7 signálů, že vaše firma potřebuje vyladit procesy

Procesní řízení se nevyhřívá zrovna na výsluní mezi nejoblíbenějšími oblastmi, které firmy považují za důležité pro svůj chod a rozvoj. Ať ale chceme nebo ne, procesy jsou pro úspěšné a efektivní fungování firmy nutností. Do tajů firemních procesů vás ve svém seriálu zasvětí Regina Kubcová.

Ve firmách by ale procesy měly být nastavené tak, aby zefektivňovaly práci a zvyšovaly kvalitu výstupů. Zároveň musí firmě umožnit rychle a pružně reagovat na změny, aby byla stále konkurenceschopná. Vezměme to ale od začátku a řekněme si, co je to ten proces. Procesem rozumíme opakující se logicky nebo chronologicky seřazený soubor činností s definovanými vstupy, které se mění na definované výstupy a přitom spotřebovávají zdroje a vytvářejí tak ucelenou hodnotu pro zákazníka procesu. Proces je většinou realizován v rámci stálých týmů a jeho výstupy lze předvídat. Tím se zásadně liší od projektu, který je jedinečný, pracuje na něm dočasný projektový tým, má stanovený cíl, přidělené zdroje a peníze, je vymezen v čase a vždy je spojen s určitými riziky.

Nově vznikající firmy řeší především obchodní, strategickou a marketingovou stránku své existence a k procesům přistupují intuitivně. To jim z počátku stačí. Záleží nejvíce na majiteli, do jaké míry je on sám schopný činnosti ve firmě organizovat a pomalu a přirozeně vytvářet prvotní systém, ve kterém se dá i v malém týmu dobře fungovat. Pokud se firmě daří a rozrůstá se, dříve či později přijde okamžik, kdy intuitivní přístup k organizaci činností již nestačí. Množství rutinních úkolů se začne nabalovat jak sněhová koule. V tu chvíli se k počátečnímu nadšení z růstu firmy obvykle připojuje nepříjemný stres a chaos, které mohou rozvoj firmy výrazně brzdit. Rozvoj se zpomaluje, firma může až stagnovat, i když všichni pracují, co jim síly stačí.

Jak poznáte, že už nastal čas zamyslet se nad systematickým řízením procesů? Podívejte se na
7 signálů, které vám to prozradí.

 

Tento článek vyšel v dubnovém čísle e-magazínu Starting UP.

POŘIĎTE SI PŘEDPLATNÉ!

 

1. Pořád pracujete, ale práce neubývá.

Majitel firmy je zvyklý mít stále přehled o veškerém dění ve firmě a na většině činností se i sám podílí. Když se firma rozrůstá a šéf si ponechává výsadu o všem rozhodovat a do všeho zasahovat, brzy ho zahltí nekonečné množství operativních úkolů, ztratí nadhled a začne chybět tam, kde je nejvíc potřeba. Tedy jako stratég a leader schopný firmu vést, vyhledávat nové příležitosti, tvořit strategii a stimulovat růst.

Co s tím? Delegujte.

Pro majitele je proto důležitá sebereflexe a umění vystihnout správný okamžik k delegování činností, které může předat kolegům. Delegováním získá drahocenný čas a mozkovou kapacitu na zásadní aktivity, které mu přísluší a nikdo jiný je ve firmě dělat nemůže.

Nutnost delegovat činnosti s sebou přináší potřebu co nejvhodnějším způsobem předat práci včetně zodpovědností a pravomocí tak, aby ji ostatní mohli vykonávat v požadovaném rozsahu a kvalitě. A to je obvykle první setkání s „opravdovým“ procesem. Samozřejmostí je výběr kolegů, kterým budete důvěřovat a kteří budou mít dostatečné kompetence (schopnosti úspěšně vykonávat svěřené úkoly). Někdy postačí předat stručný checklist s požadavky na výslednou podobu výstupu. Jindy je vhodnější kolegům nejprve ukázat, jak danou činnost vykonávat a co má být jejím výsledkem, a teprve pak je nechat pracovat samostatně. Z počátku je dobré věnovat čas kontrole provedených činností a tím vyladit vzájemné představy a očekávání. Průběžná zpětná vazba je velmi důležitá pro obě strany.

2. Nové i opakující se chyby

Pokud jsou procesy nastavené špatně, nebo nejsou nastavené vůbec, poměrně často dochází k opakování stejných chyb nebo dokonce vytváření nových. Není totiž přesně popsaný a implementovaný postup, jak určité činnosti dělat, a tak se k jejich vykonávání přistupuje pokaždé jinak a každý pracovník si je dělá podle svého. Výsledkem je nejen zbytečně zvýšená chybovost, ale následně i neefektivita. Každou chybu je třeba napravit a to stojí čas a peníze.

