se zaměřovat jen na řešení jednotlivých chyb. Když nebudete brát v potaz skutečné schopnosti svých zaměstnanců, ale budete je jen dosazovat jako figurky na šachovnici na pozice, které potřebujete obsadit. Budete neefektivní a vaši zaměstnanci budou ztrácet cennou vnitřní motivaci. A jednoho dne můžete vy přijít o ně.

 

Přečtěte si první díl seriálu. 7 signálů, že vaše firma potřebuje vyladit procesy.

 

Aktivní podpora top managementu

Potřeba nastavit ve firmě procesy nejčastěji vyvstává ze dvou směrů. Buď shora, od vedení, které vidí, že je v určitou chvíli potřeba vnést do dění ve firmě řád, nebo zdola, od zaměstnanců, kteří cítí, že jsou zavaleni prací a šlo by to dělat lépe. V obou případech je ale naprosto nezbytné, aby top management zavádění procesů aktivně podporoval. Jako majitel nebo výkonný ředitel či jiný nejvyšší představitel firmy, který se jednou rozhodne procesy nastavit, musíte udržet směr. Musíte být vnitřně přesvědčen, že procesy chcete, že je potřebujete a být v postoji k nim konzistentní. Vy jste ten, kdo definuje, čeho chcete nastavením procesů dosáhnout, a vy byste měl být ten, kdo bude mít poslední slovo při schvalování konečné podoby procesu (pokud tuto zodpovědnost nebudete delegovat na někoho jiného). Stejně tak je tomu i u ostatních vašich manažerů, kteří budou na tvorbu procesů dohlížet. Motivace vašich zaměstnanců pracovat na procesech vychází ze síly vašeho přesvědčení a nadšení, kterou z vás musí všichni cítit.

Zároveň si uvědomte, že práce na procesech každému zabere nějaký čas, a proto není možné chtít najednou rychle a dobře nastavit procesy a k tomu vyžadovat vysoký výkon i ve standardních činnostech. Někde bude potřeba z počátku trochu ubrat. Promyslete si, jakým tempem chcete na procesech pracovat, zkonzultujte časové možnosti se svými kolegy a pak se domluveného plánu držte.

Kdy to nepůjde?

Pokud budete pochybovat nebo jakýmkoliv jiným způsobem oslabovat nasazení svého týmu, začnou pochybovat i ostatní, vytratí se smysl a snaha zavést procesy rychle vyšumí. Stejně tak to s procesy nemusí dobře dopadnout v případě, že se vám nepodaří přesvědčit všechny vaše manažery o jejich smysluplnosti. Vaši lidé pak budou „jen“ plnit váš rozkaz bez vědomí jejich hlubšího smyslu. V horším případě budou i nahlas o přínosech zavádění procesů pochybovat a pak už se z místa nepohnete vůbec. Celý top management musí být na jedné lodi a stále vědomě udržovat pocit jisté naléhavosti procesy zavést. „Low cost – low commitment – maximum performance/results“ (nízké náklady – nízká angažovanost - maximální výkon/výsledky) vám v tomto případě nebude fungovat.

Týmový přístup

V případě, že se rozhodnete zavádět procesy systematicky a ve větším měřítku, vyplatí se vám podívat se na celou akci jako na projekt. V každém projektu kromě cíle, termínu a rozpočtu potřebujete i tým. Bez nadšeného týmu nic nezměníte. Do čela týmu budete potřebovat vybrat tahouny. Zaměřte se na to, aby měl každý dostatečné pravomoci, zkušenosti, byl důvěryhodný a ideálně byl i přirozeným vůdcem. Takoví manažeři budou schopni vytvořit atmosféru pro naplnění vaší společné vize. Klíčem k úspěchu je tedy dostat všechny vaše manažery, resp. členy týmu na vaši stranu. Pokud vám vaši manažeři důvěřují, máte napůl vyhráno.
Poté, co se vám podaří pro váš záměr nadchnout a „nalodit“ hlavní manažery, to samé bude potřeba udělat i s ostatními zaměstnanci. Zdá se to být možná zdlouhavé, ale takto důkladnou přípravu oceníte zejména ve chvíli, kdy se vyskytnou první zádrhely a únava. Sladěný tým a společná vize bude v tu chvíli to, o co se budete moci v náročnějším období opřít.

Aktivně zapojte do práce na procesech co nejvíce kolegů. Lidé mnohem snáz přijímají rozhodnutí a změny, na kterých mají možnost se sami podílet.

Kdy to nepůjde?

