Jak zavést ve firmě práci na dálku

Není to o telepatii. Práce na dálku funguje díky internetu a firmě dokáže ušetřit nemálo nákladů, nemluvíme-li o tom, že její zaměstnanci bývají spokojenější a výkonnější. A i když to na první pohled může znít neuvěřitelně, alespoň částečně lze práci na dálku zavést do většiny společností. Pokud ovšem známe odpověď na tři základní otázky: co, proč a jak.

 

Práce na dálku

Nástroje pro práci na dálku: od komunikace k řízení firmy

Při odpovědi na otázku „Co?“ se jako odpověď nabízí vysvětlení samotného pojmu práce na dálku. Práce na dálku, tj. práce odkudkoliv pouze se zařízením připojeným k internetu, staví na třech základních pilířích. 

Tři pilíře práce na dálku

Tím prvním je online komunikace. Pomocí e-mailu, chatu, telefonování přes internet a videokonferencí lze řešit pracovní schůzky i firemní porady. Druhým pilířem je přístupnost firemních dat odkudkoliv. Data jsou jinak řečeno uložena na vzdáleném serveru, ke kterému se připojujeme prostřednictvím internetu. A do třetice jde o provoz firemních aplikací v cloudu – od běžných kancelářských programů, přes účetnictví až po složité systémy pro řízení firmy. Velkou část těchto aplikací už dnes není nutné instalovat – stačí se připojit ke cloudu, neboli k serveru, který programy provozuje.

Ušetříte a budete mít spokojenější zaměstnance

Co je hlavním argumentem pro zavádění těchto nástrojů? Řada velkých zahraničních firem, ve kterých běží práce na dálku už nějakou dobu, popisuje ve svých studiích její jednoznačné přínosy. Těm vévodí často i milionové úspory. Firmy výrazně ušetří zejména na provozu kanceláří a cestovném zaměstnanců. Pracovníci také bývají spokojenější a loajálnější a ačkoliv to může znít neuvěřitelně, tak i výkonnější.

Jak zavést práci na dálku

Jak na to? Otázka, na kterou je nejtěžší odpovědět a na které často ztroskotávají snahy o úspěšné zavedení práce na dálku. Tou nejtrnitější a nejdražší cestou přitom bývá metoda pokusu a omylu. Tou nejsnadnější pak oslovení specializované poradenské firmy, která vám buď jen poskytne základní orientaci anebo vás provede celým procesem až k jeho úspěšnému konci. I na obecné rovině lze ale vytyčit tři základní kroky, které se už osvědčily jak velkým společnostem, tak i malým firmám.

Začněte sami u sebe

Prvním krokem, který vám při zavádění práce na dálku ušetří spoustu dalších problémů, je audit firemních procesů. Ať už to bude najatý specialista nebo váš zaměstnanec, někdo by měl nejprve přesně pojmenovat jednotlivé oblasti práce a procesy, které by mohly probíhat na dálku. Tento audit by vám měl jednoduše řečeno poskytnout přesný obraz o tom, kolik času a peněz vynakládáte na určité úkony teď a kolik byste ušetřili zavedením práce na dálku.

Jako dobrý příklad slouží čas věnovaný pracovním schůzkám mimo firmu a náklady na cestování. Kolik vás stojí tyto schůzky?

A kolik by vás stály, kdyby vaši zaměstnanci použili k vyřízení schůzky videokonferenci? Proto vyčíslete všechny své současné náklady, které chcete zredukovat, nájemným za vaše prostory počínaje a provozem serveru konče. A nezapomeňte také stanovit, kolik vás bude stát zavedení nového způsobu práce, včetně nákupu hardware i software, školení pracovníků atp.

 

Najděte nejlepší možné řešení

Když máte jasnou představu o tom, co chcete a kolik můžete investovat, začněte hledat to nejlepší řešení pro práci na dálku. S velkou pravděpodobností neuděláte chybu, když dostanete svou kancelář na internet například pomocí Google Apps nebo Microsoft Office 365. Ovšem vyznat se v rozsáhlé nabídce ostatních webových aplikací už dá práci. Kromě poradenské firmy vám pomohou i reference vašich obchodních partnerů nebo zákazníků. 

Může se ale stát, že potřebujete něco víc než jen běžné kancelářské programy a nástroje pro online komunikaci. Například by se vám hodil systém pro jednoduchou evidenci objednávek tak, abyste měli data na jednom místě a měli k nim přístup odkudkoliv. Pak se vám dokonce vyplatí, když si necháte naprogramovat vlastní aplikaci v cloudu – a to i ve srovnání s těmi nejlevnějšími online programy. Intuitivní uživatelské rozhraní řady z nich je totiž sice lákavé, ale nemusí splňovat vaše představy na 100 % a pak musíte dělat zbytečné kompromisy.

Školit, školit a ještě jednou školit

Ačkoliv se pořád pohybujeme ve sféře technologií, nakonec to budou zas jen lidé, kdo s nimi budou pracovat. A lidé se rádi drží zaběhaných pořádků. Dokud jim proto opravdu dobře nevysvětlíte, proč chcete do firmy zavést práci na dálku a co to všem přinese, veškerá vaše dobře míněná snaha může přijít vniveč. Stejně tak důležité je nezanedbat školení. Váš IT specialista možná skvěle zprovoznil veškerý software, bude ale stejně schopný jako školitel? V této oblasti lze proto jen doporučit, abyste bez obav využili služeb externího lektora anebo našli mezi svými zaměstnanci takového, který bude umět vše dobře vysvětlit.

Zavedeno, a co dál?

Pokud jste došli do bodu, kdy vše funguje a vaši zaměstnanci už třeba umí „přijít“ na pracovní schůzku pomocí videokonference anebo bez problémů pracují na sdílených dokumentech, zbývá tu ještě velký kus práce pro vás coby manažery. Jak zadávat úkoly? Jak kontrolovat odvedenou práci? Přestože už dnes existuje řada propracovaných online nástrojů pro zadávání, kontrolu a vykazování odvedené práce, váš úspěch bude i tak záviset především na vás – na jasném stanovení pravidel práce na dálku, jasné komunikaci a v neposlední řadě také na vašem nadšení pro věc.

Autor článku: Michal Martoch, konzultant společnosti Workline.cz, která zavádí ve firmách a pro živnostníky nástroje, které využívají Internet (e-vzdělávání, webináře, online kancelářské řešení atd.). Firma také pořádá online školení přes internet.

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.