Telefonování – pravidla a etiketa telefonického hovoru

Telefonní rozhovory se staly běžnou pracovní náplní při podnikání. Způsob jejich vedení může ovlivnit pohled na vás i na image vaší firmy. Určitě všichni víte, že telefonovat není jednoduché a chce to cvik, proto přicházíme s tipy v pro úspěšné telefonování.

 

Pravidla pro telefonování

Představte se celým jménem

Jako první se představuje volaný účastník, tedy ten, kdo zvedá zvonící telefon. Vždy žačněte pozdravem a pak pokračujte svou pozicí ve firmě či názvem oddělení a pozdrave ukončete svý jménem a příjmením.

Vedení společnosti by mělo rozhodnout, jak mají zaměstnanci uvádět její název do telefonu, tak, aby šlo o krátké, výstižné vysvětlení - vhodné pro jednání s celým spektrem možných příchozích telefonátů. Při telefonování uvnitř firmy se stačí představit pouze jménem. Všechny tyto situace by měly podléhat přesně definované firemní kultuře.

Vhodné je také dodat nějakou vstřícnou větu, kterou dáte najevo, že jste připraveni volajícímu pomoci a navodíte příjemnou atmosféru.

Nezkracujte představení na „prosím“ nebo „haló“, volajícího tím nutíte, aby se zeptal s kým mluví. Pozdrav dá volajícímu zase dostatek času, aby se stačil připravit na vnímání ostatních důležitých údajů.

Ujistěte se o vhodnosti telefonátu

Voláte-li na mobilní telefon, vždy se zeptejte, jestli tak činíte ve vhodnou chvíli. Zda vás druhá strana může soustředěně vnímat, se však ujistěte i při volání na pevnou linku. Zvláště to platí v případě, kdy voláte pracovně vytíženému člověku.

Pokud bude váš protějšek při hovoru dělat ještě jinou činnost, určitě vás nebude vnímat. Také je to určité gesto slušnosti. Můžete použít například následující věty:

  • „Můžete mi, prosím, věnovat pět minut? Potřeboval bych s vámi hovořit ohledně vaší nabídky.“
  • „Kdy vám mohu, prosím, na deset minut zatelefonovat kvůli upřesnění naší prezentace?“

Pokud vám někdo zavolá nevhod, sdělte mu dobu, kdy vám může zavolat znovu. Můžete také nabídnout, že zavoláte sami. S omluvou můžete výjimečně i hovor přerušit a přislíbit okamžité zavolání zpět.

Myslete na tón hlasu, usmívejte se

Pokud jste se s volaným či volajícím osobně ještě nesetkali, jediným prostředkem vytvoření prvního dojmu je hlas. Na jeho tón se tedy obzvláště soustřeďte, protože ten je pro navození příjemné atmosféry při telefonování velmi důležitý.

Získat sympatie druhé strany vám pomůže, budete-li se do telefonu usmívat. Člověk na druhém konci drátu to zaručeně pozná a budete s ním mít snazší a příjemnější komunikaci.

 

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.