Co s tím? Zaznamenávejte chyby.

První vlaštovkou může být proces, ve kterém zaznamenáváte zásadní nedostatky, které chodu firmy nejvíce škodí. Jistě stojí za zvážení, proč k takovým chybám dochází a jak jim vhodně předcházet.

 

Přečtěte si další díly seriálu.

 

3. Váznoucí činnosti = nízká produktivita

Všímáte si, že některé úkoly nebo projekty se táhnou a není jim konec? Stále se na něco čeká - na připomínky nebo souhlas s pokračováním v práci od nadřízeného, na zboží, které bylo objednáno pozdě, až oddělení výroby dodá další hotové výrobky, až práci na úkolu dokončí kolega, až zákazník zaplatí atd. Čekání pak vede ke ztrátě času nebo neustálému přeskakování z jednoho úkolu na druhý, rozptylování pozornosti a neefektivnímu multitaskingu. Nepracujete systematicky, ale jen hasíte požáry. Důvodů, proč vznikají zbytečné časové prodlevy, které vás brzdí v pokroku, může být mnoho a stojí za to jim věnovat pozornost. Už jenom proto, že čas jsou peníze.

Co s tím? Mapujte slepá místa.

Pokud máte povědomí o takovýchto nevyladěných činnostech, vyplatí se vám zamyslet se a ujasnit si, jestli opravdu všechno musí schvalovat šéf, jestli není možné lépe odhadnout, kdy objednat zboží, aby se zbytečně nečekalo na jeho doručení, jestli si jeden úkol mezi sebou zbytečně „nepinká“ moc lidí apod. Tímto krokem nastartujete své procesní myšlení a naučíte se rychleji reagovat na změny. Bude pro vás mnohem snazší nalézt optimální nastavení, jehož prostřednictvím vyřešíte existující zádrhel. Ten může nastat např. v oblasti organizace, personalistiky, zdrojů, času, marketingu, prodeje, výroby atd. Získaná rychlost a flexibilita se stane vaší komparativní výhodou.

4. Špatná komunikace

Jeden spoléhá na druhého, nikdo přesně neví, na kterém úkolu kdo pracuje, v jaké fázi rozpracování se úkol nachází, každý říká něco jiného nebo se k vám dostane jen část informací a druhá část vám chybí, každý si instrukce nadřízeného vysvětluje po svém a nakonec není s výsledkem spokojený nikdo. Pak už je jen krůček k tomu, aby pod tíhou nedorozumění vznikaly zbytečné konflikty.

Co s tím? Nastavte pravidla komunikace.

Nejrychlejší pomocí je v případě špatné komunikace nastavení základních pravidel a rozdělení zodpovědností a pravomocí za jednotlivé úkoly a činnosti. Důležité je myslet i na termíny. Když každý bude vědět, co přesně má udělat, do kdy a jaká má být výsledná podoba (kvalita) splněného úkolu, komunikace bude jednodušší a kvalitnější. Nástrojů, které se dají využít pro zadávání a sledování úkolů a ke vzájemné komunikaci, je nepřeberně. Někdy ale stačí se jednou za týden sejít osobně a úkoly a témata prodiskutovat, domluvit se na dalších krocích a vše pečlivě zapsat.

5. Správní lidé na nesprávných místech

Na počátku fungování firmy je běžné, že jeden člověk zastane několika pozic. Tak, jak ale firma roste, přibývá množství práce. Často pak dostane nový úkol na starost nejméně zapřažený kolega, i když mu daná oblast není zcela blízká. „Zalepování“ děr lidmi bez hlubšího ověřování, zda se na danou pozici hodí, má za následek, že máte sice schopné lidi, ale na špatných místech. A ti neodvádějí svou práci tak dobře, jak je třeba. Buď je pro ně příliš složitá a nad jejich síly, nebo příliš jednoduchá a nebaví je, nebo jim zkrátka „nesedí“ a ztrácejí vnitřní motivaci.

Co s tím? Využívejte potenciál svých lidí.

Při zamýšlení se nad procesy, které ve firmě potřebujete nastavit či optimalizovat, je nezbytné se zaměřit na proces jako celek a od jeho potřeb pak vycházet při přiřazování pracovníků k jednotlivým činnostem. Cílem je dostat lidi s určitými kompetencemi (schopnostmi) na odpovídající pozice, využít plně jejich potenciál, a tím přirozeně zvýšit jejich produktivitu, ochotu se vzdělávat a spolupracovat. Takoví lidé pak budou motivovaní, spokojení a rádi s vaší firmou porostou.

