Digitalizace dokumentů pro malé firmy? Jednoduše mobilem

Se snadnějším a flexibilnějším způsobem skenování dokumentů ve firmách pomocí mobilní aplikace přichází Konica Minolta. Na detaily chytrého řešení jsme se zeptali jejího Portfolio manažera zodpovědného za oblast skenování a digitalizace Michala Grepla.

Co konkrétně toto řešení nabízí?

Aplikace umožňuje digitalizovat obsah dokumentů a pracovat s firemními údaji v rámci podnikových systému pouze pomocí chytrého mobilního telefonu nebo tabletu. Je schopná automaticky rozpoznat snímaný dokument před objektivem, vyfotit jej a odeslat na správný server či e-mail. Uživatelé tak mohou digitalizovat dokumenty kdykoli a odkudkoli, bez přístupu ke skenovacím zařízením. Nejde o žádné robustní řešení určené pro velké společnosti, ale o chytré řešení, které pomůže zrychlit zpracování údajů v dokumentech i malým podnikatelům.

Pro koho je aplikace především určena?

Aplikace je vhodná například pro všechny, kteří pracují v terénu a obyčejně zasedají ke zpracování dokumentů ve večerních hodinách nebo ve vyhrazených dnech, kdy však nemohou vykonávat „výdělečnou činnost“. Například obchodníci, řemeslníci, servisní technici, opraváři či další zaměstnanci pracující v terénu mohou odesílat účtenky, objednávky, smlouvy, protokoly či odečty odkudkoli k okamžitému zpracování. Aplikace jim pomůže zrychlit realizaci obchodních i provozních procesů. Praktickým příkladem využití je také automatické uložení údajů z vyfotografovaného dokumentu do interního firemního systému, například účtenky přímo k zaúčtování, protokoly ke zpracování, údaje z identifikačních průkazů k ověření nebo vizitky přímo mezi kontakty zákazníka. Možnost digitalizace obsahu dokumentů prostřednictvím mobilního přístroje de facto nahrazuje funkci QR kódů, které dnes běžně usnadňují například právě zpracování kontaktů nebo platby faktur.

Velké objemy digitalizovaných dokumentů tedy nejsou podmínkou?

Rozhodně ne. Pomocí mobilu bychom asi nechtěli digitalizovat stostránkovou smlouvu, ale pro naskenování účtenek, faktury nebo dvoustránkové objednávky je zase zbytečné čekat, než se dostaneme ke skeneru. Aplikace je tedy vhodná pro jakoukoli firmu, která hledá alternativu k tradičnímu skeneru či multifunkci, ale zároveň požaduje bezpečnost a kompatibilitu s firemním prostředím a systémy, kde běžně dostupné skenovací aplikace nedostačují.

Jak digitalizace konkrétně funguje?

Aplikace sama rozpozná snímaný dokument, zaměří jej, ořízne a vyfotí. Po vyfotografování má uživatel možnost standardní kontroly, případně opakování fotografování. Dále může zadat metadata, tedy například název účtenky nebo celkovou částku. Funguje zcela automaticky, uživatel nemusí dokonce ani stisknout spoušť fotoaparátu – čímž se snižuje riziko pořízení nekvalitního snímku. Aplikaci mohou využít majitelé mobilních přístrojů s operačním systémem iOS a Android.

Proč by měly firmy obecně digitalizovat své dokumenty?

Inteligentní zpracování obsahu dokumentů je základem pro nastavení automatizovaných firemních procesů. Ty tradičně zvyšují bezpečnost, rychlost, přehlednost administrativní práce, ale především snižují čas a náklady na práci s firemní dokumentací. Pomáhají při schvalování faktur, smluv, žádanek a podobně, ale také při celkové práci se všemi údaji obsaženými v dokumentech i v podnikových systémech. Aplikace pro mobilní skenování nabízí malým a středním firmám zase o něco jednodušší cestu, jak dosáhnout výhod plynoucích z digitalizace dokumentů a ze zavedení automatizovaných procesů. 

Mobilní aplikace může být dodána samostatně nebo jako součást kompletního systému pro správu a řízení dokumentů. Ten dokáže dokumenty automaticky klasifikovat podle jejich typu, extrahovat požadovaná data a uložit je ve vybraném cílovém systému. Vyznačuje se snadnou implementací a lepším využitím cloudových nástrojů. Systém je nabízen i bez instalace na server zákazníka a umožňuje i vzdálený přístup přes webové rozhraní.

 

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.