Vytvoření dobrého vztahu s obchodním partnerem je jeden z nejdůležitějších faktorů úspěchu obchodního jednání. Málokdo si uvědomuje, že obchodní vztah je navazován již od prvního kontaktu a je budován po celou dobu jednání a trvání partnerství. V následujícím článku vás provedeme všemi etapami, kterými kontakt s obchodním partnerem prochází až do samotného zahájení jednání.
Příprava na obchodní jednání
1. Je obchodní setkání opravdu nutné?
Nejdříve se zeptejte sami sebe, zda-li je osobní obchodní jednání skutečně nutné. Pokud chcete diskutovat jen běžnou informaci, kterou není těžké vysvětlit ani pochopit, klidně využijte telefon nebo e-mail. Osobní schůzkusi domlouvejte jen v případě, že chcete vyřešit nějaký konflikt nebo propracovat nový plán.
2. Co bude předmětem obchodního jednání?
Jestliže nemáte přesnou představu, co všechno chcete na obchodní schůzce probrat, bude schůzka pro všechny strany promarněný čas. Proto si připravte krátkou osnovu nebo přehled pojmů, které chcete na schůzce probrat či vyřešit. Jednak se tak zkrátí čas schůzky a také bude výrazně efektivnější. Body jednání pošlete ještě před zahájením i ostatním účastníkům setkání, aby se mohli na schůzku také dobře připravit.
3. Kdo všechno se bude obchodního jednání účastnit?
Obchodní schůzky by se měly zúčastnit pouze ti, o kterých víte, že mají čím přispět k řešené otázce a jejichž účast bude přínosná. Lidé, kteří tam budou navíc, se budou nudit a budou frustrováni.
4. Sjednání obchodní schůzky.
Prvním krokem je zpravidla domluva schůzky. Lze se dohodnout různými způsoby (telefonem, e-mailem, přes asistentku apod.), je to však důležitá věc a u důležitých partnerů byste tento úkol neměli svěřovat žádnému prostředníkovi. Způsob, jakým obchodní schůzku sjednáte může rozhodovat o tom, zda vůbec bude mít partner ochotu se s vámi setkat.
Příprava před sjednáním obchodní schůzky
Příprava (alespoň základní část) by měla začít mnohem dříve než před samotným aktem sjednání schůzky.
Zaměřte se na následující úkoly
- průzkum prostředí organizace, kde chcete jednat včetně organizační struktury,
- čím se organizace zabývá, jakých dosáhla v poslední době úspěchů či neúspěchů,
- jaká je firemní kultura, jaké jsou pravomoce jednotlivých osob,
- jaká je vhodná doba pro návštěvu (kdy bývají porady, které mohou dotyčného rozladit apod.),
- kdo je ten správný člověk pro vaše potřeby, který může rozhodovat nebo má vliv na toho, kdo rozhoduje apod.
Telefonické sjednání obchodní schůzky
- Vytvořte si prostředí.
Rozložte si na psacím stole všechno, co potřebujete k telefonické domluvě schůzky. Správné a přesné údaje o partnerovi (jméno, titul, postavení ve firmě). Dále vlastní diář a poznámky, něco na psaní. Dbejte na to, abyste měli na stole co nejméně jiných věcí. Telefonujte z uzavřeného prostoru, aby vás nerušily okolní zvuky. Nedojednávejte důležité věci při chůzi na ulici – špatně se soustředíte a mnohdy také vlivem silné dopravy není nic slyšet.
- Usmívejte se – i to je v telefonu slyšet.
Jestliže jste příjemně naladěni, je to v telefonu znát. Vaše dobrá nálada ovlivní toho, s kým telefonujete. Při telefonování zpravidla poznáte, kdo je na druhém konci drátu, zda uvážlivý člověk, cholerik, sebevědomá osobnost nebo ušlápnutý a frustrovaný človíček. Proto se chovejte přirozeně, jako byste byli v osobním kontaktu.
- Představte se celým jménem.
Uveďte své jméno a příjmení. Člověk si lépe zapamatuje něčí příjmení, když zná jeho křestní jméno.
- Použijte „odrazový můstek“ a stručně se představte (upoutejte pozornost).
Odrazový můstek jsou situace nebo okolnosti, které bezprostředně zajímají partnera a jeho podnik. Jejich prostřednictvím si vás může připomenout, anebo jejich pomocí na sebe upoutáte pozornost. Př. „Na posledním veletrhu v Praze mě zaujaly vaše stroje a napadlo mě, že ….“. Všechno si musíte důkladně promyslet mnohem dříve, než zvednete telefonní sluchátko.
- Dohodněte termín, místo a čas schůzky.
Při sjednávání schůzky navrhněte několik termínů, kdy byste se mohli sejít. V případě, že jde o významného partnera, navrhněte, že termín přizpůsobíte. Nezapomeňte přesně a jednoznačně dohodnout nejen termín (termín ve čtvrtek nemusíte oba chápat stejně), ale i místo (nestačí v hotelu Slunce, kde je několik restaurací, kavárna a bar) a čas (devět hodin může být ráno i večer). Váš partner jistě ocení i radu, kde a jak může zaparkovat, vyjádříte tím váš zájem a péči.
Před ukončemí hovoru lze doporučit stručné zopakování dohodnutého místa, času a termínu. Pokud se jedná o schůzku v delším časovém horizontu, můžete před blížícím se termínem schůzku potvrdit i e-mailem, s poděkováním za možnost se s partnerem setkat.