6. Nedostatek uchovávaných informací 

Každý z nás se jistě někdy setkal se situací, kdy byl nucen s nějakou firmou opakovaně komunikovat a řešit nějaký problém. Při tom měl ještě smůlu, že pokaždé mluvil s jiným zaměstnancem, který neměl o stavu věci kompletní informace. Stále dokola pak opakoval, co má za problém a co s kterým kolegou kdy už projednával a do jaké fáze dospěl. Nepříjemné. Zákazník bude otrávený a bude mít o další důvod více se příště již nevrátit a hledat jiného dodavatele. Obchodník si kazí dobrou pověst a ztrácí na důvěryhodnosti. Za takovýmto problémem stojí nejčastěji nedoceněná důležitost uchovávání informací a nastavení interní komunikace.

Co s tím? Stanovte pravidla pro komunikaci se zákazníkem.

Ujasněte si, jaké informace potřebujete zaznamenávat, kdo všechno bude komunikovat se zákazníky a kde budete nezbytné informace shromažďovat. Stanovte si základní pravidla pro interní a externí komunikaci, nastavte osobní zodpovědnosti a definujte optimální objem sdílených informací. A pak veďte všechny zodpovědné zaměstnance vést k tomu, aby s nastaveným systémem pracovali, využívali ho a průběžně doplňovali. Když se nezaseknete na zapisování zbytečností, všichni nakonec uvítají, že mají k dispozici aktuální údaje.

7. Co neměřím, to neřídím 

Hodně podceňovanou částí procesního řízení (a nejen toho) bývá sledování ukazatelů výkonnosti (KPI). Prodáváte a máte dojem, že se vám daří. Přesná čísla však nemáte, protože nesledujete všechny základní ekonomické údaje (cash flow, obrat, zisk, marže, náklady, výnosy, příjmy, výdaje atd.). Projekty rozjíždíte, ale rozpočtem se moc nezdržujete. Z různých ohlasů máte pocit, že některé vaše aktivity jsou úspěšné a jiné méně, ale přesně spočítané to nemáte. Nevíte, kolik reklamací řešíte, na kolik je využita kapacita výroby, jestli by skladníci mohli vyexpedovat více zboží a tím urychlit jeho dodání zákazníkovi atd. Jak víte, co se jim vyplatí a co ne? Jak zjistíte, kde se můžete zlepšit a jaká meta je pro vás dosažitelná? 

Co s tím? Měřte.

Zavedení procesů není jen o vytvoření funkčního systému a logické organizace práce. Jejich přínos je zejména v tom, že vám pomůžou odhalit skryté rezervy. Je důležité si vždy rozmyslet, co chcete měřit (jaká čísla vás budou zajímat), jak budete výsledky měřit (v kusech, v procentech, ve finančních ukazatelích, v časových jednotkách apod.), jak často je budete měřit (každý den, týden, měsíc, čtvrtletí atd.) a proč je budete měřit (k čemu vám získané hodnoty budou a jak s nimi naložíte). Vždy musí existovat vazba mezi tím, co měříte a čeho chcete dosáhnout. Jinými slovy každý proces by měl mít svou metriku, jakožto soubor logických a vnitřně provázaných ukazatelů, které vám poskytnou objektivní informace o kvalitě příslušného procesu.

Nebojte se procesů. Udělejte si z nich svého nejlepšího spojence. Nastavením smysluplných a funkčních procesů vytvoříte stabilní základy, na kterých bude moci vaše firma dlouhodobě stavět. V příštím díle si povíme, jaké podmínky potřebujete, aby se vám dařilo procesy úspěšně zavádět.

 

Další díly seriálu najdete ZDE.

 

o autorovi Regina Kubcova
Regina Kubcová

Regina je specialistkou na procesní a projektové řízení pro start upy a malé i střední firmy. Více než 17 let se věnuje nastavování a optimalizaci firemních procesů s přesahem do personalistiky a marketingu. Pomáhá majitelům firem i jejím manažerům formou konzultací i jako interim manažer zorganizovat si práci a zavést procesy tak, aby byli produktivní a měli podmínky pro další rozvoj. Své zkušenosti předává i jako lektorka na kurzech, které pořádá ve spolupráci s firmou SevenIN. Ta se, kromě vzdělávacích akcí, zaměřuje na práci s klienty v oblasti firemní kultury, leadershipu a marketingu. Můžete ji kontaktovat na telefonním čísle 604 653 061 nebo na e-mailu Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..">Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

 

Témata:
Procesy  

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.