Online komunikační nástroje, které vám ušetří čas i náklady

Potřeba rychlé a účinné komunikace se neustále zvyšuje. Naštěstí existuje řada dnes již zcela běžných online nástrojů, které tento problém řeší. Navíc dokáží přinést značné úspory finančních prostředků. Jedním z takových řešení je například Google Apps od společnosti Google.

Online komunikace pro podnikatele

V poslední době se můžete čím dál častěji setkat s výrazem „cloud aplikace“, který zastupuje online komunikační služby. Jedná se o software, který je umístěn někde v prostředí internetu a vy k němu přistupujete jednoduše prostřednictvím internetového prohlížeče. Tímto způsobem získáte velké množství aplikací spravovaných profesionálními administrátory, kteří nad nimi provádí neustálý dohled a údržbu. Tím se výrazně zvyšuje bezpečnost jednotlivých služeb, rychlost obnovy po výpadku a také dochází k lepšímu využití zdrojů, což znamená výraznou úsporu nákladů.

Emaily bez starosti

Při každodenní komunikaci se spolupracovníky či zákazníky se asi nejčastěji setkáváte s emailovými zprávami. U emailové komunikace ale může v souvislosti s funkčností poštovního serveru docházet k problémům. Pokud provozujete vlastní server, musíte mít stále po ruce správce pro případ výpadku, provádět pravidelnou výměnu serveru nebo nakupovat aktuální verzi softwaru atd. To vše je velice nákladné. Nejjednodušším řešením v tomto případě je zbavit se vlastního serveru a přesunout službu k někomu, kdo se o ni postará. A nejlépe zadarmo.

Rychlá textová komunikace

Nástrojem pro urychlení psané komunikace i komfortním spojením se zákazníky jsou chaty, které umožňují přímý dialog všech účastníků. S jejich pomocí snadno odešlete nebo přijmete krátkou textovou zprávu a nemusíte čekat na odpověď na odeslané emaily. Navíc máte okamžitý přehled o tom, zda jsou vaši kolegové právě na pracovišti.

Setkání na dálku

Další formy online komunikace představují tele- a videokonference. Jejich prostřednictvím můžete realizovat "online schůzku" s několika desítkami či dokonce stovkami lidí bez nutnosti fyzického setkání. Asi není ani třeba vyčíslovat úsporu času a nákladů, které tento způsob komunikace přináší. Všichni účastníci se spolu velice jednoduchým způsobem propojí přes webovou stránku, kde slyší, případně vidí ostatní účastníky. Do hovoru se mohou přímo zapojit právě prostřednictvím chatu nebo za použití mikrofonu. Videokonference a telekonference mají široké možnosti využití např. pro interní schůzky jednotlivých firemních oddělení, pro jednání s obchodními partnery apod. Navíc lze snadno pořizovat videozáznamy pro další umístění na webových stránkách nebo jiné účely.

Efektivní plánování času

Pro spolupráci s větším počtem osob je nezbytné efektivní plánování času. K tomuto účelu jsou uzpůsobeny sdílené kalendáře. Ke všem informacím můžete přistupovat přes internet nebo můžete veškeré aktivity synchronizovat svým mobilním telefonem. Navíc tyto jednoduché aplikace umožňují kontrolovat kalendáře ostatních spolupracovníků. Díky tomu máte vždy přehled o dostupnosti a snadno pak plánujete schůzky bez zdlouhavého dopisování, telefonování a domlouvání. Stejným způsobem lze plánovat i ostatní zdroje jako zasedací místnosti, automobily apod.

Dokumenty přístupné odkudkoliv

Neméně užitečným nástrojem pro podnikatele jsou také sdílené dokumenty. Pravděpodobně jste již vícekrát zažili situaci, kdy jste museli sepsat důležitý dokument, na jehož tvorbě se podílelo více osob. Práce se rozdělila mezi jednotlivé osoby a určil se termín odevzdání. Pokud každý přesně věděl, co má dělat, začali si v dohodnutém čase jednotliví pracovníci zasílat emailem hotové části. V tu chvíli bylo nutné vybrat osobu, která měla všechny informace kompletovat. V lepším případě jí to zabralo pouze čas potřebný ke kopírování jednotlivých částí a formátování textu. V horším případě se zjistilo, že jisté části chybí nebo že někdo zadání špatně pochopil a na přepracování začíná chybět čas. A právě sdílené dokumenty všechny tyto problémy odstraňují a řeší.

Hlavní výhodou sdíleného dokumentu je jeho umístění přímo na internetu. Všichni autoři se k němu mohou v jednom okamžiku připojit a pracovat na jeho vytvoření. Vzhledem k tomu, že je dokument vytvářen v reálném čase, tak všichni spoluautoři ihned vidí práci svých kolegů, kterou mohou přímo okomentovat. Dokument tak již není nutné nikomu posílat, přístup je omezen jen pro předem určené osoby a kvalitně zabezpečen proti nepovolaným přístupům.

 

Google Apps jako řešení

Jak je vidět, existuje mnoho způsobů, jak si práci ulehčit, pracovat efektivně a navíc ušetřit. Kde ale vzít takového nástroje? "Jedním z dostupných řešení je balík služeb Google Apps od společnosti Google," říká Ing. David Skála z portálu Workline.cz. Toto řešení je dostupné pro malé, střední i velké podniky, do 10 uživatelů je navíc poskytováno zcela zdarma. Takto lze výrazně zlevnit a standardizovat IT infrastrukturu vašeho podniku.

V případě Google Apps se jedná se o komplexní balík služeb, jehož funkcionality se  navícdále rozšiřují. Mimo funkcí je však důležitá především bezpečnost celého řešení. Systém je neustále aktualizován, prochází pravidelnými nezávislými bezpečnostními audity a splňuje všechny požadavky na úložiště osobních údajů. Jeho zavedení je navíc velmi rychlé a vstupní náklady jsou ve srovnání s klasickými řešeními podstatně nižší.

Bezplatnou ukázku Google Apps si můžete objednat na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

Diskuze k článku

Přidat komentář
V diskuzi není žádný příspěvek. Vložte první komentář.

ROZJÍŽDÍTE PODNIKÁNÍ?

Balíček Můj iPodnikatel vám s tím pomůže!

Nápady na podnikání

 

Praktické návody

Přehledné e-booky vás krok po kroku provedou všemi administrativními nástrahami při rozjezdu podnikání. Nezapomenete na nic důležitého.

Informace pro podnikatele

 

Užitečné pomůcky

Online aplikace pro tvorbu podnikatelského plánu, vzory smluv a aplikace pro správu objednávek vám zjednoduší život.

Podnikatel prosperuje

 

Spousta inspirace

Každý měsíc vám dáme nové číslo e-magu Starting UP + přístup k jeho starším číslům, videím a do databáze podnikatelských nápadů.

 

Řekněte mi o Můj iPodnikatel víc

Odběr novinek

Přihlaste svůj e-mail k odběru novinek z oblasti podnikání. Neposíláme žádný spam a můžete se kdykoliv odhlásit.

Kontaktujte nás

Napište nám e-mail.

E-mail: info@ipodnikatel.cz

Nebo se s námi spojte přes sociální sítě.

Google+    Twitter     Facebook

Sledujte nás

Jsme vám všude nablízku.