Když se vám nepodaří své zaměstnance dostatečně důvěryhodně přesvědčit, že zavedení procesů posune vaši firmu o velký kus dopředu. Když vaši kolegové nebudou sdílet vaše nadšení a jejich spolupráce bude čistě formální a spíše pasivní. Jen tak, aby se neřeklo. Když se vám i přesto podaří procesy zavést, ochota přizpůsobit se novým pravidlům bude v takovém případě velmi nízká.

Zdravá firemní kultura

Čím zdravější firemní kulturu máte, tím rychleji a snáz se vám bude dařit zavádět jakékoliv změny. Nejen v oblasti nastavování procesů. (Podrobně se o firemní kultuře dočtete v článku Evy Vejvodové „Co je firemní kultura a proč je důležité o ni pečovat“). Patříte-li k typu firmy, kde pracují lidé „srdcaři“, kteří žijí svou prací a pro firmu dýchají, máte o starost méně. Cíl posouvat firmu dále je totiž váš společný cíl, nejen ten odosobněný, firemní. K tomu se následně váže i ochota již nastavené procesy dodržovat.

Kdy to nepůjde?

Když vaši zaměstnanci nesdílí stejné hodnoty, vizi a poslání firmy nebo je neznají, bude náročnější jim vysvětlit, proč chcete zavádět procesy a jaký to bude mít pro firmu i pro ně osobně přínos. Ne, že by to nešlo vůbec, ale půjde to ztuha a bude vás to stát větší úsilí. Zejména v oblasti komunikace.

Intenzivní a otevřená komunikace

Komunikace je od počátku až do konce zavádění procesů zcela klíčový prvek. Zajistěte, aby hned od začátku měl každý, kdo to potřebuje, dostatek relevantních informací. Manažeři od vás, další zaměstnanci od manažerů. Lepší je kolegům sdělit, že ještě nevíte přesně, co se bude dít, než je nechat napospas úplné nejistotě. Z ní se pak velmi rychle šíří informační šumy. Z nejistoty pramení strach a strach vede k různým obranným reakcím. Jednou z nich je např. neopodstatněný odpor k nastavování procesů.

Pro hladký průběh spolupráce na zavádění procesů si stanovte, jak často spolu budete vzájemně na toto téma komunikovat, jakým způsobem a kdo komu bude předávat jaký typ informací. Vyhnete se zbytečným nedorozuměním. Budete mít příležitost promluvit si o aktuálním stavu kolem nastavování procesů i podchytit včas aktivity případných „narušitelů“ celé akce. Člověk, kterému svěříte řízení toku informací, by měl být komunikačně zdatný a schopný uspokojivě řešit i případné konfliktní situace.

Kdy to nepůjde?

Když nebudete se svými kolegy otevřeně a často mluvit a naslouchat jim. O všem, co se chystá, jak to chcete udělat, koho se to bude týkat, co se změní, co naopak zůstane při starém atd. Když se vám pomocí komunikace nepodaří podchytit strach a nejistotu, které se určitě v souvislosti s nastavováním procesů objeví. Je přirozené, že lidé se budou bát, že by mohli se změnou pravidel a postupů práce přijít o místo nebo že by se mohlo ukázat, že někdo dělá více a jiný méně.

Pokud se nevrhnete do nastavování procesů po hlavě a zcela bez rozmyslu, ušetříte si mnohá zklamání a okamžiky demotivace. Nezastírám, že zavádění procesů může být náročné, na nějaké trable jistě cestou narazíte, ale věřte tomu, že vaše úsilí se vám nakonec bohatě vrátí. Ať už v podobě vyšší efektivity, nebo větší spokojenosti zákazníků i samotných zaměstnanců.

V příštím díle se zaměříme na to, jak konkrétně zavádění procesů naplánovat krok za krokem.

 

o autorovi Regina Kubcova
Regina Kubcová

Regina je specialistkou na procesní a projektové řízení pro start upy a malé i střední firmy. Více než 17 let se věnuje nastavování a optimalizaci firemních procesů s přesahem do personalistiky a marketingu. Pomáhá majitelům firem i jejím manažerům formou konzultací i jako interim manažer zorganizovat si práci a zavést procesy tak, aby byli produktivní a měli podmínky pro další rozvoj. Své zkušenosti předává i jako lektorka na kurzech, které pořádá ve spolupráci s firmou SevenIN. Ta se, kromě vzdělávacích akcí, zaměřuje na práci s klienty v oblasti firemní kultury, leadershipu a marketingu. Můžete ji kontaktovat na telefonním čísle 604 653 061 nebo na e-mailu Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..">Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

 

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.