Naučte se delegovat práci

... ze série Podnikatelské minimum

Delegování úkolů v podnikání

Víte, že růst vaší firmy si také žádá růst vašeho týmu. Ale jste ještě malí podnikatelé a něco ve vás vám pořád brání říci si o pomoc. Myslíte si, že vše zvládnete sami. Ale pravda je, že nemůžete udělat všechno v plném nasazení. Pokud to nebudete respektovat a dlouhodobě se budete přetěžovat, může to mít vážné následky pro vaše zdraví.

Delegování je o přenechání pravomoci a pro mnoho drobných podnikatelů to zní hrozně. Neví totiž, co se stane, když přenechají kontrolu někomu jinému. Ale delegování by vás nemělo děsit. Zůstane vám více kontroly, než si myslíte.

Klíčem kontroly delegování je vymezení povinností, jak by delegované pracovní úkoly měly být dokončené a jak by měl vypadat výsledek. Následujících 5 kroků popisuje, co byste měli zavést, aby bylo vaše delegování efektivní.

Krok č. 1 – Vymezte, které pracovní úkoly si ponecháte a kterých se zbavíte.

Nejdříve zvažte, jaké jsou vaše přednosti. Čím přímo přispíváte k úspěchu vašeho podnikání. V těchto věcech byste měl pokračovat. Věci, které mohou lehce zvládnout jiní, a ve kterých příliš nevynikáte, by měly být první, které budete delegovat.

Napište si seznam vaší práce, kterou děláte denně, týdně a měsíčně. Potom si tento přehled projděte a vymezte to podstatné, co budete dál dělat a to co můžete přenechat někomu jinému.

Krok č. 2 – Vytvořte si pro delegování plán.

Krok č. 3 – Vyberte tu správnou osobu.

Klíčem k výběru ideálního člověka je ve stanovení dovedností, které jsou na pozici potřeba. Ujasněte si, co budete po osobě vyžadovat, na co bude práce zaměřená.

Podívejte se na úkoly, které budou vykonávány a rozhodněte, které dovednosti a vědomosti jsou potřebné. Při rozhovorech s kandidáty, se ptejte otevřenými otázkami. Ujistíte se tak, jestli je to ta pravá osoba, kterou hledáte.

Krok č. 4 – Stanovte výsledky a odpovědnost za přidělenou práci.

Jedním z nejdůležitějších kroků k úspěšné delegaci je plánování dopředu, především vymezení konečných výsledků. To co chcete držet v ruce, když vám budou finální práce doručeny. Potom sdělte vaše očekávání. A pamatujte si, všechny předpoklady musí být přiměřené, jasné a měřitelné.

Vytvořte specifické cíle, kvóty a výsledky, které musí být splněny osobou zvolené k delegování. Efektivně hovořte o těchto předpokladech a zvolte si postupy, pokud nebudou požadované výsledky splněny.

Krok č. 5 – Pravidelně plnění racovních úkolů kontrolujte.

Stanovte si speciální čas, kdy budete kontrolovat a konzultovat, jak se zaměstnancům daří. Můžete si určit speciální dobu schůzek, např. v úterý ve 2 hodiny, kdy si sednete na 15 minut až hodinu a budete diskutovat co se udělalo, co se má udělat apod. Je to také prostor pro kladení otázek nebo připomenutí, co přesně chcete, aby pověření zaměstnanci dělali.

Kontrolní schůzky s vašimi zaměstnanci vám pomohou získat přehled, řešit problémy hned když se objeví a rozvíjet spolupráci mezi vámi a vašimi zaměstnanci.