I pro malou firmu může chybné vyřízení pošty znamenat velký problém

Správné vyřízení faktur, smluv a jiných důležitých dokumentů, které přicházejí do firmy, vyžaduje značnou dávku soustředění, pečlivosti a samozřejmě času. Veškerá příchozí pošta se musí patřičně roztřídit, zaevidovat, předat k dalšímu vyřízení nebo archivovat. Snad každá firma se již přitom setkala s problémem vzešlým z chybného vyřízení korespondence. Faktura nebyla včas proplacena, došlá smlouva se ztratila, dokument byl přiřazen k nesprávnému oddělení a podobně. Moderní doba ale nabízí moderní řešení. 

Běžný způsob ručního třídění a předávání odpovědným osobám je časově náročný a skrývá v sobě značný potenciál chybovosti. I sebeodpovědnější a sebepečlivější pracovník, který přijímá poštu, může udělat chybu – špatně přepíše údaj z dokumentu nebo zapomene upozornit nadřízeného, že nějaký dokument čeká na jeho schválení. V mnoha firmách nastává chaos i v situaci, kdy si jindy bezchybná asistentka vezme na týden dovolenou. Korespondence se vrší a nikdo nemá přehled o tom, co se má do kdy vyřídit. Řešením může být zavedení systému pro správu došlé pošty a následných firemních procesů.

I drobná chyba ve zpracování přijaté pošty může vést ke zhoršení vztahů s partnery, ztrátě zákazníka či vzniku sankcí z prodlení. Žádná firma si nemůže takovýto hazard dovolit a dvojnásob to platí pro začínající podnikatele, pro které je pozice spolehlivého partnera na dnešním vysoce konkurenčním trhu obzvláště důležitá.

Výhody systému pro správu došlé pošty
  • Možnost sledování dokumentů souvisejících s konkrétní zakázkou
  • Zvýšení efektivity zpracování
  • Řízená distribuce korespondence na příslušná místa
  • Automatické zařazování do spisů
  • Zjednodušené vyhledávání
  • Zvýšení bezpečnosti dokumentů
  • Zajištění evidence již na vstupu
  • Zrychlení procesu vyřízení korespondence
  • Snížení nákladů na zpracování dokumentů

Systém pro každou formu pošty

Moderní systémy pro správu došlé pošty dovedou zpracovat veškeré formy příchozí korespondence, uložit ji v elektronické podobě na centrálním úložišti a automaticky rozdělit příchozí dokumenty do příslušných složek. Co tím získáte? Evidence pošty v digitální podobě hned při převzetí vám umožní poslat příslušným zaměstnancům namísto papírového originálu dokument elektronický. Tím se zjednodušuje celý proces vyřízení pošty, zvyšuje rychlost a přesnost práce i bezpečnost dokumentů.

 

Zavedení systému pro správu pošty umožní rovněž provádět efektivní audity pracovních procesů či usnadní zpětné vyhledávání přijaté korespondence. To lze provést pomocí předem zvolených atributů, jako je jméno odesílatele, datum, předmět nebo i vyhledáváním libovolných slov (tzv. fulltextově). V neposlední řadě dochází rovněž k zpřehlednění veškeré navazující administrativní agendy v celé společnosti, jako je evidence smluv, zpracování faktur, řízení objednávek a podobně. 

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.