Plná digitalizace dokumentů je dostupná již i malým a začínajícím firmám

Konica Minolta

Zákon sice umožňuje evidovat dokumenty pouze v elektronické podobě, ale zároveň ukládá povinnost vždy prokázat jejich důvěryhodnost – konkrétně například neměnnost v čase. Tu stvrzují takzvaná časová razítka, která si firmy musejí kupovat od oficiální certifikační autority. Vzhledem k množství digitalizovaných dokumentů byly náklady na tato razítka pro mnoho menších firem nepřijatelné. Moderní řešení ale nabízejí alternativu, kterou si mohou dovolit i drobní živnostníci. Využívání dokumentů v elektronické podobně totiž nabízí výhody i pro malé firmy.


Digitalizace dokumentů otevírá cestu k celkovému zrychlení a zjednodušení činností a k většímu zabezpečení i zpřehlednění práce s dokumenty. Při kompletní digitalizaci dokonce odpadá nutnost uchovávat papírové originály a provozovat fyzický archiv dokumentů.

Dosavadní praxí většiny firem, které se rozhodly pro kompletní přechod k digitalizované administrativě, byl nákup potřebných časových razítek pro každý jednotlivý dokument. Při ceně jednoho razítka 0,50 Kč až 4 Kč, množství evidovaných dokumentů za rok a navíc další povinnosti obměňovat razítka každé dva roky, to pro firmy vždy znamená exponenciální růst nákladů.

Důvěryhodnost dokumentu

V rámci potvrzení důvěryhodnosti dokumentu je nutné pomocí časového razítka ověřit jeho neměnnost a elektronickým podpisem jeho tvůrce či původ. Použitím vhodného formátu, například PDF/A, je rovněž zapotřebí splnit podmínku čitelnosti. Časová razítka i elektronické podpisy vydává oficiální certifikační autorita. Elektronický podpis je však platný pro období v řádu několika let a nepředstavuje významné náklady.

Alternativa za zlomek nákladů

Řešení tkví v možnosti sloučení více dokumentů pod jedno časové razítko. V České republice je již například k dispozici konkrétní služba, která umožňuje označit jediným razítkem až několika desítek dokumentů, vždy za jeden den. Roční náklady se tím sníží na pár stokorun. Firmy mohou navíc využívat takovou službu bez obav, protože její soulad s českou legislativou byl již potvrzen i znaleckým posudkem.

Příklad, který mluví za vše

Firma zpracovává 10 000 faktur ročně. Při ceně 1 Kč za razítko s platností 2 roky a při povinnosti uchovávat účetní doklady 10 let (5× aktualizace razítek) představují náklady na jeden dokument 5 Kč. Celkové náklady na časová razítka za období 10 let činí 300 000 Kč. Přestože u některých poskytovatelů lze za určitých podmínek dosáhnout množstevní slevy, kdy se celkové náklady na časová razítka pro jeden dokument za období 10 let pohybují okolo 1 Kč, tak například řešení od Konica Minolta mohou využít všechny firmy s garancí stejného postupu a konkrétní ceny. Pod jediné razítko se vždy sloučí všechny dokumenty každého dne, které se po roce dále slučují. Náklady se tím sníží na 365 Kč za rok. Za období 10 let se pak tedy jedná o 3650 Kč. Úspora je tak ve výši 296 350 Kč.

I neúplná digitalizace má smysl

Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty může mít několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až právě po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Stále však platí, že i nižší rozsah digitalizace může být pro firmy přínosem. Usnadní například vyhledávání dokumentů, stejně jako jejich správu i archivaci. Celkově pak vždy pomůže zrychlit a zpřesnit všechny procesy spojené s administrativou.

 


Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.

Řešení pro celý životní cyklus

V rámci správy digitalizovaných dokumentů je vhodné najít jednotného poskytovatele jak softwarových služeb, tak hardwarového vybavení pro elektronizaci dokumentů. Tím se zjednoduší veškerá komunikace s dodavatelem, instalace řešení, servis a podobně. Zajímavou službou na českém trhu je rovněž analýza dokumentových procesů, která se zaměřuje na nastavení optimálního řešení pro pokrytí celého životního cyklu dokumentů. Právě správným nastavením procesů lze totiž nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.